信息时代下档案管理模式的创新研究

丁薇

摘 要：随着信息网络的发展，社会生产和居民生活产生了很大的变化。对于档案管理工作而言，信息网络在信息生产和传播方式上都有了新的形式，对档案管理的工作有了明显的提升。信息时代下，便捷的信息网络也对档案资源的利用起到了积极的促进作用。文章分析了信息网络环境下档案管理的电子档案形式逐渐完善、档案的建立和检索呈现新的形式、档案与日常生活十分紧密等特点，阐述了档案管理为企业决策提供有效的依据、优化企业的内部管理、促进企业的改革发展等意义，分析了当下档案管理工作存在的信息化建设不足、体制较为陈旧、档案管理的人员信息化水平不高等问题，提出了完善档案管理的信息化建设、加强档案管理的体制改革、提升档案管理人员的职业素养、构建全方位的档案数据库等改革创新措施。

关键词：信息时代;档案管理;创新

档案信息资源是组织机构必不可少的内部资源，由开发人员进行具体的开发与研究，并且进行二次应用，才能够显示出真正的价值。随着我国社会不断发展，社会经济十分活跃，对于档案的管理工作，也提出了新的要求。各个机构和部门的档案管理工作，需要符合时代发展的要求，来更好为社会做贡献。在信息网络环境下，信息传播方式发生了很大的变化。档案管理，本质就是信息的管理，因此信息网络时代，对于档案的管理，要更多地放在信息化的建设上，利用信息网络手段，来加强档案智能化的应用效果。

一、信息网络环境下档案管理的特点

1.电子档案形式逐渐完善

信息时代下，信息技术的发展为档案工作带来了革命性的变化。其中最重要的一点就是档案资源可以通过数字形式来进行处理，通过计算机等设备进行整理、传输和存储。这就形成了电子信息档案，以数字的形式来进行管理。电子信息档案相比于传统的纸质档案，具有十分明显的优势。在档案的制作、传输、存储等多个方式，都要比传统的档案更加高效和便捷。随着计算机等智能设备的普及。以及互联网的发展和应用。电子档案已经成为档案管理工作的主要形式。对于档案管理的工作人员来说，电子档案的使用大大降低了工作强度，提升了工作效率。对于广大职工来说，则十分便利地实现了档案的检索和传输。

2.档案的建立和检索呈现新的形式

在信息时代下，档案的建立和检索呈现新的形式。相比传统的纸质档案，电子档案需要在计算机设备上进行建立和处理，同时也需要计算机设备来进行检索。这种电子档案的建立和检索方式，在一定程度上改变了档案管理的工作方法和流程。尤其是在档案的检索中，只需要通过数据库检索，就能够精准快速锁定档案资料。而传统的档案管理中，必须需要通过一定的数字编码，来进行检索，在消耗的时间和花费的精力来说，都有很大的差别。

3.档案与日常生活十分紧密

当下的社会环境，档案与职工以及民众的日常生活联系十分紧密。职工的档案不仅涉及个人的工作经历、身体情况、家庭关系等。在计划经济时期，我国的社会生产和居民生活比较单一，人员流动性不明显，职工的单位和岗位调动也不多。因此，档案管理工作就十分简单，职工一般只在固定的单位工作直到退休。而在市场经济环境下，人员流动性较大，即使是国有企业、事业单位等，职工的入职和离职频率也较高。另外，一些企业的职工除了在本单位工作之外，还会有众多的社会兼职。社会生活的改變，会直接影响到档案管理工作。由于职工及人员的社会活动增加，档案也与个人的日常生活十分紧密，对于档案管理工作的要求也越来越高。

二、信息网络环境下档案管理工作的意义

1.为企业决策提供有效的依据

档案管理工作是企业管理工作的一个重要组成部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。对于企业的发展来说，档案管理工作还能够为企业的决策提供更加有效的依据。在市场经济的环境下，任何企业都需要通过对市场情况的调查和分析，来做出符合实际需求的各项决策。在信息网络环境，企业的部分信息档案也在网络平台上公开展示，这对于企业之间的竞争与合作提供了很大的便利。企业可以通过网络平台上的档案的分析和整理，来考察自己的合作伙伴和竞争对手，掌握更多的信息。同时，在档案管理中，可以将这些市场信息进行整理和分析，为企业的决策者提供科学的数据和市场预测，使得企业能够做出有效的决策。

2.优化企业的内部管理

企业的所有信息，最后都会归档到档案管理部门。这些档案信息对企业的内部管理有很大的帮助，能够为企业的内部优化管理提供必要的依据。尤其是大型的国有企业内部的机构部门复杂，人员数量众多，企业的内部管理工作也十分棘手。在信息网络下，企业的档案管理能够快速为其内部管理提供必要的依据。比如，每个职工的个人工作情况、工龄和奖惩情况等，都可以通过数字信息的形式展现出来。这些数字信息档案能够为企业的内部管理提供真实有效的信息，对内部管理实现优化和完善。

3.促进企业的改革发展

在社会主义新时代的环境下，企业需要不断改革与创新发展，才能够提升服务质量，实现最大程度的收益。在企业的改革发展中，档案管理能够为企业提供科学准确的数据支持，对企业的发展历史、各项具体的政策进行分析和展示，为企业的改革发展提供有效的依据。尤其是在信息网络环境下，各种信息能够通过网络实现快速的传播，使得市场呈现很大的不确定性。先进的科学技术也在不断的研发和应用，对于企业来说也需要不断了解和接触新的科学技术，来投入到企业的生产、服务以及内部管理中。这就需要档案管理工作，将市场数据、历史资料等尽可能完整地分析和呈现，以有效促进企业的改革发展。

三、当下档案管理工作存在的问题

1.档案管理的信息化建设不足

在信息时代下，企业的档案管理工作呈现很大的问题就是信息化建设不足。对于档案的信息化建设，主要包含两个方面。一是传统的纸质档案能够整理转化为电子档案;二是要建立规范的电子档案管理制度。首先，对于传统的纸质档案的电子转换，需要很大的工作量。尤其是发展时间较长的企业，传统的纸质档案内容十分丰富，时间历程也较久远。因此，一些企业可能会对这项档案整理工作没有引起重视，没有投入一定的人力来实现电子信息档案的整理工作。只是选取了某个时间段之后，或者是某个类别的档案来进行电子档案的整理和归档。这就产生了一定的弊端，在进行档案整理或者数据分析中，单纯进行电子档案的分析，就显得不够准确，大部分档案和数据因为没有录入数据库，而失去了自身的价值。其次，对于电子信息档案管理制度的建立和规范实施，在某些事项中还存在一定的疏漏。比如，在一些重要的人事档案管理中，有些普通和常用的信息并没有进行公开，在查阅信息的过程中，需要通过档案管理人员才能够进行检索，增加了档案管理人员的工作量。

2.档案管理的体制较为陈旧

在信息时代，档案管理体制已经表现出很大的缺陷。首先，当下的档案管理工作体制，都是计划经济时期建立起来，具有很大的党政机关的档案管理色彩。主要表现在分支机构和人员数量众多、对于档案信息过于敏感、档案管理的手续和流程十分复杂等。其次，随着市场经济的发展，企业的生产和服务都发生了很大的变化，已经逐步向现代企业的模式过渡。企业的档案管理工作已经与企业的自身发展不相符，档案管理工作已经跟不上企业与时代发展的潮流。另外，信息网络的普及，使得信息呈现大爆发的状态，传统的档案管理工作已经无法进行有效的处理。而落后陈旧的档案管理体制，对于信息网络的发展所带来的信息传播、存储等的变化，没有及时进行有效的对接，使得众多信息没有进行归档。尤其是在职工信息的管理中，存在着很大的缺陷。职工在入职、离职等环节中，会涉及自身档案的转接问题，落后的档案管理制度，使得职工在处理个人档案的过程十分烦琐，对职工造成很大的困难。

3.档案管理的人员信息化水平不高

档案管理的信息化建设，与档案管理人员的个人职业素质有直接的影响。企业的档案管理工作是行政管理的一部分，相比于一线的技术和管理人员来说，在人员安排上有大的随意性。首先，档案管理工作人员缺乏专业性，有许多档案管理人员都是其他岗位人员转岗而来，从事一些简单的档案整理和行政管理工作。这些人员大都缺乏专业的档案管理技术和经验，也缺乏档案管理信息技术的基本能力。其次，档案管理人员在信息化的建设上不够积极，没有认识到档案管理信息化的重要性。尤其是面对大量复杂的传统档案整理工作，缺乏一定的动力。另外，档案管理人员在信息化的建设和服务上不够专业。一方面档案管理人员缺乏信息技术的相关能力，对于现代化的电子办公系统和软件缺乏良好的应用能力。另一方面在进行档案管理服务上，没有借助信息网络来提升档案管理及服务的质量，使得信息网络的应用只是增加了档案管理的工作量，没有展现出应用的效果。

四、信息网络环境下档案管理的创新模式分析

1.完善档案管理的信息化建设

在信息时代的发展下，档案管理的信息化建设要不断完善，才能够使得档案管理工作与时代的发展相适应，使得档案管理工作更加符合企业发展的要求。首先，要加强对传统纸质档案的信息化整理和归档工作，将企业的历史档案进行统一的整理和归档，录入企业档案的电子数据库中。其次，要建立科学完善的信息化档案管理制度。将企业的档案进行两种形式存档，实现更加安全可靠的档案管理和存储形式。同时，也要开通档案的线上管理和服务模式，使得企业的所有人员都能够通过平台，来对企业档案进行线上系统的查阅和检索。这对于企业的管理人员来说，会对企业的基本情况更加了解，也能够十分方便的调取企业的信息，为企业的发展和改革建立数据基础。对于普通职工来说，这种线上平台可以更加方便地调取自己的档案，节省职工的时间和精力。同时，对于档案管理人员来说，只需要在线上平台进行档案和相关文件的更新，就可以实现优质的服务。

2.加强档案管理的体制改革

在社会主义新时代的环境下，企业自身的发展需要进行新的改革与探索，才能够适应新的社会环境。而企业内部的档案管理，也需要根据企业自身的发展以及社会环境来进行创新改革发展。首先，在档案管理机构的体制改革中，要摈弃计划经济时期档案管理工作落后的制度和理念，采用新的工作方法和工作理念来开展新时期的档案管理工作。其次，要将档案管理的信息化改革作为档案管理工作改革的重要方向，在实现办公自动化和信息化的基础上，来建立相应的管理制度。另外，在传统的计划经济时期，企业的档案管理的工作重点是对企业人员、资产的管理，通过档案管理来实现企业内部的良好管理。而在新的经济形势下，档案管理应该以市场分析为工作重点，通过档案管理工作，来为企业提供更多的市场信息，来增加企业的核心竞争力，使得企业能够通过档案管理所提供的数据收集和分析，来更好进行市场战略的有效决策，促进企业的发展。

3.提升档案管理人员的职业素养

档案管理人员的职业素养，是企业档案管理实现良好改革与发展的前提。因此，要加强和重视企业档案管理人员的职业素养。首先，在档案管理的岗位招聘中，要严格落实专业对口、能力为主的原则，面向各个院校及社会各界来选择优秀的人才。尤其要注重人员的信息化素养，将信息化素养作为档案管理工作能力的重要指标。档案管理工作只有不断注入新的血液，才能够使档案管理工作实现有效的改革和进步。其次，还要加强档案管理人员的培训工作，使得档案管理人员能够在具有优秀的工作经验基础上，不断学习先进的信息技术和信息理念，这样才能够实现现代化档案管理的职业素养。除了档案管理人员的职业素养之外，还应该通过企业文化、个人道德等内容的培训，来加强档案管理人员的团队协作能力，建设优质的档案管理工作团队，提升档案管理部门的整体凝聚力，才能够高效实现企业档案管理的改革与创新。

4.构建全方位的档案数据库

全方位的档案数据库的建立，就是要实现档案数据库标准化和通用化的特点。所谓的标准化，就是档案管理的建设能够符合国家、行业、企业内部的管理标准，档案的内容和类型都要全面，这样才能够实现企业档案与其他的组织机构进行无限制的传输和共享。所谓的通用化，就是企业在建立数据库中，能够实现各个岗位职工和人员的检索和使用。比如，企业的一些固定格式的数据、表格，所有的企业职工都可以通过线上渠道进行浏览和下载，供普通的职工使用。或者是企业进行社会人事招聘中，可以开放企业的部分档案，来供应聘人员查看。比如，应聘的人员和成绩、应聘的岗位及薪资待遇的介绍等。这些都可以通过档案管理的信息化建设来提供给公共网絡，以提升企业社会公共形象。

五、结语

综上所述，在信息时代下，我国的社会发展趋势已经逐步向智能化和信息化方向转变，在大数据、云计算等技术的影响下，企业的档案管理工作必须向信息化方向进行转型。在转型的过程中，企业必须要加强自身的档案管理能力，建设一支优秀的档案管理队伍，不断完善企业内部的管理制度，使档案管理能够及时进行转型，促进企业的改革与发展。

参考文献：

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[2]任莹莹.互联网+时代企业档案管理的难点及对策[J].企业改革与管理，2021

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[4]郑艳燕.信息时代电力企业电子档案管理的探讨[J].信息记录材料，2021

（作者单位：中国铁路西安局集团有限公司新丰镇车站）