办公自动化环境下的医院档案管理探讨

高艳

摘 要：办公自动化是我国科学技术发展的产物，也是我国进入“互联网+”时代以来的全国各个生产领域所产生的重要进步。对于医院档案管理工作而言，办公自动化为医院的档案管理工作提供了新的思路和技术，极大提高了医院工作的效率和质量，包括文件存储、信息共享等多个方面的内容，但是在当前办公自动化环境下的医院档案管理工作实践中，还存在着一些明显的问题，本文主要分析办公自动化环境下医院档案管理工作的意义、当前医院档案管理工作存在的问题，并且提出了加强医院档案管理自动化的一些措施。

关键词：办公自动化;医院;档案管理

办公自动化并不是新鲜的概念，作为我国计算机技术和经济水平发展的必然产物，办公自动化在我国的各行各业都有着不短的应用历史，而对于医院的档案管理工作来讲，办公自动化引进到医院档案管理工作中是一次具有重大意义的尝试，因为医院档案管理工作具有其特殊性，数量巨大的医院档案如果再依靠传统的人工管理办法，会产生非常大的管理工作压力，并且会有很大的误差概率，而使用办公自动化的技术进行医院档案管理，能够提高其工作的效率和质量，促进医院的高质量发展。

一、办公自动化下医院档案管理的意义

1.提高医院档案管理的及时性

在医院的档案管理工作中，确保和提高档案管理的及时性、即时效性具有非常重要的意义。时效性主要指的是及时将病患的检查结果、病情状况、治疗方案、用药情况、护理情况等跟病人或者医院工作相关的档案归档，完整地将信息档案收纳到医院的档案库中，这就要求医院的档案管理必须采用计算机为基础的自动化办公系统。因为采用办公自动化能够有效地提高医院档案管理的时效性。

根据医院档案的功能和来源，医院的档案可以分为病人档案，主要包括病人的病历、治疗情况、费用情况等;医院管理档案，包括医院的人事调动、医护人员资料、财务支出和收入情况等。其中，病人的病历是医院档案中最为烦琐复杂的内容，因为医院每天都有大量的病人入院治疗，也有许多病人治好出院，这些病人的病历档案管理需要较强的时效性，以方便医护人员安排住院情况和药物的发放，对于涉及转院的病人，更加需要快速及时地将病人的病历档案进行整理、归档和转移。而办公自动化技术对于医院档案的工作时效方面的作用非常显著。因为办公自动化中使用的计算机技术和互联网技术在时效上是几乎没有延迟的，可以实现极短时间内的信息传递，并且可以在短时间内将档案传递给医院的其他部门或者其他医院，从而对病人的病情实现实时监控，对病人的治疗情况进行有效的管理，确保每个时期所提供给病人的治疗和药物都是最符合其病情的，从而增强病人的治疗效果，保障病人的治疗效果。

2.实现档案共享

办公自动化背景下的医院档案管理，由于采用了计算机技术，通过现代化的计算机系统，能够实现医院档案的快速共享，因为计算机电子化档案不需要空间保存，并且档案的查找和调用只需要使用计算机就可以完成，所以大大提高了医院档案共享的速度和数量。而同时，由于计算机技术的发展，医院档案的电子文件安全性也得到了很大的提高。

在医院的档案管理工作中，医院档案的管理呈现出多部门管理和分散管理的特点。这就使得传统的医院档案管理存在着安全性较低和受到空间限制的作用，医院的医护人员查阅档案必须到档案室进行长时间寻找，所以大部分的档案都选择保留在医生的科室中，而不愿意收纳进档案库，大幅度降低了医院档案管理的作用。在这个信息时代，信息共享资源已经是医院核心竞争力的一部分，采用办公自动化管理模式，在医院档案管理中，通过信息化平台的构建将办公自动化技术和网络共享技术相结合，医院管理者借助办公平台，可以方便快捷进入档案信息系统，能够快速查阅医院相关资料信息，利用最短时间了解掌握医院现阶段发展现状及人力资源、财务、医疗技术等情况。不仅如此，医院各个部门还可以联合办公，及时沟通，提高工作效率，共享资源。

3.为医院管理者提供可靠信息

医院档案信息化管理的实施，可以优化医院的信息资源，能够清晰准确反映出医院的运转情况，使医院的档案管理更规范化。医院档案管理中包含了文书、科技、会计、人事、电子、实物、照片等，这些档案都可以在医院档案管理中体现出来，医院管理者可以便捷的对这些数据进行查询和掌握，用于医院经营决策、人事管理、生产技术时，能以最快的速度搜索到需要的档案资料，进行相关分析，从而做出对医院最有利的决策，这对于医院的发展具有良性促进作用，也是适应社会发展需要的表现。当今世界经济发展和社会发展速度都很快，都是信息化时代的必然结果，这就要求我们的各行各业对于高价值的档案信息需求性增强，并且要保证整个使用期间的实效性，对于档案管理的办公自动化要求也就更高，这是传统的档案管理模式所不能匹配的，传统的档案管理模式也适应不了当前的市场经济需求，医院档案管理的办公自动化改革迫在眉睫。做好医院档案信息化管理是确保医院可持续发展的需要，做好医院档案管理的信息化不仅可以发现、培养优秀的人才，还可以造就大批人才为医院的发展服务，这和传统的医院档案管理相比很大程度降低了工作人员的劳动强度，同时医院的工作效率大大提高，通过现代办公自动化技术对医院档案的处理，使得医院的档案资源得到更加充分的开发和利用。

4.提升医院工作效率

在医院的日常工作中，要想有一个高效率的工作节奏和高质量的工作结果，就必须制定出规范的辦公流程，就需要加强各个部门之间的协调合作，尤其是细化到每个医护人员更是需要积极的沟通，要让每一个医护人员明白医院的档案信息资源需要大家共享，各部门之间、各医护人员之间都可以更加便捷的沟通，交换资源，共享信息。当需要相关信息数据时，只需登陆办公自动化平台，即可查询到需要的资料，节省出大量时间，最大程度提高医护人员的工作效率。将办公自动化引进到档案管理过程中，是医院的档案管理质量提升的需要。传统的医院档案基本上都是纸质的，需要医院长期保存，为了维持一个好的医院环境，避免可能造成医院文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等不确定的危害，我们就必须采用先进的设备技术，要积极利用现代化的办公自动化技术，提高医院档案管理的工作效率，实现档案管理的现代化，要从根本上将医院档案管理和利用的水平大大提高。我们必须将医院档案管理和办公自动化平台相结合，只有这样才能够提升整个医院的工作效率，为医院节省大量的资源，降低医院的成本。

二、办公自动化进程中医院档案管理存在的问题

1.医院档案管理的设施不够先进

在医院档案管理工作中，需要用到更多先进的管理设备来加强管理。传统的医院档案管理设备主要有资料陈列架、文件柜和书报架等，档案管理人员需要用传统的人工操作来对档案进行分类管理，这样既耗时又费力。随着医院的发展，档案资料接收量会越来越多，这些传统的管理设施已经不能够满足医院的需求，特别是随着互联网信息技术的发展，对应产生的档案资料管理办公自动化技术设施已经被开发出来，但是通过调查发现，现阶段很多档案资料管理工作并没有充分利用好这些现代化的管理设施，大多数还是依靠传统的文件柜等管理设备来进行档案管理工作，这些滞后的管理设施已经远远不能满足档案管理工作了。

此外，除了硬件设施以外，医院档案管理办公自动化的系统建设上面也存在着一些问题，办公自动化系统存在的基本问题主要包括以下几个方面：第一，办公自动化的档案管理软件建设不足;第二，办公自动化下的档案管理技术水平不足;第三，管理负担任务较重。上述问题均影响着办公自动化系统的整体水平，再加上办公自动化系统的开发商水平与团队水平不一致，所以使得某些软件被开发出来之后与实际需求存在一定差距，造成电子档案管理系统缺乏行之有效的子文件运转系统。

2.医院档案管理人员缺乏专业素养

医院档案管理人员的整体素质直接决定了医院档案管理工作是否能够有序进行，对于接受过专业培训，具备专业档案管理素质的管理人员来说，需要把所学檔案收集、整理、保管、统计等专业知识运用于实践工作中，同时还具备较强的计算机知识，熟悉档案信息化技术，才能为医院管理发展提供有力支撑。但是通过调查发现，现阶段很多档案管理人员整体素质偏低，导致在医院档案管理中缺乏专业知识来进行档案基础工作，造成医院档案管理工作整体效率偏低，不利于医院发展。在当前办公自动化的技术要求下，医院的档案管理工作人员除了要具备完善的医学知识以外，还需要掌握一定程度的计算机技术和办公软件技术，尤其是对于档案管理任务较为繁重的医院，需要使用复杂高级的档案管理软件，这就需要医院档案管理人员具备较强的专业素质。

3.档案资料的利用率过低

多样化的档案资料不仅能够满足医院管理者的查阅需求，而且对于一些医院理念的发展有非常重大的意义，发展理念代表了医院未来的一个发展方向，在发展过程中，医院应当充分利用档案资料来进行医院管理。然而，通过调查发现，在进行医院档案管理工作时，多数医院并没有将这些档案资源充分利用，没有建立档案信息化系统，没有对纸质档案进行现代化的加工，我们不能够使用传统的查阅方法，需要进行数字化的加工，以此来提高档案利用效率。在当前办公自动化的医院档案管理中，由于档案资料的快速保存和调用，加上档案资料的数量庞大，同类档案资料的重复度和相似度高，要精确查找到某一份专门的资料比较困难，工序复杂，因此在实际的档案管理过程中，尽管建设有一定程度的办公自动化档案管理系统，但是档案资料的利用率仍旧较低。因此在后续的办公自动化档案资料管理过程中，需要简化档案资料调用的工序，通过几个关键词或者病人的身份信息，能够精确找到所需要的档案资料。

三、提高医院档案管理自动化的措施

1.提高医院档案管理人员的素质

当今时代的医院档案管理人员的专业素质不仅体现在能够对档案进行规范化管理，还体现在能够充分利用办公自动化档案管理技术来高效率进行档案管理工作，这就要求我们的档案管理人员要具备很高的综合素质。所以，对于医院档案管理人员来说，应当加快学习步伐，争取提升全面的管理素质，让自己能够尽快适应办公自动化时代的档案管理工作。另外，对档案管理人员进行日常的业务培训也是十分有必要的，在进行培训的过程中，提升其专业素质。随着医疗卫生事业的不断发展，新的领域和内容不断涌现，医院档案数量增多，信息不断丰富，形式变化多样，管理方法复杂化、科学化，都对医院档案管理人员的专业素质提出了新的要求。因此，需要采取一定的激励措施和培训方案，提高医院档案管理人员的专业素质。

2.对医院档案进行现代化管理

随着办公自动化技术的发展，传统的人工医院档案管理模式已经满足不了各方面的需求了，因此为了进一步提升医院档案管理的效率，还应当充分借助办公自动化的管理技术，来对医院档案进行现代化管理。首先，相关人员要借助专业的办公自动化管理网络服务系统，通过便利的管理系统来实现高效率的医院档案查询等相关服务，以及通过系统互联共享的功能来实现相关医院档案的共享功能，从而进一步给医院带来更大的便利;其次，管理部门应当加快整个档案管理的信息化建设，从而实现更加高效率的管理工作;最后，还要加强对于档案管理流程的改进和优化，进而为医院提供高质量、流畅化的档案查询服务。

3.加强办公自动化的硬件设施建设

硬件设备的建设对于档案管理的办公自动化具有重要的意义，因此对于医院来说，要结合用户的使用需求和医院档案的管理需求，购置办公自动化的档案管理设备，采用更先进的电动密集架来代替传统的档案架、文件架，可有效增大档案库房存储量，以满足日益增大的档案接收数量。引进办公自动化的档案管理设备的同时，还要进一步引进先进的管理模式，从而充分利用先进的档案管理模式和管理设备的相关功能，来实现对于档案高质量、高效率的管理和实现更加便利的档案查询服务。

4.加快网络建设

从当前来看要想在档案办公自动化上面实现现代化的发展需求，就必须要加强对于档案管理的网络建设。首先，要重视本医院内局域网的建设工作，也就说要构建一套适合本医院的网络化管理体系;其次，管理人员还要重视对于档案的互联网共享工作，如可以构建一个线上档案共享平台，医院内部所有人员可以通过办公自动化网登陆档案系统平台查阅到所需要的档案;最后，还应当充分利用互联网技术实现对于医院档案的整合工作，进而提升医院档案的利用率。

5.加强医院档案管理的软硬件建设

现在很多医院虽然引进了一些档案管理的互联网软件设施和现代化的硬件设备，但是对于这些软硬件的使用方法还需要更进一步加强，从而让这些软硬件能够真正地促进档案的高质量和高效率管理。首先，要及时更新相关软硬件设施设备，来满足医院对于这些设施的多样化需求;其次，要提高工作人员对于这些软硬件设施的使用技能以及提升这些设施的利用率，可以开展相关培训工作来强化医院档案管理的建设工作。

四、小结

办公自动化背景下的医院档案资料管理工作是医院信息技术发展的必然成果，也是我国“互联网+”时代带来的技术便利和进步。医院档案管理工作随着办公自动化的发展也产生了新的需求，在当前的医院档案管理工作中，还存在着诸如管理人员专业素质不足、办公设施建设不完善等问题，需要加强对其专业素养的培训，加强医院的办公自动化软硬件设备的建设，增强医院档案管理的质量。

参考文献：

[1]高 菲.医院文书档案管理纳入绩效考评的具体实践与探讨[J].北京档案，2013

[2]杨 毅.医院科研档案管理的关键点及完善对策探讨[J].中国管理信息化，2013

[3]万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献电子杂志，2014

[4]王锦辉.办公自动化环境下医院档案管理工作探究[J].临床医药文献电子杂志，2015

（作者单位：陕西省榆林市第二医院人力资源科）