数字化转型背景下电子会计凭证归档的思考

彭子轩

摘要：在国家政策持续引导、电子票据市场不断渗透以及新兴技术发展应用的机遇下，目前的会计管理水平面临更高要求，加快数智化转型升级已迫在眉睫。而电子会计凭证入账归档等会计档案管理创新理念的实现，关键在于强化顶层设计的同时，通过部门协同联动，建立技术标准规范及标准，保障会计档案数据安全。

关键词：档案管理;会计档案;电子会计凭证;数字化转型

电子会计凭证，包括电子形式的财政票据、发票、行程单、客票、海关专用缴款书、银行回单等各类会计凭证。为适应新形势下电子商务、电子政务发展，国家相继出台了一系列会计档案电子化的政策制度，财税领域管理模式实现从传统化走向电子化的历史新跨越，会计档案管理也逐渐从传统纸质会计档案管理向会计档案电子化管理迈进。在此背景下，研究电子会计凭证入账归档问题迫在眉睫。

1.发展机遇

1.1双向驱动，电子会计档案时代一触即发

会计档案管理在国家政策及市场经济的双重推动下，经历了从概念阶段、试运行阶段到转正阶段的飞速发展[1]。早在1979年，电子形式的会计档案就已然萌芽;在2010年—2015年试运行阶段，以中国联通、中国电信等为重要代表的企业开始试点会计档案电子化，并取得良好的规模效率;直到2015年，修订颁布的《会计档案管理办法》对电子会计档案的法律效力予以肯定;其后，历经增值税电子普通发票试点、财政电子化改革、财政电子票据管理改革、增值税专用发票电子化试点，财政票据全面进入数字化时代。而“电子会计档案与纸质会计档案具有同等效力”这个概念，终于在2020年新修订《档案法》中予以正式明确，并在《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（简称“《通知》”）中加以强调。而这一系列政策引导下所带来的会计档案管理模式的迭代升级，为2021年《“十四五”全国档案事业发展规划》中提及的数字转型发展目标奠定了坚实基础。

1.2科技赋能，助力会计档案管理转型发展

“大智移云物”技术不断为传统业务模式、管理模式和组织模式的转型升级赋能。2016年底，作为战略性前沿技术，“区块链”被列入国务院“十三五”国家信息化规划，以其为主要代表的新兴科技正得以应用。2020年，国内首个“区块链电子档案平台”正式上线，旨在解决中小微企业电子票据报销、入账及归档的全流程电子化和自动化问题，并利用该技术保障电子会计文件到电子会计档案转变过程中的真实、有效、完整和安全等要求。这些新兴技术在电子会计档案方向上的发展与应用对于档案治理、资源、利用、安全体系建设具有深远意义。

2.管理挑战

在国家政策持续引导、电子票据市场不断渗透以及新兴技术发展应用的机遇下，新形势已对单位的信息技术管理水平提出更高要求，加快数智化转型升级已迫在眉睫，电子会计凭证入账归档等管理工作正面临一定困境与挑战：

2.1软硬件条件薄弱

随着电子会计凭证的出现，会计档案无纸化归档进程正逐渐加速。《通知》中明确规定，以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。由此衍生的问题是：只归档电子会计凭证的纸质打印件并不合法，且很容易陷入“电子会计凭证与纸质打印件同时归档，面临高成本、低效率等问题”以及“按要求可只归档电子会计凭证，但受档案管理水平和软硬件条件限制，多数单位并不能满足单套归档条件”的两难境地。因此，如此权衡之后，在会计档案归档时仍会采用“双套制”办法，导致电子会计凭证归档方式无法“破冰”。

2.2数据安全无法保证

单位可通过规范接口、规范数据转换格式将会计核算系统和其他业务系统进行无缝对接，实现内部数据的流通和原始凭证的电子化，但相比之下，外部电子会计凭证的收集、归档、保存难度更大，着重体现在安全保存、读取可靠以及防止篡改这几个关键性要素。与此同时，票据电子化后所带来的物理防伪性能消失，使得票据真伪辨别难度升级，还加大了票据重复报销、虚假发票入账的风险，电子会计憑证的真实性无法得到有力保证。

2.3人才队伍能力不足

现阶段，随着信息技术的革新，会计档案管理工作涉及“财务管理”、“档案管理”、以及“信息化技术”多重领域，但事实上，多数单位人才队伍的管理能力不足以适应新形势下对于复合型人才的需要，缺乏财务管理、档案管理以及信息技术知识的人才队伍无法在信息化时代顺利开展工作，也不利于电子会计档案的管理[2]。

2.4制度体系相对落后

各单位一定程度上存在管理理念和制度体系相对落后的情况，受“保守”理念和现实条件的制约，有些单位“不敢破冰”或是“不知该如何破冰”，由此导致现有的会计档案管理制度未根据国家的法律法规、规章制度等文件及时进行修订完善，沿用传统会计档案管理理念无法指导实际工作。

3.实现路径

良好的信息基础、合规的法律政策环境和成功的试点实践，可以促进电子会计档案管理的发展，受中国联通[3]、中国电信[4]等公司为代表的会计档案电子化试点启示，各单位可从以下几方面解决电子会计凭证入账、归档困境：

3.1强化顶层设计

从管理制度和软硬件设施保障着手，进一步建立完善能够适应新形势下会计档案电子化的制度体系，实现业务系统与电子会计档案管理系统无缝对接，并利用互联网接入已经标准化的归档接口，将已检测的电子会计文件和其元数据传输至电子会计档案管理系统，将收集的数据信息资源存入信息数据库，成为管理电子会计档案全生命周期的信息平台。

3.2建立技术标准规范

制定统一的电子会计档案归档接口，界定电子会计档案归档范围，明确归档流程、著录项等业务、技术标准;制定会计电子档案接入标准技术规范，实现与会计电子档案相关的业务系统与电子会计档案系统在线对接[5]。

3.3健全安全保障体系

建立以信息网络保障、电子档案使用、IT系统安全为核心的安全保障体系[6]。建立安全权限控制机制，实现统一用户与认证管理，将电子会计档案管理系统的云端和网络安全纳入信息化安全管理体系。

3.4强调部门协同联动

建立沟通协调机制，明确财务、档案、信息化部门职责，推动业务与档案深度融合，确保会计档案电子化工作质量。财务部门负责电子会计文件的收集与整理工作，档案部门负责会计档案的保管与利用工作，并对会计档案管理工作予以监督、指导，信息化部门负责相关平台的规划、建设及安全稳定地运行。

参考文献

[]张腊腊.信息化条件下企业会计档案电子化管理研究[D].首都经济贸易大学，2017.

[]麦志航.财务共享模式下的企业电子会计档案管理研究——基于大智移云物区背景[J].投资与创业，2021，32（03）：90-92.

[]杨茜雅.会计档案电子化助力财务管理转型——中国联通在全国率先推行会计档案电子化管理试点工作[J].中国档案，2015（02）：25-27.

[]孔繁杰.创新档案管理打造绿色账本——中国电信会计档案电子化管理试点实践[J].中国档案，2015（02）：28-29.

[][6]李晶伟.单轨制下企业会计档案电子化管理探析[J].机电兵船档案，2020（02）：65-67.