行政事业单位固定资产核算与管理方法探究

2021-11-21沈阳市财政事务服务中心沈阳市考试院

财会学习 2021年14期

关键词：借记财务软件账务

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引言

本文主要对行政事业单位普遍存在六类固定资产（即：房屋及构筑物；专用设备；通用设备；文物和陈列品；图书、档案；家具、用具、装具及动植物）的核算与管理方法进行探究，不包括专业性专用性强的行业固定资产。

一、行政事业单位固定资产情况概述

（一）固定资产标准

财务软件中记录固定资产增减变化过程，每笔业务均有迹可查，但是账面余额只能反映单位资产总体情况，不能明确反映某项资产的具体情况。而资产管理系统则是详细记录每一项固定资产的各种变化情况，不仅包括固定资产在单位层面的增减变化，还可以包括单位内部变更使用管理部门、使用管理人等。财务软件中计提累计折旧是总金额，资产管理系统中计提累计折旧是明细到每项固定资产，财务软件中计提的总金额是来源于资产管理系统。

（二）核算管理系统

在资产管理系统中新建固定资产卡片，根据要求录入固定资产各项内容，财务入账时期和会计凭证号按照财务软件中信息录入，资金来源要与财务人员确认后填报，保证资产信息的完全准确。使用管理部门、使用管理人员虽然不是系统必录项，但是非常重要，关系到后续资产管理全部流程，一定要据实录入完整。资产管理系统信息录入后，系统会自动生成唯一资产编号，单位可以配备条形码枪、卷标打印机，设置需要的内容（资产编号是必选项），打印条形码、卷标粘贴到固定资产上便于日常管理。资产卡片打印出来，由管理使用人签字，明确落实责任，再分类装订保管备查。

二、固定资产管理中存在的问题

（一）产权不够明晰

部分行政事业单位成立时间长，历史遗留问题较多，固定资产来源复杂，有些固定资产，特别是房屋及构筑物产权不够明晰。虽然近年来相关管理部门组织进行数次清查工作，摸清房屋及构筑物的来源和变更情况，但涉及办理产权手续尚需时间，所以账务处理延缓，与实物不能保持一致。

（二）调拨不够及时

上级部门统筹安排使用各单位间现有固定资产，单位合并分立需要进行资产划转，由于涉及的管理部门和手续比较繁多，所以各单位在资产调拨过程中存在工作滞后现象，实物已经交接完毕，但是缺乏审批手续，在资产管理系统中不能进行调拨处理，进而不能进行账务处理。

（三）处置不够完善

部分单位固定资产核算是财务部门负责，固定资产实物管理是办公室行政部门负责，每个部门都做好了自己的工作，但是部门之间工作缺乏协调、没有衔接，对不涉及资金而增减的固定资产，比如调拨固定资产，财务部门因不知情而不能及时进行账务处理。

（四）固定资产管理制度不完善

在企业的日常生产经营过程中，由于各部门对本公司内部会计核算工作不够重视，导致了相关工作人员对于自己职责范围内的具体责任没有明确规定。因此就会出现账实不符情况。比如：有一些单位为了节约开支而采购大量不合格物品；还有些单位为降低成本等原因造成固定资产使用寿命较短、数量过多或闲置现象发生；另外还存在部分企业在购置新设备时忽略对其进行必要了解和考察，从而导致了固定资产的使用寿命和质量无法满足日常生产经营中所需要的技术条件。

三、固定资产核算与管理方法

（一）固定资产取得

行政事业单位固定资产来源主要为新购、调拨、接受捐赠、融资租入、在建工程转入，这些情况下新增的固定资产要进行账务处理，包括在财务软件和资产管理系统中。

对于以借入、经营租赁方式取得的固定资产，因所有权不属于本单位，不在财务软件和资产管理系统中进行账务处理，但要安排专人负责记录台账，包括取得时间、归还时间、出借或者出租单位名称、租金支付情况、使用管理部门、使用人等内容。

财务会计中借记均为固定资产科目，新购贷记零余额账户用款额度、应付账款等科目，调拨和接受捐赠贷记累计盈余科目、融资租入贷记长期应付款科目、在建工程转入贷记在建工程科目。预算会计中，新购按支付款金额、融资租入按支付租金额借记资本性支出科目，贷记资金结存科目；调拨、接受捐赠贷、在建工程转入不记账。

在资产管理系统中新建固定资产卡片，根据要求录入固定资产各项内容，财务入账时期和会计凭证号按照财务软件中信息录入，资金来源要与财务人员确认后填报。使用管理部门、使用管理人员虽然不是系统必录项，但是非常重要，关系到后续资产管理全部流程，一定要据实录入完整。

资产管理系统信息录入后，系统会自动生成唯一资产编号，可将资产卡片打印出来，由管理使用人签字，明确落实责任，再分类装订保管备查。

（二）固定资产流转

固定资产在单位内部流转，所有权未发生变化，不必在财务软件中进行账务处理。因为行政事业单位一般不需要按部门核算运行成本，所以固定资产不用按部门设置核算项目，在单位内部流转时不用进行明细科目和核算项目调整。

固定资产在单位内部流转，变更管理使用部门、管理使用人、存放地点，要及时变更固定资产卡片信息，在资产管理系统中通过卡片修改操作，再重新打印卡片，新旧管理使用人签字，与原资产卡片一起装订保管备查。

（三）固定资产处置

行政事业单位固定资产减少的主要原因为报废、出售、盘亏、调拨、捐赠，这些情况下减少的固定资产要进行账务处理，包括在财务软件和资产管理系统中。

对于因出借、出租方式减少的固定资产，所有权没有发生变化，在财务软件中不用进行账务处理，在资产管理系统中通过卡片修改方式变更固定资产使用状态，备注中可注明出借、出租单位信息、租金收入等。且对于租金收入要严格执行“收支两条线”，租金收入及时全额上缴本级财政。

除因出售固定资产减少时，不涉及处置费用支出时，只在财务会计中记账，预算会计不记账。按减少固定资产已计提折旧额借计固定资产累计折旧科目，按减少固定资产账面原值贷记固定资产科目，按固定资产原值与累计折旧差额借记资产处置费用科目。

除因出售固定资产减少时，涉及处置费用支出，在财务会计中借记资产处置费用科目，贷记零余额账户用款额度等科目；在预算会计中借记相关支出科目，贷记资金结存科目。

因出售固定资产减少时，只在财务会计中记账，按取得价款借记银行存款科目，按处置费用贷记银行存款科目，按差额贷记应缴财政款科目，并且及时足额上缴本级财政。

在资产管理系统中新建处置申报单，选择减少固定资产卡片，将减少固定资产相关审批材料图片录入，待资产管理部门批准后确认固定资产处置完成。在进行固定资产减少处置时，减少固定资产的原值、累计折旧额均以资产管理系统中数据为依据。

（四）固定资产清查

固定资产管理使用人应随时对固定资产进行清查，及时发现问题解决问题。资产清查每年定期进行一次，资产管理系统每年初需申报上年度资产清查工作报表和报告，以上年末数据为基准。如遇单位搬迁、合并、分立时还要进行临时、全面的资产清查。

对于盘盈的固定资产，因无法确定入账价值，可以按照名义金额人民币1元入账。在财务软件中财务会计借记固定资产科目，贷记待处理财产损益科目，预算会计不记账。在资产管理系统中按照固定资产取得方式处理，也可以先不进行账务处理，单独记录盘盈固定资产台账，待查明盘盈原因后再做进一步处理。

对于盘亏、毁损的固定资产落实责任后，在财务软件中只在财务会计中记账，预算会计不记账，按盘亏毁损固定资产已计提折旧额借计固定资产累计折旧科目，按账面原值贷记固定资产科目，按原值与累计折旧差额借记待处理财产损益科目。取得赔偿的，借记银行存款科目；不能取得赔偿的，借记资产处置费用科目；贷方均记待处理财产损益科目。在资产管理系统中按照固定资产减少方式处理。

（五）固定资产折旧

在2018年12月31日前未执行政府会计制度时，大部分行政事业单位是不计提固定资产累计折旧的。在2019年1月1日起执行政府会计制度时，未计提累计折旧的单位首先在资产管理系统中计提了2018年及以前年度的累计折旧，在财务软件中进行账务处理，即借记单位管理费用—固定资产折旧费科目，贷记固定资产累计折旧科目。此后每个月增加和减少固定资产先在资产管理系统中进行增减处理，再计提累计折旧，最后根据资产管理系统中本月计提折旧金额在财务软件中进行账务处理。

《政府会计准则第3号—固定资产》中对政府固定资产折旧年限有明确规定的范围，各单位可根据自身情况在范围内选择。在资产管理系统中，初始设置固定资产折旧年限时，系统可默认此类固定资产最低折旧年限，只需按类确认即可，所以各单位多以最低年限为折旧年限。特别注意的是，文物和陈列品、图书档案这两大类固定资产是不需要计提累计折旧的。