办公室管理问题及对策研究

2021-11-22中建桥梁有限公司周杨重庆人文科技学院谢茜

办公室业务 2021年18期

文/中建桥梁有限公司周杨；重庆人文科技学院谢茜

对于任何一个单位而言，办公室都是非常重要的组织机构，在单位运行中起到了枢纽的作用。在日常工作中，办公室常常起到承上启下，协调各方的枢纽作用，赋有服务、参谋等职能，因此办公室发挥着其他部门不可替代的管理作用。

一、办公室管理概述

（一）办公室职能。1.服务职能。单位办公室的职能主要体现在管理方面，办公室需要为领导提供各项服务，同时也需要服务好各个部门，需要服务好广大员工。2.协调职能。办公室是行政运作的总调度，因此办公室需要负责好各项日常协调工作，同时也需要协调好单位内部的各种关系。在协调日常工作时，办公室需要处理公文、协调会议、协调应急状况。在协调关系中，办公室需要协调好领导之间的关系、部门之间的关系、领导与各个部门之间、与外单位之间的关系等。3.参谋职能。办公室需要辅佐领导开展工作，需要为领导决策提供可靠信息，这些都是办公室参谋管理职能的表现。一般而言，办公室需要积极收集各项信息，同时还需要开展调研工作，以此获得最新调研材料，根据调研材料预判未来发展变化，为领导决策提供参考。4.督办职能。督办主要是办公室检查各项工作是否按照计划予以落实，督办是抓好各项方针政策的重要手段。例如，领导布置工作任务的决定或决策落实状况，同时也包含一些单位内部反应强烈、涉及职工利益问题的解决情况。

（二）办公室管理的特点。第一，政策性。办公室主要负责贯彻上级领导的各项部署，处理各种各样不同文件，因此具有极强的政策性。办公室把握和研读政策能力将直接影响到单位领导决策部署状况，最终会影响到单位发展。第二，服务性。办公室是工作桥梁，办公室必须为单位各个部门做好服务工作，因此办公室的各项工作都体现了服务性质。第三，开放性。办公室是单位的窗口，对内代表领导，需要广泛听取各方意见；对外代表的是单位的形象，言谈举止必须得体，处理工作应当规范有序。

二、办公室管理问题

（一）体制与制度问题。第一，在管理制度方面。目前，办公室在长期实践工作中已经形成了一套管理制度，涉及办公室的各项职能，这使得办公室的各项工作责任明确、有章可循。随着单位的快速发展，单位的各项工作在不断拓展，对外交流业务范围也在不断加大，导致办公室出现权责不明确现象，在实际工作中出现了制度落实不到位的情形，有些制度只是为了应付检查，有些制度没有形成有效约束力，这些都影响着办公室工作的效率，同时也影响着办公室自身形象。第二，缺少激励机制。办公室是整个单位的枢纽部门，大部分工作人员是部门的核心力量，如何合理安排工作，成为办公室必须解决的一个重要问题。在办公室内部，如果一个人每天从事重复性工作，很容易出现倦怠心理，而且办公室内部存在论资排辈现象，导致一些工作人员工作热情逐步消退，因此引进激励机制成为激发广大人员工作积极性的重要方法。第三，缺乏在岗培训。办公室具有较强的专业性，办公室的工作人员在工作之前往往需要接受专业的技能培训，例如职业素养和岗位人力培训，掌握沟通技巧和人际关系处理技巧，同时还需要具有专业礼仪和职业形象，工作人员需要具有公文写作、日常事务处理等各项能力，需要做到一专多能。但是，办公室普遍存在以干代学的情形，很多工作人员没有受到在岗培训，导致缺乏工作技巧。

（二）管理职能方面的问题。第一，服务管理。从总体上看，办公室能够基本履行服务职能，但是办公室在服务管理职能方面存在一些问题。在实际工作之中，办公室都能够高效完成领导所交办的各项工作，但是对于基层员工所反映的工作却不够重视，与基层部门之间的沟通不够顺畅，解决问题的进度相对缓慢，容易引发矛盾。与此同时，办公室对于组织重要会议及重要接待总能高质量完成，但是对服务广大基层员工的会议有时不够用心。由此可见，办公室服务管理缺乏细致性也缺乏主动性，对单位日常运转会产生影响。第二，协调管理。办公室需要总揽全局，需要协调各方面关系。办公室所协调的对象范围非常广，人员结构也异常复杂，所涉及的问题更是五花八门。当前，办公室对内协调工作不够完善，精力分散，突发事件得不到有效解决；在对外协调方面，办公室与其他部门或者单位之间的协作不够顺畅，不利于单位的快速发展。第三，参谋管理。目前，一些办公室工作人员盲目自信，自以为可以掌握全部信息，在调研方面走马观花，对于单位各项方针政策缺乏了解，在重大问题上论证不足，没有听取基层员工意见，导致办公室对单位的发展趋势信息收集不准，给领导出谋划策的建议不够完善。与此同时，一些办公室工作人员收集信息渠道单一，时效性差，甚至有一些办公室工作人员涉及错误信息，无法为领导决策提供高价值信息。第四，督办管理。目前，办公室建立了完善的督办制度，但是各项制度最终还是要由人员来落实。但是，办公室工作人员业务能力并不强，存在着推诿扯皮现象，督办不到位影响了正常的办公秩序，甚至可能产生矛盾。

三、应对办公室管理问题的对策

（一）制度完善。第一，完善管理制度，做到责任到人。办公室的管理存在着制度不完善的问题，办公室需要按照中央要求，严格控制“三公”经费，执行政府的各项规定，严禁超标。与此同时，办公室还需要加强制度的组织落实，督促领导干部做表率，将各项责任层层落实到人。除此之外，办公室还需要完善各项奖励和监督措施，加强监督检查，对于违反规定的行为进行查处，以增强工作人员的责任意识，提升工作效率。第二，完善激励制度，调动广大工作人员的工作激情。为了提升办公室工作质量，办公室需要引入竞争机制，在配置人员岗位时需要按照人才技能配置岗位，实现人岗匹配，避免论资排辈的情况。与此同时，办公室还需要坚持物质和精神相结合的激励措施，可以通过德能勤绩廉多个角度考察工作人员的工作表现，为他们量身制定物质激励制度。同时，办公室还需要加强精神激励，使工作人员产生进取心和荣誉感。除此之外，办公室还需要完善淘汰机制，对于工作不作为或者表现不佳的员工要敢于淘汰，通过提前退休或者解聘的方式，从现有岗位上离职，这样既有助于改善工作氛围，同时也有助于提升工作效率。第三，建立完善的培训制度。为使工作人员完成工作，办公室可以为工作人员提供在职培训，同时也可以加强办公室与其他部门之间的人员交流，让工作人员交流工作经验。与此同时，办公室还可以收集工作人员培训需求，有针对性地开展培训活动，制定年度培训计划，以提升培训的质量。

（二）管理职能的完善。第一，提升服务质量。在办公室管理中，做好服务是非常重要的一项内容，为此，办公室需要提高自身服务质量。在日常工作中，办公室需要做好信访、保密、会议、文件、公务活动等一系列工作，严格控制会议数量，简化公务招待，认真审核各项会议内容，控制会议规模，加强与领导之间的沟通，合理确定会议形式，简化公务接待活动，按照上级文件要求办理各项公务活动，严格控制场所标准，勤俭开展各种大型活动。与此同时，办公室还需要严格控制本部门简报，控制发文数量，规范发文流程。除此之外，办公室还需要不断改善自身服务态度，需要坚决纠正门难进、脸难看的问题，也需要坚决纠正推诿扯皮问题，提升自身的管理效率，为广大基层员工提供主动服务。第二，改进调研方式，积极发挥自身参谋管理作用。办公室需要完善调研制度，积极参与各项调研活动。为此，办公室可以改进调研方式，可以探讨不事先布置、不走预定路线的调研活动，推动随机性调研，改变以往走马观花式的调研方法。除此之外，办公室还需要设定定点联系制度，加强办公室与各个部门之间的沟通，定期深入一线职工群体中了解实际状况，加强与一线职工的沟通，切实解决一线职工的难题，为一线职工办实事。第三，提高自身的协调能力，维护单位的稳定。办公室在协调问题时必须立足全局，抓住问题，重点做到灵活与原则相统一。为此，办公室必须抓好重大活动和重要会议，对于重大活动以及突出问题需要加强联系，加强沟通，在召开重要会议前需要做好衔接工作，充分征求领导及各部门的意见，主动协调沟通。与此同时，办公室还需要认真抓好应急工作，切实改善自身的服务职能，明确自身的工作职责，及时准确地推动各项信息，妥善处理突发事件，杜绝信息谎报、延报或者漏报的情形，提升信息报告的时效性。第四，抓好督办工作。在办公室管理中，督办工作属于管理的一项重要内容，为此办公室需要加强对重要决策的跟踪督办，同时还需要加快公文的运转，健全公文督办问责制度。除此之外，办公室还需要不断改善自身服务，树立窗口意识，做好解答工作，热情周到地为所有员工服务。在督办过程中，办公室需要明确督办的流程，同时还需要做好督办的监督检查工作，明确督办人员的工作职责，提高督办效率，以提升督办的质量，有序推动办公室管理工作质量上新台阶。