ERP系统在出版社财务管理中的运用分析——以深圳报业集团出版社为例

深圳报业集团

引言

深圳报业集团出版社（以下简称报业出版社），是经国家新闻出版总署批准于2004年6月成立的社科类综合性媒体出版机构，是深圳报业集团旗下的全资子公司，是深圳仅有的两家出版社之一，主要出版教材教辅、主题出版、非虚构、社科、文化、译著等图书，以出好书、创名牌、实现良好的社会效益和经济效益为目标。

随着出版行业近些年的迅速发展，国内图书市场竞争越来越激烈，为了使出版社适应日益复杂的市场变化，报业出版社亟须通过ERP 系统来优化出版业务流程，提高各部门的工作效率和协同能力，提高财务管理的能力，让出版社在市场竞争中占据优势。

一、传统财务管理遇到的问题

出版社务软件使用的是用友NC6.5，办公使用OA系统，发行使用广智系统，编辑使用编务系统，印制人员使用印务系统，各系统之家无法实现信息共享，加上图书成本结算周期长，图书成本项目繁多容易造成图书成本归集不准确、图书成本归集不及时，导致图书收入与成本不匹配，各部门之间缺乏有效协作也容易造成预收账款无法及时确认为收入，老旧的发行系统导致库存信息一直不准确等问题。

（一）图书成本归集不准确

目前报业出版社图书主要分为市场书、包销书、教材教辅书，对于市场书和包销书，相关的图书成本费用都是在发生时一次性结转进入总成本的，只有教材教辅是按销售的进度结转相关成本，因为之前市场书种类不多，这样结转成本的方式对利润影响不大，而包销书从所有权上也不属于报业出版社，所以可以使用这种结转成本的方式。但是随着报业出版社的发展，出好书、出精品书渐渐成为报业出版社的经营目标，市场书品种和数量日渐增加，这样的核算方式会提前确认成本，影响利润。图书的成本项目复杂，其中涵盖了稿酬、编审费、校对费、版权费、印刷费用等，这些费用的结算周期很长，并且不是一次发生的，甚至是图书已经开始销售了，有一些成本尚未结算，这样就增加了成本核算的难度。传统的财务管理模式通过现有的用友系统无法及时准确获取单书成本，实现按销售进度结转图书成本，造成收入和成本不匹配。

（二）图书成本归集不及时

一方面图书成本的项目繁多而且结算周期长，比如图书的印刷费结算周期一般是图书印制好后3个月以内，版税有时候是按图书销售数量进行结算。另一方面图书成本涉及的部门较多，成本核算流程长，比如编审费、稿费的报销等需要编辑部门发起，图书销售的相关信息需要发行部门提供，他们使用广智系统，印刷费用的报销需要印务部门发起，他们使用印务系统，而财务使用的是用友系统，各部门各系统之间没有实现信息共享，形成信息孤岛的情况。信息不衔接，造成了各部门之间各自为政的局面，数据不统一、不规范，所有的成本只能等到财务系统付款后才能得到统计，造成数据处理效率低下，图书成本归集不及时，不利于财务管理人员及时查阅相关数据，进行财务分析。

（三）预收账款无法及时确认收入

在传统的财务管理过程中，出纳根据银行流水信息登记收款备查账，包括收款时间、来款单位、金额等内容，会计根据银行收款情况在用友系统中做预收账款，日常主要靠发行人员主动查询收款备查账，发现货款已到账后再到广智系统查询发货情况，打印发货单，填制开票表格，交由出纳开具发票，年底的时候会计根据预收账款的账簿信息再与发行人员对账后补开发票。报业出版社是根据开票信息确认收入的，由于发行部和财务部之间协作不及时，预收账款的确认主要靠相关的发行人员和财务人员主动发起，每一个年度都有预收账款未及时处理，特别是以前年度的预收账款因大部分是个人转账，且年限已久，经办人员早已离职，处理难度大，影响收入的确认。

（四）库存数量无法准确确认

发行部门目前使用的是2009年安装的广智系统，原软件维保公司已倒闭，导致后续的维保和更新无法正常进行，每年年底财务部、发行部、办公室联合对仓库进行盘点时，使用广智系统导出的图书数量与实际数量都会存在一定的偏差，主要是报业出版社有三个仓库，一个是办公室旁边的临时周转仓、一个是占地一千平米的主仓库、另一个是主仓库旁边用于存放经常发货的热销书，广智系统无法分仓对图书数量进行统计，盘点时需要人为合并，发现有偏差时，无法查明是哪个仓库的数据出现了问题。库存的图书是报业出版社的核心资源，对库存数量无法准确确认不仅有经营风险，也有审计风险，急需通过新系统中的发行模块准确核算发货信息、退货信息、库存信息等相关数据。纸质资源的存量过多，传统的图书资源保存在库房中，耗费了大量人力与场地资源；库存数据不准确也不利于资源重构及再利用，无法实现快速整合和发布，也就难以形成数字出版需要的产品和形态。

二、ERP系统在出版社财务管理的运用

通过多家对比，报业出版社最终选择了科迪通出版业ERP系统（以下简称ERP系统），该系统集编务系统、印务系统、材料系统、结算系统、发行系统、财务系统、综合分析系统于一体，以财务为中心，单书核算为核心设计，业务财务数据纵向集成。在2020年7月与软件工程师进行了需求调研，完成了前期硬件采购以及初始数据的准备工作，8月进行了软件实施，在9月 ERP系统试运行上线，并于2021年1月正式全面启用该系统。

所有的费用报销和图书成本相关的编审费、稿费、印刷费、版税等的报销都在ERP系统上完成，ERP系统在图书成本核算、图书成本核算流程改进、预收账款核算、库存数量核算方面都发挥了较大的作用。

（一）ERP系统在图书成本核算方面的运用

编辑们在ERP系统中的编务模块完成选题、发稿、成书、合同信息的管理和录入，生成图书卡片，作为每本图书的“身份证”用于后续图书的发行、印刷等环节的数据信息归集。印制人员使用ERP系统中的印务模块，按图书名称搜索图书卡片，并录入图书的版型、版次、印次、付印日期等信息。发行人员使用ERP系统中的发行模块，完成日常图书的出库、入库、退货、盘点等工作。财务人员通过应用ERP 系统中的费用报销模块和结算模块，完成对各项费用及图书成本的审批、各项图书成本项目预算的设置以及修改。通过EPR系统不仅可以进行成本费用信息的结转、归集，还可以实时获取单书的成本信息。财务数据基本上来源于费用报销系统及图书成本系统中相关数据的自动采集，编辑们报销图书的编审费、校对费、稿费、编辑制作费等，印制人员报销图书的印刷费用并录入图书的册数，系统自动按图书卡片信息归集图书成本，并按册数计算单册成本。在图书进行销售时，财务可以在系统中查询到该本书的单册成本，按销售进度结转图书成本，这样就可以使得收入和成本能够配比。在日常工作中还可以根据管理者的需要，在统计分析模块生成相关的统计分析表，了解不同维度的图书成本信息，及时掌握图书成本动态。准确及时的图书成本信息能够为选题提供较为客观、全面的信息支持，同时也有助于确定图书的印制数量和图书销售价格，提高报业出版社整体经济效益，增强市场竞争力。

（二）ERP系统在图书成本核算流程改进方面的运用

出版社通过ERP 系统可以实现对图书产品全生命周期的控制，这是因为在一个系统中集中了选题、编辑、发稿、成书、印制、发行、图书成本报销、费用报销等多个业务模块，将编辑、财务、发行、印制等工作进行整合。首先，责编在系统中完善图书的基本信息，形成图书卡片，财务人员可以事先在结算模块对图书的各项成本设定预算标准，当成本超过预算标准时，将无法进行报销，必须提出修改申请，经审批通过后，方能进行成本报销，这样有助于增强成本的事前控制。其次，图书相关的成本报销均在ERP系统里进行制单和审批，审批可以在PC端和手机端进行，审批完成后财务人员在用友财务系统里进行支付，系统填写单据的同时需将纸质的原始单据拍照后上传至附件管理，随后将原始单据的原件交给财务人员，报销的线上审批，可以缩短签字时间，提高报销效率，改进成本核算流程。

财务人员可以依靠ERP系统与编辑、发行、校对、印制等人员实现财务数据的共享和信息化沟通，缩短了成本归集周期，方便管理人员实时掌握数据，提高了信息质量，报业出版社管理人员可以借助图书成本核算信息，了解市场需求，进行选题策划。

（三）ERP系统在预收账款核算方面的运用

出纳每天根据银行收款信息在结算模块的收款确认单元中录入收款日期、交款客户名称、金额等信息，所有软件使用人员一登录ERP系统后都可以查看收款信息，并进行确认，确认后的收款信息就不会再提示。

ERP系统可以为预收账款的结算和清缴提供详细、准确的信息支持，有利于相关业务部门尤其是发行部门通过系统方便、快捷地获取货款到账情况，并尽早开具发票，财务可以根据开具的发票确认收入，结转成本。

（四）ERP系统在库存管理方面的运用

ERP系统里面的发行模块可以用于图书的出库、入库、退货、盘点等工作，而且可以分仓库登记图书册数。当图书送到仓库后，仓储管理员查找印制信息，将印制数量与收货数量进行核对，确认无误后办理入库。日常工作中负责图书销售的发行人员接到图书销售订单后，在发行模块填写发货审批单，经发行部主任审核后，发货单传递至仓储理员，管理员完成发货，并填写发货单，发货单经发行部主任审核后，传递至负责图书销售的发行人员处，由销售人员将发货单打印出来，找出纳开具发票，完成图书销售。每个月会计根据出纳开具的发票以及后附的发货单，确认收入，并根据系统的结算模块的信息结转预收账款或者确认应收账款。年底盘点时，可以分仓库进行盘点，方便了解每个仓库的库存管理情况，如果出现盘点数据差异，可以明确是哪个仓库出现问题，并及时进行处理。

三、ERP系统的实施过程

（一）前期调研

因采购金额超过30万元，通过母公司深圳报业集团进行了招投标，经过多方比较，最终选择了科迪通出版业ERP系统，并于2020年5月与对方签订了合同，7月软件工程师对各部门进行了需求调研，并进行了软件演示和讲解，了解了各部门对软件功能的需求。

（二）采购设备并进场实施

报业出版社8月采购了ERP系统上线所需的3台服务器等相关设备，在完成了初始数据的准备工作后，科迪通软件公司安排了人员进驻报业出版社进行软件实施，在所有员工的电脑上都安装了科迪通出版业ERP系统，并进行了调试。ERP系统主要包括编务模块、印务模块、结算模块、发行模块、费用报销模块、财务模块、统计分析模块，因报业出版社是深圳报业集团全资子公司，按集团统一要求需要使用用友财务软件，所以财务模块没有启用，其余模块均已启用，未来根据业务发展情况，可以对系统进行二次开发，将ERP系统中的财务数据传输至用友财务系统。在完成了所有软件系统的安装后，9月 ERP系统试运行上线，所有员工都根据自己的业务需要，使用不同的业务模块，并及时与软件工程师协调修改，在2021年1月正式全面启用ERP系统。

（三）员工培训

因各部门使用的模块不同，所以现场实施人员分部门进行了三次培训，第一场培训是组织编辑人员对编务模块进行培训，编务模块主要有选题管理、发稿管理、成书管理、合同管理、作者管理，用于图书的选题和出版管理；第二场培训是组织发行人员和印制人员对发行模块和印务模块进行培训，主要是如何在系统中完成发货、退货、盘点、提出印装需求，完成付印审批；第三次培训是组织财务人员对费用报销模块和财务模块进行培训，主要是掌握在ERP系统中进行图书成本归集、费用报销、收款信息的录入和审批等。因日常办公方式发生了很大的改变，很多业务环节由线下转为线上，还是有很多员工不习惯使用ERP系统，所以员工培训是非常必要的。

结语

随着新媒体时代的到来，报业出版社为了扩大市场占有率，提高自身竞争能力，需要拥有强大的信息收集和处理能力，应用ERP 系统可以提高信息共享效率，加快信息交流和处理速度，强化各职能部门之间的协同合作。

报业出版社使用ERP 系统实现了传统财务管理模式向信息化财务管理模式的转变，缩短了成本核算周期，能够及时获取图书的成本，按销售进度结转图书成本，业务部门也可以通过系统及时了解货款到账情况，有助于发票的及时开具和收入的确认。在ERP系统使用过程中也发现，因为改变了报销方式，由线下报销转为线上无纸化报销，还是有很多员工不习惯使用ERP系统，所以在日常工作中还是要多加强员工培训，坚定不移地使用ERP系统。因为通过应用该系统，出版社的财务管理能力得到了进一步地提升，能够为报业出版社的管理经营提供准确、翔实、多维度的数据，提高了报业出版社的竞争力，对报业出版社的经营发展具有重要作用。