OA办公条件下如何做好高校收文处理工作

文/建东职业技术学院 蒋潇潇

各个平台收到各类文件是高校管理工作的主要渠道，对高校的教育管理工作有着重要的意义。在学校的日常管理工作中，需要以上下级部门发布的各类文件为指导。提升高校文件处理的效率，在短时间内让领导进行批示，对于学校的经营和发展有着重要的作用。OA系统在实际工作中，通过信息技术应用，极大提升了文件处理效率，提升了文件的传输能力和运转情况，对学校的收文处理工作有着重要的意义。

一、OA系统概述

OA系统又叫作办公自动化系统，通过将计算机设备、通信等现代化技术运用到传统的办公业务中，形成全新的办公方式。在文件处理工作中，将信息化设备和数据处理技术相融合，代替办公人员的传统工作方式，对涉及文件和工作信息进行高效处理，从而提高生产率，辅助领导层的决策，进而改善工作环境。

二、OA系统在收文工作中的特点

（一）提升文件传播的速度。高校领导日常工作任务繁重，而且在工作中往往会因为出差和参加会议等原因，较少在办公室固定办公，尤其是在节假日期间，很难找到领导进行文件的批示，利用OA系统进行文件流转能够有效提升文件的处理效率，在工作形式上打破时空限制，即使领导不在办公室等办公地点，也能够通过计算机或者其他移动设备进行文件的批示，而且通过OA系统的使用能够实现多人同时批示文件，不需要相关人员将文件进行逐一批示和阅览。这种数据化的办公模式不仅提升了文件流转的效率，而且当遇到紧急情况的时候，能够在最短的时间内找到领导。

（二）规范操作流程。传统的工作模式下，收文流程主要由登记、协办、阅批、交办、反馈等方式进行，而OA系统在工作中能够通过计算机和信息技术的应用，将文件操作流程进行有效规范，保证工作流程的全面性。文件在OA系统内部进行流转的过程中，必须要完成所有流程之后，才能够将文件归档。所以，OA系统进行收文处理过程中，工作流程能够得到规范操作。

三、OA系统在实际应用过程中面对的问题

（一）工作人员观念陈旧。高校文件管理人员观念陈旧，在工作中对文件流通工作重视程度不够，甚至一些学校没有设立专职的文件处理岗位和机要部门，秘书除了要处理文件之外，还要完成许多行政工作，导致工作任务繁重，不能保证文件处理工作的质量。

（二）文件管理制度落后。许多高校的文件管理制度内容落后，主要是以人工方式为主，这种工作方式和文件处理工作，无法适应当下OA办公条件，制度的落后，对文件管理工作造成了一定影响。

（三）宣传工作不到位。在文件处理工作中，缺乏对OA系统的广泛宣传，在高校中，往往只有秘书和少数领导能够熟练掌握OA工作系统，高校年龄较大的工作人员，不能够马上适应这种工作方式，在学习理解方面存在着一些困难。

四、OA系统在文件处理工作中的具体应用

（一）设立专门的机要文件处理部门。高校文件管理工作对于学校管理而言是非常重要的工作，为保证文件管理工作的效率和质量，高校需设立专业的机要部门，并和其他工作部门在工作上形成明显的划分，从而保证文件处理工作的质量和效率。机要部门安排专职人员，能够有效减少文件泄密的概率，保证重要文件的安全性。

（二）完善相关制度。文件流转过程中，归档的方式发生了重大变化，传统的文件管理方式无法有效应对复杂的学校管理环境。为了应对学校文件管理工作的新形势，在传统的文件管理工作中，将OA系统进行妥善应用，需在学校新环境的背景下，建立健全文件管理制度，保证文件的正常流转。文件流转工作效率提升，主要影响因素是秘书的能力水平，所以在实际工作中，秘书需改善自身工作理念，摒弃传统工作理念，在工作中运用OA系统，采用灵活的归档方式。机要秘书在工作中需培养保密意识，对重要文件做好保密工作，避免在文件收发的过程中出现泄密问题。机要秘书由于位置特殊，所以在工作中不仅要做好文件处理工作，还要具备一定的政治素养和交流的能力，确保在文件处理工作中将文件直接上传到OA系统，机要秘书将文件上传到OA系统，需要先预览全文，对文件的内容有一个初步的判断，是针对学校的哪一项工作和哪一个部门，再将文件呈送给相关部门的领导，校领导和分管领导作出批示之后，机要秘书需对文件进行审查，是否存在批错的现象，待文件确保无误之后，将文件下发，并和工作的相关部门和办理人员进行沟通，保证上级文件批示得到较好的落实。高校为保证文件传输工作的流畅性，需重视对机要秘书的培养，提供给秘书工作人员培训的平台和机会，提高其专业素质，才能够保证其适应岗位要求。

（三）做好对涉密文件的处理工作。随着信息技术的广泛应用，办公自动化设备和智能手机在现代办公中应用广泛，所以工作人员在使用过程中需重视文件的保密性和安全性，避免因为网络和移动设备的应用导致重要文件泄密。OA系统的使用过程中，机要秘书需增强自身保密意识，加强对保密方面法律法规的学习，而且在互联网和其他公共信息网络中采取相应的保密措施，保证有线和无线通信环境安全。机要秘书的工作特殊，在实际工作中要时刻注意信息安全和文件传输环境的保密性，定期对OA系统传输路径进行检查。

（四）文件归档工作。在OA系统应用的办公背景下，秘书将重要的文件上传之后，不能对文件的下一步走向不管不问，认为自己的工作已经完成。秘书在日常工作中对自己上传的文件需给予时刻关注，并将文件的动态进行记录，通过电话和其他方式通知相关的工作人员，及时对文件进行查看与办理。在OA系统应用条件下，文件的传输效率虽然进一步提升，文件不需要以纸质的形式在各部门来回流转，但传统的文件归档工作不能够适应现代的文件传输模式，为应对现代复杂的行政办公环境，秘书对信息化文件的归档工作需进行深入研究，对数字化文件的归档在实际工作中需要采用更加灵活的方式，主要是通过OA系统将文件数字化处理，然后进行分类和储存，如果遇到紧急情况时，针对重要的文件，需要通过纸质储存的方式对涉密文件进行妥善保管。文件归档数字系统的建立，极大提升了高校对文件处理和归档的效率和质量，通过计算机对文件进行归档和分类，对于之后文件调取和应用有着重要的意义，有效避免人工归档工作过程中出现的纰漏，方便之后对文件的调取。

（五）OA系统的开发和应用。OA系统功能的产生和应用，主要是传统的文件处理方式不足以应对现代高效复杂的办公环境，在实际操作过程中，不断发现新的问题，根据使用者的实际需求进行改进和维护，而秘书的专业能力对于工作效率而言有着重要的作用，一些秘书在实际工作中专业能力匮乏，导致文件处理效率偏低，而通过OA系统的辅助，能有效提升工作效率。在大数据背景下，信息技术在应用过程中需不断更新和发展，才能够满足实际工作的需求，高校文件管理工作任务重，涉及文件内容比较多，开展工作需要秘书的专业能力和各个部门的配合，对OA系统进行不断完善和提升，为之后的文件管理工作作出贡献，对系统的维护工作给予相应的重视，延长系统的使用寿命和处理信息的准确程度，通过对功能模块的研发，提升工作效率和质量。

五、结语

高校收文处理工作，传统的工作方式主要是靠人为记录，这种形式不仅效率低，不能够应对现在高校发展复杂的形式，而且人工操作往往会发生纰漏，给文件管理工作带来巨大的影响。通过OA系统的应用，加强高校机构建设和文件处理速度，并且在培训工作和系统开发工作中，起到了重要的作用。针对OA系统的应用，高校负责文件管理的秘书，需努力提升专业水平，在实际工作中灵活运用信息化技术，提升文件传输效率和质量。