加强基层档案管理工作刻不容缓

2021-11-22吉林省磐石市应急管理局靳军

办公室业务 2021年4期

文/吉林省磐石市应急管理局靳军

党的十六届六中全会通过的《关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》中明确强调基层基础工作是构建和谐社会之基，发展社会的根本力量，并对基层的工作提出了明确要求。基层档案管理工作刻不容缓，基层的档案管理是基层重要工作内容之一，但目前个别基层单位的档案管理工作还存在严重的不足。本文通过分析基层档案管理的重要性及其管理中一些问题，加强改进基层单位中的档案管理工作。

一、基层档案管理工作的意义和重要性

（一）对基层档案管理的重要性认识。档案管理工作是基层管理工作的一部分，是提高基层工作质量和工作效率的必要条件，是还原和维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范地管理档案，是衡量基层单位管理水平与重要工作的重要尺度。基层的档案记载着发展管理历史上的一些优秀成果，为基层未来的发展提供第一手参考资料，档案资料是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的重要文案。做好档案管理的工作，不仅可以提高基层工作质量，还能夯实基层单位的工作基础。因此，打牢基层档案管理的基础，既是构建和谐社会的重要内容，也是有序推进和谐社会建设的重要保障，意义十分重大。

（二）基层档案现代化管理的意义。档案管理现代化是新时代发展的必然要求，对于档案管理工作者而言，要充分认识现代化的档案管理具有重要意义，才能及时转变传统的思想和观念，接受现代化的管理思维与方法。推进科学化、现代化、规范化的档案管理工作。1.大幅提高档案管理的工作效率。在信息技术现代化的环境下，档案管理将以信息化和数据化的形式进行管理，并结合网络数据共享、数据检索、数据查询等的软件管理的方式，有效实现信息资源多次利用。此外，由于计算机等现代设备的便利性，文件管理减少了人力资源。其强大的可记录性和可追溯性，使文件管理工作提高了容错率。2.信息资源的开发利用更为顺畅。基层的档案管理主要是将有效的信息进行开发和利用，从而实现档案管理的真正价值。现代化的档案管理手段，可以将一些信息资源转化成电子文档进行存储，其所占的空间小，而且具备内容丰富、利于扩展等诸多特点，使得档案管理中信息资源具备兼容性和可操作性。3.显著提升档案管理的服务质量。基层档案管理工作是为了提供有效的参考资料，而信息化建设为此提供了极大的便利。档案管理在信息化建设背景下，以大数据库的形式存储着众多档案资源，可以快速引用数据，利于档案的二次开发。

二、基层档案管理工作存在的问题

对于我国基层档案管理而言，虽有多年的管理经验，但是仍然存在管理不足的问题，且档案管理工作复杂，难度相对比较大。下面简要分析档案管理的不足：

（一）档案管理意识薄弱。基层单位领导主要将“发展民利，解决民困，解除民忧，维护民生”等发展问题作为基层的工作重心，致使基层单位领导在档案管理中存在几点不足：第一点，领导自身对档案管理的法律法规并不精通，甚至不够了解；第二点，单位领导对管理问题不及时完善，对档案管理工作理解不到位；第三点，对档案管理的重视不够，导致人员管理培养及保管所需的经费问题都得不到保障。关键是档案管理工作没有相应的考核要求，所以档案管理意识薄弱，自然做不好档案管理工作。

（二）档案管理制度不够健全。目前，有很多基层单位档案管理制度存在漏洞。首先，档案管理的分类以及管理规范要求都没有明文规定，甚至有的不强制执行，没有考核标准，与政绩薪资不挂钩；其次，档案管理外借的过程中，存在较大的管理漏洞，有的员工借阅后，遥遥无归期，档案归还成了一个难题，就算有归还者，其档案已破损不堪；另外，档案整理不及时，主要是管理人员的责任不够明确，对待档案不是第一时间归档，导致档案管理缺少及时性、有效性。以上过程中，还有可能会出现遗失的现象。

（三）档案管理安全系数太差。基层单位中的档案室或是档案柜（箱）等需要有专人保管。但是很多基层单位不具备这些基础条件，往往是一人多用，或是单位人员谁想调取自己直接调取，没有任何权限约束，这也是档案遗失的一个主要原因。基层档案管理中，有些条件非常差，常常是几种档案一起管理，是一种混档管理模式。原因是档案管理投入经费不足，没有专门设立档案管理室。将档案散落到每个科室的办公桌上，容易造成遗失或是保管不力的现象。有的基础单位是档案与人员办公区合二为一，这样既不安全，又不保密，更不利于工作的有效开展。

（四）档案的现代化管理落后。在基层档案管理中，档案现代化管理投入的资金严重不足，无论是硬件管理实施，还是软件管理开发，都十分落后，严重影响档案管理的高效性。使得档案管理问题得不到保障，甚至于有些基层采取传统的手工操作、纸质档案管理的方法，对一些具有价值的影像档案类没有进一步保管，容易造成档案管理不力的现象。

（五）管理人员综合素质不高。首先，目前基层档案管理人员文化水平、专业素质以及政治思想参差不齐。有很多基层单位档案管理人员配备不注重业务能力，有的是内部兼职，对档案管理完全是零经验，从未得到系统的培训。其次，有些单位编制外的兼职人员，其档案管理不仅缺乏经验，还存在工作态度散漫的现象。最后，有些管理人员传统档案管理工作能力还可以，可是难以胜任现代化的管理，不熟悉计算机的应用，是阻碍现代化办公档案管理的一大问题。档案管理人员的综合素质不高，致使对档案的收集、整理、立卷、归档、检索、查找、移交、接收、防护管理等业务知识缺乏，更谈不上档案的开发利用。

三、加强档案管理工作的对策及建议

（一）增强基层档案意识，做好档案工作。党的十八大以来，党中央、国务院对做好新时代档案工作作出了重要部署，提出“要以建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保安全保密的档案安全体系为目标，进一步完善档案工作体制机制，加大对档案工作的支持保障力度，要抓紧完善相关法律法规，着力解决由于法规不健全而造成的一些地方推行电子档案认定使用难、跨地区办理难等问题”，为做好新时代档案工作提供了法律依据。基层单位领导要以身作则，高度重视档案管理工作，切实解决基层档案管理工作中存在的一些困难和问题，把基层档案管理工作提高到更加突出的位置，加强档案管理的科学性和有效性，促进现代化档案管理的有效实现。

（二）提高基层单位档案管理人员素质。档案管理人员素质的高低直接影响基层档案管理水平的优劣，要加强档案管理人员的素质培养，要从思想行动上坚信档案工作的政治定位。“为党管档、为国守史、为民服务”是档案工作的神圣职责，也是档案工作党的政治属性所在。首先，要加强档案管理的政治思想意识，要从根本上意识到档案是在“为谁而管、为谁所用”，明确个人职责定位。其次，要提高档案管理专业知识，档案管理工作并不是将文件码放整齐就是合格的档案管理，要对档案管理内容进行高效分类。在计算机信息化管理要求下，要精通掌握档案的计算机应用技术。

（三）建立健全档案管理相关规章制度。2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议通过了新修订的档案法，国家主席习近平签署第47号主席令予以公布，于2021年1月1日正式施行。这是我国档案管理建设的现代化建设要求，是档案管理中一个新的征程。所以基层单位要严格按照《档案法》实施档案管理，并制定相应的管理制度，包括人员上岗培训制度、岗位工作要求、岗位责任制度、档案外借流程等等一系列的档案规章要求，必须及时完善，减少档案管理过程中的社会影响，以构建起系统完备、科学规范、可操作性强的档案法规体系。

（四）增加经费投入以促进档案现代化。随着社会的发展，档案管理逐步从传统的管理模式向现代化管理发展，基层单位要加大档案管理设备投入，要从硬件设施和管理软件方面进行高效开发运用，用电子化、声像化的方式来取代传统的手工操作以及纸质存档的管理机制，使基层档案不仅便于管理，而且更加安全，不至于出现丢失、遗漏的现象。另外，要加强档案管理中的多重备份问题，一台设备坏了无法修复的情况下，备用设备可以利用。要提高管理人员现代化档案管理安全意识和现代化管理的基本技能，从而将纸质档案转化为电子化、信息化形式，便于存档管理。另外，要提高档案管理的安全性，比如开发安装防火墙、职员权限设置等等，注重档案管理严密分工和广泛协作。