文件归档与档案归档辨析

刘瑶梦奇

一、前言

机缘巧合，笔者最近有幸接触到一些档案学基础知识，收获颇多。同时也发现一个有趣的现象，就是期刊文章中“档案归档”和“文件归档”一样，有很高的使用频率，在国内三大中文期刊全文数据库中均能检索到数以千计的使用“档案归档”一词或语义的文章。“档案归档”出现频率之高，大有与“文件归档”平分秋色之势，一时难以分真假辨雄雌。进一步研究分析，发现“文件归档”是真猴王，而“档案归档”却是假命题，是错误使用，应该摒弃，还档案学术一片净土。

二、文献检索概述

笔者近日分别以“文件归档”和“档案归档”为检索词对国内三大中文期刊全文数据库《中国知网》《维普中文科技期刊数据库》《万方数据库资源系统数字化期刊》中的文章篇名进行检索，结果分别检索出含“文件归档”用词或语义的文章1127篇、2634篇、2956篇，含“档案归档”用词或语义的文章1751篇、1272篇、2341篇（表1）。

以《维普中文科技期刊数据库》为例，对“档案归档”检索结果作进一步筛选，剔除篇名中不含“档案归档”一词或语义的文章133篇，余下1139篇文章篇名中都使用了“档案归档”一词或语义，时间跨度为1980年-2020年，这些文章刊登在非档案学期刊的居多，约占69.3%，约30.7%刊登在档案学期刊，且档案学期刊数多达30余种。可见“档案归档”意识之强烈、使用之普遍（表2）。

三、“档案归档”类型分析

梳理通过检索“档案归档”出来的1000余篇文章，发现“档案归档”的类型比较多，大致可分为四种。一是替代归档式，即用“档案”替代“文件”进行归档，比如工程档案归档、教学档案归档、声像档案归档、设计档案归档;二是杂糅归档式，即档案与归档对象混合在一起来表述归档，比如文书档案归档、底图档案归档、照片档案归档、电子文件档案归档、文书档案电子文件归档、电子档案设计资料归档、档案电子文件归档、档案归档文件范围等等;三是“非法”归档式，即将不可能用来归档的事物或概念拿来归档，比如项目归档、重大活动归档、标本档案特征归档等等;四是非归即档式，即档案生来即为档案，勿需归档环节，比如“归档前的档案”等等。

四、文件、归档与档案辨析

文件，是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。[1]这里的各种形式包括文本文件、图像文件、声像文件以及可执行的其他类型文件。

归档，是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。[2]

档案，是指社会组织或个人在以往的社会实践中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。[3]

根据有关文献，归档文件或者说文件转化为档案必须具备三个条件：一是文件必须处理完毕;二是文件对日后实际工作和科研具有一定的查考利用价值;三是文件必须按照一定原则和方法整理成具有有机联系的组合体。[4]

从上述三个概念定义来看，文件是档案的前身，档案是文件的归属，有保存价值的文件只有经过归档程序才能转化为档案，这早已为我国档案界所公认。曾三同志曾特别强调：“文件材料要归档，才叫档案。”[5]可见，“档案”与“文件”是两个完全不同的概念。在“归档”之说的指导下，我们把文件和档案区别开来，文件不是档案，档案也不是文件，这是中国档案学最基础的理论。[6]档案是文件归档的结果，具有保存价值的文件是归档的对象主体。此外，随着档案实践与理论研究的深入，像公章、锦旗、奖杯、标牌、钱币、牌匾、公务活动中获赠的纪念品、各种重大活动中形成的纪念品或宣传品等等带有文字且具有保存价值和技术可保存性的实物也可进行归档转化为实物档案，[7][8]这些实物是归档对象的有益补充，可以看作是广义的归档文件。因此，文件归档才是真命题，档案归档是假命题，犯了语义和逻辑错误。若硬要说“档案归档”，那就不仅是重复归档，将档案变成了档案的平方，而且犯了主谓搭配不当和语义重复啰嗦的语病。

五、“档案归档”心理分析

概念认识的模糊和对归档对象的纠结是“档案归档”产生的心理原因。

（一）概念认识模糊

对“归档”这一概念的定义理解不透彻，对归档对象把握不准，对文件与档案的转承关系认识模糊，是“档案归档”产生的根本原因。只有准确把握了文件、档案与归档三个概念的含义及其相互之间的关系，才会避免“档案归档”的出现。

（二）归档保全心理

由于概念认识上模糊，导致产生对归档对象的纠结，究竟是文件归档还是档案归档，一时莫衷一是，为了保险起见，干脆文件、档案一起上，于是出现了类似“文书档案归档”“电子文件档案归档”“电子档案文件归档”“照片档案归档”“底图档案归档”“工程资料档案归档”的表述。其实使用“文书（文件）歸档”“电子文件归档”“照片归档”“底图归档”“工程资料归档”即相应地产生文书档案、电子档案、照片档案、底图档案、工程档案。这样表述既简明又规范，还避免了语义和逻辑错误。

（三）无意识表述行为

同样由于概念认识上的模糊，导致出现一些无意识的不正确表述行为。比如上述提到的“非法”归档式中的“项目归档”“重大活动归档”“标本档案特征归档”和非归即档式中“归档前的档案”等等。把“项目”“重大活动”“标本档案特征”作为归档对象，一是不符合归档逻辑，二是这些对象不具有“技术上的可保存性”[9]，是无法实现归档操作的。“归档前的档案”否认了对文件归档的必要性或是认为需要对“档案”进行二次归档，都是犯了概念认识错误和表述逻辑错误，归档前只能是文件而不是档案。

六、结论

（一）如何对待“文件归档”和“档案归档”

“文件归档”与“档案归档”虽只是一词之差，却有着天壤之别，前者是规范的档案工作用语，得到学界和业界广泛认可，尽可大胆使用;后者却是一个不规范的表述或不正确的习惯性用语，泛滥使用将会影响档案工作实践和理论的正常发展，所以必须摒弃。

（二）如何规避“档案归档”类似问题

在专业论文写作和发表中，很有必要杜绝类似“档案归档”的不正确表述，这对净化学术空气、提升理论水平和业务能力都大有裨益。

首先，业界尤其是基层档案工作人员档案理论水平有待进一步提高。基层档案工作人员由于兼职多、任务重，理论学习时间不足或是学习主动性不够，往往导致理论水平欠缺，进而影响实际业务水平。一方面，作为基层档案人员，应积极主动利用国家档案局和人力资源社会保障部印发的《档案专业人员继续教育规定》（档发〔2018〕19号）所创造的职业充电机会，争取各种学习机会，多途径多形式加强理论学习和业务提升。另一方面，单位领导应为基层专兼职人员提供尽可能多的继续教育机会，持续打造一支理论和业务双高职业队伍。

其次，期刊编辑人员是专业论文质量的审核者和把关者，应充分发挥自己的理论水平和专业优势，加强对作者论文的修改指导，把好论文质量关，共同推动档案学理论和档案工作实践的良性发展。

参考文献：

[1] [2]国家档案局. DA/T 1—2000档案工作基本术语[S]. 2000.

[3] 冯惠玲. 档案学概论[M]. 张辑哲.北京：中国人民大学出版社，2009：6-6.

[4] 王健. 文书学[M]. 北京：中国人民大学出版社，2011：311-313.

[5] 曾三.关于档案室工作的几个问题[J].档案工作，1961（6）：3-5.

[6] 王恩汉.“归档”一个中国特色的档案学术语[J].中国档案，2000（2）：38-39.

[7] 冯惠玲. 档案学概论[M]. 张辑哲.北京：中国人民大学出版社，2009：14-14.

[8] 翁梅.浅谈实物档案的归档和管理[J].浙江档案，2008（10）：50-50.

[9] 冯惠玲. 档案学概论[M]. 张辑哲.北京：中国人民大学出版社，2009：14-14.

作者单位：成都信息工程大学软件工程学院