浅析高校资料室学籍资料管理问题

郝冬梅

(河南郑州轻工业大学 物理与电子工程学院，河南 郑州 450002)

冯瑞丽老师在《浅谈高校专业资料中心的服务创新》一文中指出，随着现代科学技术的发展，图书馆事业也不断向前发展 ，高校院系资料中心(室)也以自己独有的特色不断壮大、完善。尽管在人员编制、藏书量以及设备等方面无法与校级图书馆相比，但由于其工作对象、工作性质具有很强的针对性和专业性 ，成为教学、科研不可缺少的一个重要组成部分。近年来，高校工作对学籍资料的查阅率呈现逐年上升的趋势，对高校各院系教学、科研和学科建设等工作有着非常重要的参考价值，有必要引起高校管理者的重视[1]。

1 高校资料室学籍资料管理概述

高校学籍资料，是指高校分院系在办学过程中逐年积累起来的一系列的有关学生的原始资料，如学生考试成绩，学生培养计划，学生毕业论文，学生学籍变动，学生就业信息，新生入学复试安排等文档，具体工作如下：①归档整理每学年每一个学生的各类原始成绩及档案信息等资料。②做好学生选修、免修、缓考、补考、重修、补修等信息资料的归档。③负责每一个学生入学信息及学籍变动等信息的核对和归档。④做好学生培养计划和课表准确无误并整理归档。⑤做好每一届毕业生的学位资格审查准确无误，并移交图书馆保存。⑥做好每一项考试工作的考前，考中和考后每一个环节及相关资料的归档。⑦毕业论文资料的整理归档工作。⑧负责学生每学年培养计划的修订与具体执行工作。这些原始碎片的资料是院系学籍管理工作的缩影，都需要工作过程中建档立卡保存齐一手资料。

2 院系学籍资料管理现状分析

2.1 学籍资料来源分散、形式多样

高校教务处督导办、教学科、教务科、教材科、教学实践科还有本院系部、系部教研室、实验室以及学生个人都是它的信息源，这些资料有些以红头文件纸质版的形式下发到院系，有些却是工作者在管理过程中自然形成的历史记录资料，从而形成了来源分散、内容丰富、载体形式多样化的记录资料，这些资料的来源具有分散性、多样性，原始性的特点；这样的存在形式，致使信息资料保存在本单位内部，其他部门获取某些公共信息较为困难， 相关信息资料不能快速、有效地共享，所以说存在部门之间横向信息资料流通不畅的问题；另外学校每年都要进行相关教育信息资料的汇总工作，从基层院系经层层填表整理，直到最终数据的收集统计，形式多样且需要耗费大量的人力、物力、时间[2]。笔者认为，这些问题或多或少制约了高校学籍资料的高效发展，制约了高校教学水平的快速提高。

2.2 相关人员资料管理意识薄弱

有的学籍资料的管理者管理意识淡薄，并且缺乏专业的资料管理知识，再加上学校档案室对他们的培训指导工作力度不够，没有引起相关部门的重视等等原因致使有些院系管理者忽视了学籍资料归档的重要性，造成有些学籍资料的不连贯性和不完整性，比如有些老师不能自觉递交学生原始成绩单，有些管理者由于种种原因忘记了催要，这样就会导致成绩单原始资料的不完整性，不利于高校资料管理工作的有序进行，所以说管理者对学籍资料的重要性认识有待加强[3]。

2.3 学籍资料管理存在零碎性和多样性的特点

目前，河南郑州轻工业大学学生人数已达2万多人，为适应近年来高校扩招现象，办学效率的提高显得至关重要，先进的计算机功能已被人们深刻认可并利用，从2001年，由湖南青果软件有限公司开发的“KINGOSOFT高校数字校园综合管理平台教务网络管理系统”已进入本校学籍资料管理工作中并发挥着非常重要的作用(见图1)。使用该软件对学生信息进行管理，具有手工操作所无法比拟的优点。例如：检索方便、查找快捷、可信性高、储存量大、保密性强、成本低等，但也有系统存在的问题：本校学籍管理系统存在横向信息资料流通不畅、数据处理及查询结果存在或多或少的不足，有些数据还很存在零碎性，还需要手工处理和归整，这样就不免会造成各个院系的文档格式不统一性的现象[4]。

图1 KINGOSOFT高校数字校园综合管理平台教务网络管理系统

2.4 学籍资料日常性与管理者多面性相矛盾

学籍管理工作具有多面性、事务性、日常性的显著特点。现阶段高校学服务管理人员大多由教学秘书兼任，有些教学秘书还兼任计生委员，女工委员等数职，日常工作直接服务师生且繁忙琐碎，细微之处稍有疏忽就会直接影响正常教学活动。加之许多学籍管理人员对资料管理业务水平有待提高，而且很多高校面临行政管理人员在精简压缩，学生人数、学籍资料管理内容却在增多的矛盾现状，这样忙于管理日常事务的他们就没有更多的精力和专一的时间去整理那些零碎分散的资料，从而造成杂乱无序的学籍资料不能规范专业的管理保护，以上这些现象都严重制约了办学效率[5]。

3 改变现状的具体对策

3.1 加强学籍资料管理建设

对于高校学籍资料而言，主要涉及学生的相关信息资源。管理者要对这些资料进行综合的分析和总结，并以此反映正确的学生信息，提供科学的教学数据，可以说高效的学籍资料管理水平可以提高高校整体办公效率，提升高校的管理与决策水平，促进高校信息化的发展，推动高校稳步前进，对高校决策者有着巨大的参考意义和决定意义。所以，高校决策者应重视学籍资料管理工作，应逐步改进和完善一套适合本校发展的学籍资料管理规章制度，以便推动学籍资料管理工作逐渐步入规范化轨道，以便学籍资料的收交管理、分类归档、借阅程序等方面能做到有章可循、有据可依，在管理体系中要突出院系学籍资料管理的重要性，同时还应配备专门的学籍资料管理人员，并在职称评审等问题上和其他管理者同等对待，用感情激励他们，让他们无后顾之忧，舒心工作。

3.2 不断对学籍管理系统存在的不足加以改进

网上有关数据库技术的简介为：数据库是一个面向主题的、集成的及随时间变化的，但信息本身又相对稳定的具有历史性的数据资料集合，它用于对管理决策过程的支持[6]。所以，不妨在学校学籍资料管理中加以应用它，可以将数据库和高校学籍资料管理有机结合起来，用数据库技术来集中处理学籍管理中历史的和分散的数据资料，有必要在学校内部改进一套完美的软件处理平台，以此来弥补改进学籍资料管理系统的不足之处，这样不仅能提高业务管理效率，而且还保证历史学籍数据资料的系统性、完整性、准确性，保证这些数据资料更好的服务于办学，服务于师生。例如郑州轻工业大学自本学期开始启动学生自助服务打印系统，自助打印系统可为学生提供成绩单、学籍证明和成绩绩点说明等材料，极大地方便了学生。

3.3 提高学籍管理人员的业务素质

学籍管理人员首先自身从思想上要提高认识，对学籍资料管理工作要有奉献精神，要热爱工作微笑服务，要加强学习提高水平，要有时代紧迫感，明确自身不仅要精通学籍资料管理业务，还要掌握一定的专业知识；不仅要熟练操作学籍管理系统的每个步骤，还要手工管理方式加以辅助；不仅要掌握计算机检索，制表等手段，还要懂整理资料立卷归档的步骤，还要有主动服务、科学管理、重视学籍资料管理的思想意识。同时高校领导更应加强对学籍管理人员的业务培训工作，可通过听专家报告、院系间互相交流学习等办法，来拓展学籍管理人员的知识层面，提高他们的业务素质，达到学籍资料管理者掌握新的技能和知识的目的，提高学籍资料的管理水平，提升学籍资料的服务效率，适应高校新形势发展的要求[7]。

4 高校学籍信息资料管理模式如何适应形势

4.1 纸质版向电子化管理模式转变

4.1.1 纸质资料作为传统的信息传递工具凭借其独特的稳定性[8]，不受电子设备有无的限制，不易被丢失的优势。仍有保管意义，也很符合人们长久以来养成的阅读习惯，但随着电子信息技术的发展及网络技术的普及，电子资源的数量和品种也在逐渐增多。在高校的应用也越来越广泛，二者互为补充，对于多数高校图书馆资料室而言 ，居于主体地位的仍为纸质资料。然而电子资料由于本身方便快捷节省空间的独特保存优势更得到年轻人的喜爱。

4.1.2 选用优质数据库，比如高校“学信网”的应用方便实用，深受学生喜爱，新生学籍电子注册工作，是加强高校学生学籍管理的主要手段，新生通过学籍电子注册后才能获得学籍，具有学籍的学生才能获得学历证书，学历证书上的相关信息以电子注册信息为依据。我们学院高度重视，认真做好学籍信息自查的宣传动员工作，在规定时间内完成新生学籍信息自查工作。如学生未按时查询和自查，因学籍信息错误引起的后果由学生本人承担责任[9]。全国高校参加全国统考、经省级招办录取并已报到注册的全体2020年录取的全日制本科新生学籍在中国高等教育学生信息网(以下简称“学信网”)注册工作已全部完成。为保证学信网上学生学籍信息的准确性、完整性，现开展2020级新生学籍信息自查工作，查询网站为中国高等教育学生信息网(网址http：//www.chsi.com.cn/)，教育部指定学籍学历查询的唯一网站。查询步骤是登录“学信网”→“学籍学历信息查询与认证服务” →“学籍查询”→“新生学籍”→“注册学信网账号”→ “登录学信档案”→查询个人学籍信息。

4.2 服务好教学评估、工程认证等资料查阅

学生考试卷子、成绩等的完整性、规范性都需要我们工作做到认真细致，教学评估、工程认证、教学检查等等需要查阅资料的时候，资料管理者能做到件件有着落，快速准确抓取所需资料，做好全方位服务工作。

4.3 高校学籍资料保护新型管理模式有待提高

新形势下需要资料管理者不断提高水平， 比如计算机、打印机等设备有待更新，管理人员有待学习新技术、新理念、新思想、新观点，需要不断进步，需要不断提高办事效率，以一切为了服务师生的热情投入工作，方便快捷地把学籍资料保存和管理好，同时资料管理人员还需要提高自己的普通话水平和师生沟通能力，不断提高新型管理模式与服务水平[10]。

4.4 不断树立“以人为本”的学籍资料管理和服务理念

师生在工作过程中越来越认识到资料管理的重要意义与作用的情况下，学籍资料管理无疑应纳入现代图书资料的管理模式之中。随着学籍资料查询者知识面的不断拓宽和交叉，各院系资料室的服务应以用户为中心，所有的服务必须以方便用户、满足用户需求为前提。各院系资料室应推行“以人为本”的管理模式，急用户所急想用户所想，为用户排除查询过程中的障碍，节约用户从学籍资料海洋中查询的时间。而且各院系资料室推行“以人为本”的管理模式还能激励广大教学和科研人员的积极性、创造性、创新性。在大数据环境的影响下，不断树立“以人为本”的资源管理和服务理念，不断提高各资料室的信息服务水平，满足查询者的需求，应竭尽全力为各院系资料室实施科学管理打下一定的基础，实现人性化的管理模式和服务理念，从思想上抱着“一切为了查阅者”的服务宗旨，最终达到“以人为本”的服务意识，从而提高学籍资料的整体服务水平[11]。

4.5 及时修补破损缺失的学籍资料

资料中的缺失破损现象严重．这些原因并不是暂时存在的，因此我们保护资料时要做到细枝末节，将所有缺失破损原因及解决方法联系起来对待。既要保证资料室室内环境良好，比如通风良好，温湿度适宜，干净整洁，空气清新，禁止吸烟，防止老鼠等进入，还要安装紫外线消毒灯管和光触媒装置。同时要坚持不懈耐心地对管理者进行爱护资料保护资料的宣传教育，这样才能有效降低学籍资料的破损率，学籍资料的自身价值在于利用 ，而利用的前提是要妥善保管并尽量保持资料的准确完好无损。这是我们每个资料工作人员以及广大读者应该牢记的。只有真正把点滴工作做到位，我们的资料才能完整无损准确的保管好，并提供给查阅人利用，资料保护得更久、更远、更有利用价值[11]。

4.6 加大经费投入

随着高校的跨越式发展，资料也在逐年增加，加大资料室房间面积，购置资料架、阅览架、资料夹、文件夹等等相关用具，增加人员配置，加强资料室文化、环境建设等等硬件建设势在必行。

4．7 注重用户间交流和反馈，提升资料的生命力和质量

交流和反馈，既体现在用户间、上下级、平级间的交流和反馈，又包括和上级机关、基层院系，以及用户实践中体现出的新要求、新变化。资料的质量提升不是一朝一夕可以完成的事情，需要在不断的沟通、交流、反馈、工作中补齐短板，对内完善自己的资源优势、优化自己的资源质量，对外根据用户的需要，了解用户的动态，拓宽管理者思路，注重信息反馈内容，整理资料保护资料过程中变被动为主动，避免不必要跟风和走弯路。一方面要及时掌握教育部新动向、新理念，聆听各级领导、各行业专家对学籍发展的新指示和新建议；另一方面，主动交流和反馈了解用户新的查阅需求和方式，以便适时做出调整回应对策改进，方能确保资料质量的优化和可持续查阅，提升学籍资料的生命力和质量[12]。

5 结束语

学籍资料是高校教学管理水平的缩影，是学生信息的真实记录，是最原始资料，在高校学籍管理中扮演着越来越重要的角色，也是高校资料管理水平的体现，是长期而艰巨的细碎式系统工程，很有必要做好此项工作，只有认真梳理，总结经验，找出不足，快速对策，广泛征集，掌握其规律和特点，资料为王，服务第一，把好学籍资料管理工作做好做精，才能使高校整体资料管理信息化、规范化、高效化、科学化发展，才能在高校教学管理、学科建设、评估考察、博士点建设等工作中发挥其重要作用，才能促进学校本科教学的正常高效进行，才能加强学校学生教风、学风建设，进一步规范学生学业管理与培养环节，保持良好的学习秩序，全面提高学生培养质量，才能提高学校的整体办学效率和办学层次[12]。