新媒体时代提高高校行政秘书工作效率的方法探究

夏璐

（广州工商学院，广东 广州510800）

高校行政秘书工作比较繁杂，常常湮没于日常行政事务中，缺少时间来思考如何提升自身能力和自我职业的发展。随着新媒体技术的发展，高校行政秘书要正确面对新媒体环境带来的机遇，积极应对其中的挑战，更要通过深入了解新媒体的发展，将其充分应用到工作中，提高自身的工作效率。

一、高校行政秘书的工作职责

高校行政秘书工作内容较为多样，不仅要做好上传下达的沟通，也要高效完成领导者的各项决策，为广大师生服务。主要工作内容有以下几方面：与学校人事处对接，负责教职工的考勤、招聘、职称申报、教师资格证申报、教师顶岗实践、教师外出学习、业务培训、教职工年度考核、人事档案归档等工作；与信息技术装备部、后勤处对接，负责制定办公设备添置计划、申报购买、办公用品及设备的领取、固定资产的等级、维护等工作；接收并传达校办、人事处、后勤处等各行政管理部门的文件、通知，各种信函的收转、传阅；报纸杂志、图书资料的征订、保管、借阅及归档；负责开具介绍信和各类证明、学院公章的保管和使用；学院日常派车；学院行政会议的会场布置、会议记录、会议室、资料室等的管理。

二、行政秘书工作效率低下的原因探究

（一）行政秘书待遇普遍不高

行政秘书岗位在高校主要扮演辅助角色，辅助领导完成上传下达及各职能部门之间沟通工作、完成领导交代的各项决策等，因此高校管理者往往对行政秘书的工作性质不够重视，大多数教师及学生也对行政秘书的工作不够认同和尊重。随着高校发展教育改革分配制度不断向教学一线倾斜，高校更重视专任教师队伍建设，行政秘书与教师队伍待遇相差较大［1］。其次，行政秘书收入来源比较单一。由于岗位性质，行政秘书多是做一些事务性的日常工作，相较教师缺少一部分如科研项目、指导毕业论文、指导学生实习等收入渠道，进一步拉大了收入差距。尤其是随着我国高校人才引进的飞速发展，国内高校招聘门槛逐年提高，行政秘书岗位也向着高学历层次发展，在同等学历层次下由于岗位工作内容不同，导致待遇相差较大。这些都会影响行政秘书的工作积极性，很容易使其产生倦怠心理，进而影响工作效率与质量。

（二）行政秘书的职业发展有较大的局限性

行政秘书的事务性工作繁多，工作内容往往不能像教师一样，通过一定时间的研究获得相应可见的成果。琐碎繁多的日常事务导致行政秘书缺少充足的时间提升科研水平并改进工作方法。部分高校对行政秘书工作不够重视，在对行政秘书岗位的设定上缺少相应的岗位晋升体系，对该岗位的职业发展没有明确的规划引导，使得很多人会对自己的岗位进行重新评估与审视，这也造成该岗位的流动性大，进而影响高校整体的工作效率和执行力［2］。

（三）缺少相应的培训体系，工作凭借经验

行政秘书是学院领导与教师、学生沟通的桥梁，对接高校多个职能部门，是保证高校顺畅运行的润滑剂，但并没有像专业教研室、辅导员工作室这样针对某一类岗位进行专业系统学习、交流、培训的平台。大多数行政秘书凭自学和经验完成工作，新人需要较长的摸索适应时间，在不断地学习碰壁中完成工作，一方面造成了很多不必要的加班情况，另一方面也降低了工作效率。

三、新媒体的发展对行政秘书的工作挑战

（一）提供了灵活陌生的工作方式

在高校传统工作模式中，行政秘书通常通过QQ 文件、Office 办公软件等传达文件和工作方案，这种形式不仅增加了和各位教师的距离感［3］，而且因为文字表达不足可能会产生因个人理解不同导致的误差，实际工作效率并不高。随着新媒体的发展，要摒弃以往传统但熟悉的工作方式，重新学习运用新媒体平台，这给工作繁忙、时间紧张的高校行政秘书提出了新的挑战，但同时也提升了其工作的灵活性。

（二）对工作主动性提出更高要求

随着移动通信技术的成熟，微信、QQ、微博等移动社交软件逐渐成为人们沟通的主要途径，这些沟通途径在为信息交流带来便利的同时，给人际交往能力带来了明显的挑战［4］。很多教师长期面对学生上课，语言表达能力都非常好，逻辑清晰语言明确，但在网络虚拟时代，教学沟通有了明显的难度，尤其是一些不熟悉软件使用的老教授。另外，基于新媒体的发展，行政秘书的工作有了更丰富的资源和平台。对工作琐碎、压力较大的行政秘书来说，他们需要花费大量的时间重新学习新媒体软件编辑和推广方法，这就要求行政秘书必须提高工作主动性，在虚拟和现实两个层面开展相关管理和引导工作。

四、借助新媒体工具提升工作效率的路径

行政秘书可借助新媒体方式，优化教职工考勤、请假等步骤，抛弃烦琐的纸质化办公，减少教职工的时间成本，简化表格汇总等烦琐步骤，提高工作效率。

（一）充分运用线上文档

以往的行政工作都伴随着无数的材料收集、整理、检查、汇总等步骤，经常由于每个人的理解不同而修改重复，既浪费了教师递交材料的交通成本和时间成本，又加大了行政秘书的工作烦琐程度，致使工作效率低下。随着互联网科技的发展，行政秘书可通过充分学习，借助新媒体手段使工作更加灵活，更加省时省力。例如，可在办公中引入腾讯文档等在线编辑文档，教师们可以自行线上填报信息，有问题也可以线上及时修改，为行政秘书省去汇总信息的时间。

（二）高校信息化门户平台的高效利用

随着信息化互联网的飞速发展，很多高校已经陆陆续续建立了信息化门户平台，门户上集成了OA 信息系统、人事信息管理系统、财务手机报账系统、档案管理系统、资产采购管理系统、数字图书馆系统等模块，基本涵盖了行政秘书工作的主要内容，所以行政秘书可以充分借助信息化门户平台完成工作。

行政秘书可以利用碎片化的时间学习使用信息化系统的操作方式，还可以学习制作短视频并上传云端、开放下载等方式，共享需要传阅的文件或操作规范，搭建本院自己的微视频共享平台。这样不仅可以提高高校行政管理秘书的工作效率，而且增加了其工作的趣味性，增进了和教师学生的情感交流［5］。行政秘书还可以充分运用OA 系统，例如有很多文件需要申请院系领导和校领导审核后发布，通过OA 系统可以线上申请校领导、院系领导一键审核签字，省去了在各个会议间隙找寻领导签字的时间，提高了执行效率。

（三）运用微信小程序提高人事管理工作效率

对行政秘书来说，日常教职员工考勤管理和工作会议签到等都随着院系不断地发展、教职员工队伍不断地扩大，需要花费大量的时间去一一对应，往往在开完全体教职工大会后，需要一下午时间处理人员考勤、办理请假等事宜。基于新媒体技术的发展，行政秘书可以充分借助微信小程序的线上签到功能，提高工作效率。

微信小程序线上签到功能非常强大，可以在签到的同时定位，杜绝以往会议代签的情况；也可以设置一定频率的多次签到，如每半小时扫码定位，可避免以往教职工开会签完到就走的问题，提高工作会议效果；更可以定时定位考察教师是否按时到岗，杜绝因个人原因上课迟到的问题，省去了院系和教务处去教室实地查课的工作，有突发事件也可以及时反应处理，更好地提高课堂质量。

（四）运用公众号传达操作流程

人事管理工作中，涉及很多经常更新的政策通知，例如医保报销、生育报销、个人工资退税、人事考勤管理办法等。行政秘书需要及时地传达并解释这些政策方法和操作流程，但往往因为流程烦琐，需要花费较长的时间去一一解释。运用微信公众号的平台，行政秘书可将文件和报销流程等做成推文或者图片上传，简单明了，有需要的老师可以随时查阅。寒暑假期间，也可以通过上传推文到公众号达到宣传的目的，例如，行政秘书可将正确七步洗手方法、可以有效消毒的日常可用化学用品科普、近期院系动态等，用流行的方式传播，使教职员工可以利用碎片化时间学习到有效知识。

五、结语

高校行政秘书工作事无巨细，是高校领导决策的有效执行者，是高校管理者和教师、学生工作沟通的桥梁，应充分抓住新媒体发展给予的机遇，正视新媒体发展提出的挑战，发挥积极的工作能动性，主动学习掌握前沿的工作方法，充分运用微信、QQ、短视频、线上编辑文档、信息门户系统等新媒体手段提高自身工作效率，进一步从烦琐的日常事务中解放出来，积极探索行政秘书的工作可能性和发展之道，更为高校系统的畅通运作做出自身应有的贡献。