城建档案数字化风险及应对之策探析

孟淙

城建档案数字化作为档案信息化工作中的关键一环，其重要性不言而喻。现今，城建档案数字化过程中存在着几类风险因子，对数字化加工进度及成果质量产生不利影响。因此，笔者以本人从事的档案数字化工作实践中总结的几项城建档案数字化加工风险因素为切入点，阐述其产生原因，进而提出相应风险点应对策略，以达到提升城建档案管理部门从事档案数字化工作的风险防范意识、夯实城建档案数字化风险防范能力以及保障顺利、高效、高质开展城建档案数字化工作的目的。

一、开展城建档案数字化工作的意义

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》文件指出，“十四五”时期的重要发展目标之一为档案信息化建设再上新台阶，提升档案管理数字化、智能化水平。作为档案信息化的关键组成，城建档案数字化工作的开展显得尤为重要。城建档案，指的是在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种形式的历史记录。其专业性强，利用价值较高。对城建档案进行数字化加工后，会形成对应的数字化信息和档案影像，可在有效提升城建档案利用率的同时减少调卷次数，实现人力、物力等诸多资源的节约。由此可知，此项工作的开展，对实现城建档案实体安全保管、满足档案利用者对城建档案资源的迫切利用需求、助力城建档案管理部门城建档案数字资源建设有着至关重要的意义。

二、城建档案数字化工作现状及风险因子探析

（一）制度建设、宣贯、执行亟需完善

为保障城建档案数字化成果的完整性与真实性、使其作用价值得以充分发挥，制定、宣贯、执行城建档案数字化加工相应管理制度、标准规范的工作就显得尤为重要。然而，笔者发现，一些城建档案管理部门在开展数字化加工工作过程中，“重视业务而轻视管理”的现象屡见不鲜，即将主要的精力用来抓业务、对城建档案数字化加工工作相关管理制度、标准规范的制定及宣贯工作重视程度不高、执行力度也不甚到位。例如，没有针对性地制定出台数字化场所管理、安全管理及加工设备管理和岗位职责说明等制度;工作场所未张贴城建档案数字化加工相关规章制度;未对加工人员定期举办相关制度培训等。一方面，诸如此类的状况致使加工人员不甚了解各项管理制度、标准规范，另一方面也导致加工人员对所在崗位需贯彻执行的相关制度、标准规范内容以及职责的明晰度存在较大差距。制度建设的不完备，会给加工工作带来较多隐患，不利于对城建档案数字化加工工作的规范化、标准化管理。

（二）加工流程中存在的典型风险点梳理

1.实体档案缺乏原始状态记录

一些城建档案管理部门未对档案原始实体状态的记录工作予以重视，这导致一些仍处于破损状态或档案信息残缺不全等存疑的问题档案直接进入数字化加工环节。这些档案中不乏包含对城建业务工作的开展有重大参考价值的信息，例如建筑、结构、电气专业施工图设计图纸以及建设工程规划许可证、建设项目规划许可及其他事项申报表等。可以想见，缺乏必要的档案原始状态记录，数字化加工工作人员就无法知悉在加工操作以前的档案实体有无损坏、信息是否缺失……更无从考证档案缺损的具体缘由：档案形成不规范、接收工作不严谨，还是数字化加工方式不当致使的档案折损？缺乏原始状态记录的城建档案，一旦出现图纸信息残损（如图纸比例尺缺失等）、涉及关键信息的原档案清晰度较差等问题，会使城建档案丧失部分或全部利用价值，制约日常城建业务工作的高效开展。

2.档案预处理欠规范

城建档案数字化加工前期，一方面，需完成城建档案实体内容信息的梳理核实、整理规范工作[1]，包括拆除装订物、文件排列、编制页码或重编页码，目录及备考表的更换等多项工作;另一方面，也需在档案管理系统完成档案机读目录数据库的构建，即项目级、案卷级、文件级三级著录及修改等工作[2]。作为数字化加工工作的“打头阵”环节，预处理工作不到位，会使返工率陡增，阻碍后序加工工作的推进。目前，城建档案预处理欠规范的现象较为常见。例如，笔者发现，一些建设单位移交工程档案时，编制页码质量不一，页码漏编、错编、多编、随意编、编写不规范等现象较为突出。又如，由于卷内文件核对条目多、信息较为细碎，且加工人员工作标准不一，通常会引发城建档案的案卷内文件与著录目录信息不相匹配的谬误和著录质量参差不齐的状况。再如，加工工作人员在核查著录信息时，存在抽检的情况[3]。这种做法虽然降低了人力、时间成本，但极易使错误著录信息蒙混过关，完整性、规范性及准确性得不到保障。

3.加工方式的择选失当

城建档案数量繁多、种类庞杂，且形成年份不一。因此，城建档案的制成材料、色彩、幅面、质量各不相同，继而不同类别的城建档案，对扫描模式、分辨率、存储格式等方面有不同的要求。在此情况下，倘若选择非适宜的加工方式完成数字化的加工工作，会令城建档案数字化成果大打折扣[4]。例如，笔者在工作中发现，在对城建档案进行扫描时易出现扫描仪参数设置、调整不当的问题：在对实体字体偏小、图纸内容较为密集、清晰度低的这类城建档案进行加工时，仅采用200dpi的分辨率对其进行扫描，会使影像还原度、清晰度、细节表现力差，与档案原貌差异明显，质量大打折扣。再如，对含有红头文件、照片、彩色插图的城建档案用灰度模式进行扫描，会使档案丧失原真性。

4.档案图像处理加工质量欠佳

档案图像处理工序完成的质量高低对城建档案数字化加工成果的好坏有直接的影响。笔者发现，图像处理的工作一般由几个加工人员共同完成，但是完成效果却良莠不齐;此外，在这个加工环节，操作不规范的现象时有发生，一个比较有代表性的例子是，经过分幅扫描形成的多幅城建档案数字图像，需完成图像拼接处理。而在对其影像进行拼接操作的过程中，极易出现操作失误，使影像有较为明显的拼接痕迹、且丢失拼接处关键性的档案信息。

（三）系统设计、操作和运维不当

一些城建档案管理部门在进行数字化加工时，多使用的是采购而来的数字化加工系统，系统的开发设计并无统一的标准规范，包含的加工功能并不完备，不能满足城建档案部门日常全部的工作需要，致使“重复加工”“无效加工”“低效加工”现象频发。例如，有的城建档案数字化加工系统任务选择、接收方式单一，造成任务数据抓取不便或出现多人重复接收任务的情况，工作效率继而受到不良影响，滞后工作进度。此外，参与数字化加工人员若无法充分了解加工系统的操作方式，亦或加工系统更新换代不及时，都会导致系统无法满足实际工作的需求，对城建档案数字化成果带来质量风险。

（四）外包风险因素

将人力资本的投入、工作效率的高低、利用需求的攀升等因素纳入综合考虑，城建档案管理部门多采用外包的形式，将城建档案数字化工作交付档案社会服务机构完成。选取这种方式开展工作，在降低成本、增加效率的同时，也附带着项目承包方所派加工人员对城建档案数字化加工的专业知识掌握程度不一等弊端。承包数字化加工项目的团队不组织员工进行系统的岗前培训，会导致准入门槛过低。员工通常在对城建档案数字化加工应遵照的各级标准规范了解甚少、未充分熟悉本岗位操作流程的状况下开展工作，导致高返工率、项目进展缓慢、加工成果质量堪忧。

三、城建档案数字化风险应对策略

（一）制定、完善并落实城建档案数字化制度规范

工作制度规范的建立，能使日常工作有章法可循的同时，提升工作的规范化、标准化水平。目前，城建档案数字化工作主要依照国际标准《信息与文献——档案数字化实施指南》、国家标准《文献档案资料数字化工作导则》、行业标准《档案著录规则》《纸质档案数字化规范》《档案服务外包工作规范》《城建档案业务管理规范》等各级标准规范来开展加工工作。这些标准规范的实施，为档案数字化成果的真实可靠性提供坚实的理论支撑。而城建档案内容富有专业性，相较于文书档案，城建档案包含大量工程图纸，对加工模式的选取、加工设备的选定也不尽相同。笔者认为，承担城建档案数字化项目任务的各单位，应充分结合城建档案特点及自身实际工作情况，在充分领会以上各级发布的标准基础上，加强对城建档案数字化工作标准规范制定工作的重视程度，着力制定更为详实且针对性、适用性更强的城建档案数字化工作规范及工作细则[5]，内容涵盖城建档案数字化工作岗位职责、加工标准规范、城建档案安全管理制度、城建档案数字化加工设备的管理制度等。并为更好适应城建档案工作的新要求新形势的基础上，及时对标准规范进行完善，强化工作制度规范的落实，提升制度的执行力。最后，面向城建档案管理部门工作人员、外聘单位人员，定期举办相关制度及标准规范宣讲会，加大对标准规范的宣贯力度。

（二）形成详实的城建档案数字化加工流程记录

数字化加工环节环环相扣，对每个具体操作环节的加工人员予以明确、对每一项环节的工作要求加以明晰至关重要。只有将加工任务分解细化，责任落实到人，才能抓住成果质量的“牛鼻子”。开始进行城建档案交接时，就应做好纸质城建档案实体原始状态记录，注明档案实体及信息的保存状况、完整度等;档案预处理工作乃至后序每一项加工任务完成的同时，应及时在城建档案管理系统或数字化加工系统中形成详实的加工记录，注明工序名称、加工人员、加工时间、加工问题、备注等信息，既实现个人主体责任的落实，又为问题的可追溯提供坚实保障，形成“明责、履责、问责”的良好态势。譬如，在对档案扫描处理时，若发现影像信息内容模糊、识图困难、且无原始档案受损标识，通过核查加工信息，可明确上一环节具体加工人员加工责任，实现问题溯源高效化。

（三）强化城建档案数字化加工人员的“三个意识”

问题意识，即经常发现并提出档案工作中可能存在的问题，预先对其进行梳理，进而探求、分析，寻找解决问题的方法。城建档案数字化加工流程涉及多个业务操作环节，每一个环节出现问题都会影响工作的效率和进度，这就要求城建档案数字化加工工作人员具有较强的問题意识，提升档案整理、扫描、图像处理等各项环节步骤的问题预判能力，达到高效推进工作开展的目的。

责任意识，城建档案数字化加工人员应秉持责任担当，认真履职尽责，以提供高质量的档案管理服务为己任。城建档案的内容极富专业性，而对其进行数字化处理的档案工作人员，如果对城建档案内容所涉及的业务领域缺乏深入了解，可能会出现将数字化加工对象加以“区别对待”的现象：即严格管控图纸和重要文件的质量，对其它档案文件影像完成度加以忽视。所以，进行城建档案数字化工作时，应摒弃主观随意性以及个人认识的局限性、片面性，以反映档案的真实历史面貌为工作的根本归宿。

学习意识，伴随城建档案利用率的提升及档案资源开发的更深层次需要，“被动式”的学习状态、“机械式”的工作方式早已无法满足城建档案数字化工作的高质量需求。城建档案数字化加工工作人员应该增强主动学习业务知识的意识，以自学、集中培训、职工传帮带等方式，提升岗位履职能力。

（四）及时优化加工操作系统功能

伴随着加工工作的开展，可能会致使加工系统功能无法完全满足加工人员工作需要，城建档案管理部门工作人员应及时与软件设计方进行讨论沟通，共同商定软件的阶段性修改需求，完成城建档案数字化加工系统的优化工作。

（五）加强对外包公司人员的培训和沟通

城建档案数字化工作，经常面对海量的待加工任务，是一项消耗量较大的工作。因此，城建档案管理部门多采用外包的方式完成数字化加工工作。从事城建档案数字化工作的外包公司员工，一般并不具备城建档案专业知识，外包公司通常只进行简要的流程操作步骤培训后，便安排员工上岗实际操作，在这种情况下，极易出现大批量返工的状况。因此，笔者认为应该将业务培训“常态化”[6]，及时开展城建档案数字化相关国家、行业标准的学习，并针对加工工作中易出现的各类问题加以整合总结并研讨解决办法，以保障城建档案数字化的成果质量。