档案安全保障管理机制的构建研究

苏继华

大庆油田昆仑集团有限公司 黑龙江 大庆 163000

引言

伴随社会经济的飞速发展，我国企业实现了不断地发展、升级和转型。在这一过程中，企业档案起到了不容忽视的作用。然而，许多企业在管理自身档案时，由于管理方法落后、管理意识缺失等原因，导致档案或多或少存在安全问题，利用档案的水平和能力也较低，不利于充分发挥档案作用。从这个角度来看，应积极研究构建档案安全保障管理机制的策略。

一、当前档案管理的概况

现阶段，企业得到了长足发展，由于档案管理能够为企业发展提供有效的档案资源支撑，因此档案管理得到了企业的普遍关注。但是，随着时代的发展和进步，以往的档案管理模式和机制已经无法与当前的企业发展形势相适应，使得企业档案面临着严峻的安全问题，因此企业有必要构建安全保障管理制度体系来开展档案管理工作。

二、档案安全保障管理的价值

通常来讲，档案安全保障管理的价值包括以下两方面。一方面，档案安全保障管理能够使档案管理人员得到有效约束，通过安全保障管理，档案管理人员能够得到档案管理的统一标准，提高其管理工作的可靠性与安全性。另一方面，档案安全保障管理可以提高档案管理队伍的管理水平，使档案管理队伍的人员协调配合，高效率完成档案安全管理工作。

三、构建档案安全保障管理机制的策略

(一)开展机制建设

档案安全是否能够得到保障，重点是构建和实施系统化、合理化、科学化的安全保障管理机制。企业中的档案，无论是使用环节、存储环节、产生环节都或多或少存在损坏、丢失、篡改信息、载体故障等多种情况会影响其安全性，必须严格构建安全保障管理机制，将隐患全面消除，使档案真实性、原始性得到充分保障。

要想做到这一点，第一，应详细整理企业内部当前的管理举措与管理机制，建立健全档案保密和档案存储等各项程度、制度，融合全过程管理和事前安全控制[1]。第二，应在归档企业档案前开展业务指导的工作，生成档案的过程中确保权责明确，一旦产生正式档案，任何人都不可将其随意变更，若存在变更需求，档案管理人员应把具体变更程序备案并详细记录。第三，应构建合理的归档机制。企业在归档的过程中，应全面、细致地检查所有档案，对档案的可靠性与真实性加以判断。应严格构建档案保管机制，对可靠性高、安全性高的储存载体进行选取，使企业档案的储存标准得到健全，定期检测各个档案的内容与载体是否具备安全性，制定和实施相应的维护措施，构建科学的档案使用机制，特别是针对企业内部的数字化档案，在管理规定中必须明确使用人员身份、提供档案时间、利用档案时间等，让档案安全保障得以实现。第四，应构建档案记录跟踪管理平台，使其变成归档必要条件。企业产生档案后，为了充分保障档案安全，应构建记录跟踪管理平台，将档案使用与管理的全过程记录下来。实施该机制时，企业还应构建配套的责任考核制度，为档案安全提供进一步保障。

(二)做好安全预警

为了做好档案管理的安全预警工作，企业应做好以下几点。首先，应强化安全防范意识，在档案管理的过程中坚持防治结合、以防为主的档案管理原则，提升责任感以及防灾意识。其次，应构建灾害监测预警平台，在平台中整理和记录档案的突发性安全灾害，据此构建监测预警平台，使档案安全灾害得到提前决策与预测。最后，应制定灾害预警计划，明确预警工作的内容、流程等。

(三)进行人员安全管理

企业应通过档案管理人员的安全管理工作来实现档案安全保障。一是，建立人员安全审查机制，企业应积极做好所有档案管理人员的记录、审查与备案工作。二是，开展档案安全培训，通过定时组织开展培训工作，使企业档案管理人员不断提供档案安全意识。三是，组织安全技能知识学习，引导档案管理人员长期学习，成为复合型的档案安全管理人才[2]。四是，科学管理离岗人员，当档案管理人员发生人事调动后，应将档案管理钥匙及时收回，将该人员的档案管理工作移交给其它人员，并更换档案管理系统平台的密码，使其明确离岗后的档案保密义务与责任，确保档案安全。五是建立追责机制，将档案管理责任落实到个人，若产生档案安全问题则对责任人进行追责。

(四)开展组织建设

要想让企业的档案安全得到保证，应将开展组织建设工作当作基础和前提。为了有效开展组织建设，企业应构建一个系统、全面的安全管理机制。企业集团应构建集团级安全档案管理机构，由上到下依次构建子公司安全档案管理机构、公司部门安全档案管理的安全档案管理三级体系。这三级体系都会受到母公司安全档案管理的统一领导，同时开展分级管理，较低等级档案组织会受到较高等级档案组织的监督、管理，并且较高等级档案组织需要对较低等级档案组织的安全档案管理状况有一个准确把握。简单来讲，就是确保集团企业的安全档案管理层层落实、科学管理。由于档案安全保障具有延塑性、重要性的特征，因此企业应确保其管理机制具有权威性。由此可以得出，各级安全档案管理机构的领导应对本级安全档案管理机构各项工作进行主管，并设置相应的档案系统安全管理员、保护技术员、安全信息员等。

从职能上看，不同级别的档案安全组织都应对档案安全保障的事故处理、安全政策、管理规划、档案利用、档案投资等方面职能予以重视。由此可以得出，企业应按照我国发布的相关档案法律、条例积极构建各级安全档案管理机构的保障管理细则、保障管理目标、保障管理方法等，并且应确保以上内容得到落实与贯彻。与此同时，现阶段各企业的档案管理机构在档案安全保障规范、标准、举措等方面存在一定的差异性，且技术实施的管理力度与监督力度不足，档案安全保障效果缺少专门的评估人员，因此，企业的安全档案管理机构应设置档案管理专家，负责全面指导和监督安全档案管理机构的保障技术，能够最终对档案安全保障结果加以验收与鉴定。当今社会，数字化档案在企业所有档案数量中占据的比例越来越高，安全档案管理机构应尽可能联合国家应急响应机构、安全信息管理机构，通过协调配合、管理资源共享的方式让档案安全保障得以充分实现。

(五)做好风险管理

现阶段，各个行业领域在管理过程中都采用了风险管理理念。对于档案管理方面，其安全也存在着诸多风险因素，为此，企业有必要构建全面的风险管理制度。客观来讲，风险管理是企业在可以承受的成本内将档案风险消除、减少、控制和鉴定的一项管理工作，能够通过合理的管理方式让档案安全保障充分实现。与此同时，风险管理可借助安全评估来辨别安全风险的大小，并通过目标法、安全保护技术来控制档案安全风险，使其及时转移、规避或降到最低。一般来讲，档案风险管理制度主要有风险报告、风险控制、风险评价以及风险应对方案等构成。

1.风险应对方案

风险应对方案在档案风险管理制度中位于首要环节，能够发挥风险协调、整体控制的重要作用，可以让企业各级安全档案管理机构按照自身的实际状况，科学设计实时而全面的安全保障方案。风险评价能够对档案风险程度进行判断，换句话说，就是通过有效的风险评估手段与工具，对档案安全风险保护方法、保护顺序、风险等级等内容加以确定，从而提高安全风险控制水平，使档案安全风险最小化，这也是风险管理制度不可缺少的一个环节，其内容主要有以下几点。

一是判断和确定档案价值，对企业档案资源的保护范围进行明确，按照档案价值高低来划分安全保护等级，奠定后续分级档案保护的良好根基。二是评价并找出不安全因素，按照历史破坏记录、储存档案环境、仪器设备使用、管理档案流程等，全方位、多角度地分析和判断档案的不安全因素，将安全威胁的形成原因找出，评价安全风险出现的概率。通常情况下，企业应从环境、人员等不同角度来分别分析数字化档案、传统档案的不安全因素。三是明确已有档案安全举措，定期分析和确定企业已有档案安全举措与安全环境等[3]。四是开展综合性的安全风险评估，借助有效的风险辨别方法与风险测量工具，通过定量分析和定性分析相结合的方式将档案安全风险等级、大小确定下来，针对档案安全威胁应构建风险清单，从而为后续风险控制手段的选取提供有效参考，这是安全风险管理制度的关键环节。

2.风险控制

风险控制则是借助制定和采取档案管理的安全政策，让档案安全受到的威胁与影响最小化，或将其充分避免，各级安全档案管理机构应按照自身具体状况、安全风险内在规律来合理构建控制举措。

3.风险报告

当企业实现档案风险控制后，安全档案管理机构应报告和总结各项管理活动。同时，应按照风险方案的控制效果、实行状况展开深刻总结与反思，不断健全安全风险管理制度，从而让自身的档案安全保障能力得以提高。

四、结语

总而言之，研究构建档案安全保障管理机制的策略具有重要的意义。相关人员应对当前档案管理的概况有一个全面了解，充分把握档案安全保障管理的价值，能够从开展机制建设、做好安全预警、进行人员安全管理、开展组织建设、做好风险管理等方面入手来构建档案安全保障管理机制，从而使企业档案安全得到充分保障，发挥档案的积极作用和各项功能，促进企业的平稳、快速发展。