立足岗位做好新时代的高校档案管理工作

宋平 徐茂华

[摘           要]  高校在日常的管理中会形成一些具有保存和利用价值的材料，这些材料经过整理、立卷、归档，从而形成我们常说的档案，包括人事档案、综合档案、财务档案、基建档案等。档案工作不是简单地保管资料，健全档案管理工作不仅可以保守单位的秘密，还可以通过开发利用档案信息资源，为单位提供强有力的信息支撑和管理支持，是推动单位发展的重要组成部分。新时代档案管理工作更应与时俱进、创新发展，不断引入先进的管理方法，提升管理效果。

[关    键   词]  高校档案管理;档案部门;担当意识;服务意识

[中图分类号]  G717                   [文献标志码]  A                   [文章编号]  2096-0603（2021）45-0174-02

高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。档案部门是其保存和提供利用的专门机构。高校档案部门地位的确立不是一句空话，但在实际工作当中普遍体现得不理想，往往是“说起来重要、做起来次要、忙起来可要可不要”。在实际工作中，高校领导从重视程度、政策、经费等方面都没能更好地给予保证。要改变这一现状，需要多层面同时发力，进行系统思考综合施策，才可能逐步得到改善，使学校领导切实重视和经常研究档案工作，出台相关政策，加大经费投入，加大舆论导向作用，切实保证档案工作运行机制完善有效。作为档案工作人员也要以崭新的面貌立足本职岗位，为高校档案工作建设与发展贡献力量。

一、新时代档案管理中存在的问题分析

（一）先进的信息化设备较为缺乏

高校档案馆对传统档案的管理设备包括密集架等，但随着信息网络技术的发展，大数据、云计算、物联网等新技术也给数字档案馆带来了新的挑战，为了及时高效地满足用户多样化、专业化的档案信息需求，高校档案馆，需要建立一个集收取、保存、查阅、远程访问综合性的信息化平台，并且构建一个档案信息库、档案信息资源整合中心、档案信息用户群体构成的数字档案馆网络。高校档案馆应及时引进和更新软硬件设备，但高校档案馆在这方面的现状略微落后。

（二）檔案数字化程度不高

信息时代需要高校档案馆运用互联网技术，档案信息存储、信息整合、信息组织检索、整合与挖掘技术以及电子文件综合管理技术等多层次信息技术，在功能不同的各类信息结构上有序整理与集成处理产生的各类档案信息，并引进数字化信息安全技术体系保证档案信息资源的有效性、完整性和真实性。当前数字档案馆的建设方案并未要求所有的高校档案馆进行数字化扫描，再加上领导的重视程度不够，因此，一部分高校并未开展档案数字化加工工作，还有一些尽管之前开展了，但并没有坚持每年做，这对档案管理的与时俱进和创新发展是一个很大的阻碍。

（三）档案管理人员业务素质不高

档案管理人员只有具备专业的业务水平与综合素质，才能保证档案管理的效果，而实际中的档案管理人员却表现出老龄化趋势、业务水平与综合素质普遍不高的问题。由于档案管理工作对年轻人缺乏吸引力，较多年轻人不愿从事此类工作而导致管理人员老龄化。年龄较大的档案管理人员因接受新鲜事物较慢，不能充分利用信息技术实施档案管理工作，进而影响了档案管理的效果。另外，在大部分的高校当中，档案管理部门一直以来都是不被重视的，领导在安排管理者方面也没有严格考核其管理能力和综合素质。由于高校档案管理不被重视，因此，管理者不会有太多的晋升机会，他们也就不会主动进行综合素质的提升。

二、提升档案管理效率的有效措施

（一）强化档案意识，引入新设备，做好数字化工作

积极更新落后的硬件设备和软件设备，特别是软件设备的更新工作，是实现档案信息化、数字化的基本保证，是实现档案管理与时俱进的重要措施。数字化工作的开展是档案信息化的有效补充，是提高档案查找利用效率的有效途径，是档案创新发展的重点工作，对于之前的老旧档案，可以通过购买服务等方式实现档案的全部数字化，从而实现档案的现代化管理。

（二）加强理论学习，提高政治站位

理论是行动的先导，作为一名教育系统工作者，尤其是从事档案工作的人员，首要任务就是要加强理论学习，提高思想道德素质。深入学习贯彻党的十九大精神，学习贯彻习近平总书记重要讲话精神，落实好全国教育大会精神。时刻牢记自己的身份和使命，逐步提高自己的党性修养。严于律己，努力把所学的理论和知识与实际工作更好地相结合。通过参加培训、听宣讲，听报告、看视频等形式，边做边学，拓宽知识面，提升看问题的角度，为做好本职工作奠定理论基础，只有这样才能立足新时代，树立高标准，实现高水平。

（三）转变思想观念，增强担当意识

通过深入的学习，提高担当意识和担当能力，着力解决档案人员工作标准不高、开放意识不够、大局意识和工作能力不足、担当和工作激情缺乏等问题。档案工作人员要充分认识到强化个人的责任意识和服务意识，树立高度的责任感和敬业精神，牢记党的宗旨和责任使命。破除“多一事不如少一事”“不求有功，但求无过”的思想，全方位激发档案人员的工作热情。牢固树立勇于担当、主动作为的信念，增强为高校档案工作建设和发展贡献力量的信心和责任感。主要体现在档案工作日常的管理上，档案收集、整理、编目、利用。立足为教学、科研、教师、学生服务，为学校领导减少负担，在档案方方面面的工作中，取得突破性的进展。

（四）强化日常管理，规范工作程序

要想加强学校领导对档案管理的重视，一定要强化日常管理，规范工作程序，正所谓“没有规矩不成方圆”，档案管理亦是如此。档案部门负责人要做到率先垂范，“上为之，下效之”。带头履职尽责、担当作为，营造干事创业的良好氛围。制订规范的档案工作流程，逐渐杜绝懒散行为，强化日常管理，重新梳理工作任务，建立工作台账，加强检查考核。强化工作职责的落实有利于建立更好的工作责任制，完善责任落实机制。要进一步明确职责，细化指标，分解任务，完善责任机制。要加强监督检查，强化制度的执行力，依法追究责任。要加强作风建设，依法办事，规范管理，通过档案部门人员上下努力形成严格按规章制度办事、按程序办事的良好风气。

（五）规范档案制度，加强档案建设

档案人员要用新思想、新观念、新作为重新审视自己，反思自己，剖析自己，提高自己。立足本职、勇于担当、大胆创新，为教学、科研提供保障服务。增强档案工作的专业本领与专业技能，遵守党纪国法和档案法律 法规，遵守档案工作的各项规章制度。不断创新思维，全面把握政策法规，以公开透明促进制度建设，公开办事程序，规范工作行为，努力形成用制度管权、用制度管事、用制度管人的局面。完善档案管理相关的规章制度是一个漫长的过程，需要在实施中逐步发现问题并改正，高校应当多听取其他部门的意见，与其他学校进行沟通，取长补短，在管理上进行相应的整改、完善。

（六）提高服务意识，增强工作效果

我们在以往的工作中，尚且存在主动为学生主体考虑和服务意识比较欠缺的思想短板。今后工作中要强化服务意识，不断提高服务意识。树立服务理念，強化档案工作为学校中心工作服务，要服务好高校的发展大局，要服务好领导的决策，要服务好广大教职员工，要服务好学生。抓好档案人员队伍建设，努力建设一支政治坚定、品德高尚、业务过硬、结构合理、勤于育人的档案人员队伍。作为高校的一分子，高校的发展要靠大家一起努力，高校的发展和个人的发展是紧密联系在一起的。找到症结，真抓实干，提高服务质量，朝着既定目标不断努力，相信档案人员队伍会越来越好，高校各项事业的发展都会越来越好。

（七）加大培训力度，提升人员素质

首先，要定期对档案管理人员实施思想教育、国情教育、形势教育，提高管理人员的政治素养。其次，积极鼓励档案人员不断学习、参加行业内培训，提高学历层次和现有的业务能力和水平，充分调动档案人员的积极性，引导其能够正确看社会、看学校。最后，要提高创新意识。高校应鼓励档案管理人员创新工作模式，多去兄弟院校、省、市档案馆等单位参观学习，借鉴好的经验，弥补自身的不足，查漏补缺，实现档案管理模式的创新。

三、结语

大到国家的教育事业，小到高校的发展，紧要处往往就是几步，真正做到了抓住机遇、用好机遇，就会使蕴藏的潜力充分迸发，使发展的局面焕然一新。如果我们抓住机遇，就能够奋起直追，乘势而上;反之，让机遇擦肩而过，我们就会丧失实现新跨越的绝佳机会。站在新起点，抓住新机遇，实现新作为。作为高校档案工作者，我们要把思想和行动统一到习近平总书记重要讲话精神上来，立足本职岗位，破除旧有的思维方式和路径依赖，查摆问题，研究对策，助推高校档案工作建设与发展。

参考文献：

[1]于娜.立足本职岗位为高校档案工作建设与发展贡献力量[J].内蒙古科技与经济，2019（7）.

[2]刘一宁.数字时代高校档案工作者数字化素养提升策略研究[J].山西档案，2020（5）.

[3]付云金.新形势下如何做好高校档案管理工作[J].文化产业，2021（15）.

◎编辑 郑晓燕