浅谈新媒体环境下的档案信息服务

◎王 丹

随着数字时代的到来，各类信息媒体不断涌现，人类社会的记忆和传播方式表现出多元化的发展趋势。媒体之间的界限越来越模糊，新媒体在人们的生活中无处不在，各种信息媒体相互交融，给人们的工作、学习、娱乐和交流方式带来了极大的改变。媒体革命是当今信息技术发展中最具活力的因素，也是促进档案事业发展的强大动力，新媒体技术使档案事业的生存环境发生了跨越式的升级，为档案信息服务提供了新的思路和途径。下面，本文拟就新媒体环境下档案信息服务的发展方向进行简要探讨。

一、新媒体环境下的档案信息聚合服务

在网络信息社会，各类信息数量不断激增，档案信息的数量也在成倍增长，人们需要有一种档案检索系统，快速地提供每个人所需的档案信息，这时就需要提供档案信息聚合服务。档案信息聚合服务是利用档案机构自身拥有的或第三方提供的客户端软件和网络应用程序，根据利用者的需要，将分散在网站、社交软件等各类新媒体上的网络档案信息汇总、集成、整合到单一地点以便利用者使用的一种服务形式。档案信息聚合服务是实现相关档案信息关联集成的网络应用模式，它将在各种新媒体上碎片化的信息动态关联并整合起来，使之成为个性化的信息，有效提供服务并实现资源共享。在虚拟的网络数字环境中，档案信息聚合服务打破了档案信息孤立使用的局限。它不仅可以让利用者同时检索存储在不同地点的档案信息，同时，它还可以为利用者创造一个信息获取平台，打破不同种类信息资源之间的壁垒，将档案信息资源和其他不同信息资源集成起来，融合成为利用者需要的种类丰富、相互关联的信息资源体系，使利用者获取信息的种类和广度得到拓展，为利用者提供一站式的个性化服务。这种信息聚合服务可以改善过多信息给利用者带来的困扰，节约利用者的时间和精力，让信息服务更有效率。因此，聚合服务是新媒体环境下信息服务的发展方向，它可以使档案信息服务变得高效、快捷和准确。

二、新媒体环境下的档案信息推送服务

档案信息推送服务是指档案管理机构对利用者对档案信息需求汇总分析后，利用先进的现代网络信息技术从各种渠道和载体的档案信息源中提取有用档案信息，将具有个性化需求的信息主动地呈现在利用者面前，是一种智能性的档案信息服务方式。档案管理机构根据收集和分析出来的利用者的个性化需要，有针对性地借助特殊的软件系统对档案信息资源进行搜集、提取、加工、整理，在适当的时候通过特定的方式传送给利用者。信息推送技术是档案信息推送服务的前提，它是依据特定的技术标准和用户预先设定的条件，如所需信息的时效、种类等要求，自动从网上的信息资源中选择出符合预设条件的信息，在特定的时间通过某种方式将信息传递给用户的一种专业化信息获取技术。档案管理机构可以通过汇总分析用户需求，主动寻找档案信息利用者，将信息推送技术运用在档案信息服务中，主动提供档案信息给利用者，使其享受便捷的个性化服务。档案推送服务的主动性体现在不需要利用者的请求就能通过各种形式为利用者提供其所需要的档案信息。档案信息服务的个性化体现在根据利用者的特定需求搜索、整理信息并推送给利用者，而且可以根据利用者的喜好为其提供定制的专属界面。档案信息服务的集成性体现在可以把各种渠道和载体的特定信息汇集起来，融合成利用者可用的信息集合提供给利用者。与传统的“守株待兔”式服务方式相比，档案信息推送服务以最少的时间、最高的效率和最人性化的方式提供档案信息服务，可以使档案信息服务的质量有一个质的飞跃。

三、新媒体环境下的档案信息自助服务

在新媒体环境下，网络不仅是信息资源的集合体，还是服务资源的集合体。有多种形式的服务已经可以通过网络直接以自助的方式实现。随着新媒体的发展，档案信息服务也可以通过网络以自助的方式得以实现。档案自助服务是档案机构以馆藏档案为基础，以档案信息数字化为前提，以计算机技术、网络技术等新媒体技术为依托，通过网络提供档案信息服务所需的平台、环境、条件和机制，使得利用者使用计算机、手机等设备联入互联网或移动互联网，根据个人需求，自己在线完成档案信息检索、阅览、复制、编研等各种档案利用活动的一种全方位、开放式的服务活动。档案自助服务可以使利用者有更多的控制权，无论身处何地都可以远程利用档案信息资源，使随时查询、使用档案信息成为现实，这是档案自助服务最大的优点。档案信息自助服务还可以根据服务对象的不同，形成服务内容、方式上的差异，服务内容具有普遍性、多样性、并兼顾到特殊性。档案信息自助服务是新媒体环境下的重要发展趋势之一，档案利用者可使用手机、个人计算机等设备，通过友好的软件界面，根据自身需求进行档案信息自助服务。

四、新媒体环境下的档案信息个性化服务

随着社会信息化程度的不断加深，不同利用者群体不再满足一般性的档案信息服务，迫切需要档案管理机构提供个性化的信息服务。个性化档案信息服务是一种以利用者为中心，能满足利用者个体需求，给利用者带来便利的服务方式。个性化的服务主要包括三个方面的个性化：一是实现服务时空的个性化，即根据利用者特定的时间和地点满足其对档案信息的需求；二是呈现服务方式的个性化，即根据利用者个人喜好及专业背景开展档案信息服务；三是提供个性化的服务内容，即面对不同利用者以同一问题的需求，有针对性地使利用者能够各取所需、各得其益。个性化档案信息服务的实质在于找到档案信息与利用者个别利用需求的契合点，它不仅能带来注意力效应，而且还可增强利用者的忠诚度和依赖感。档案信息服务是面对利用者的服务，只有得到了利用者的肯定，才能获得发展的空间，因而要重视和提供个性化档案信息服务，这对提高档案信息服务效益具有重要意义。

五、新媒体环境下的档案信息移动化服务

在新媒体技术迅速发展的时代，以移动互联网为基础、集多种功能于一体的手机成为移动新媒体的代表，取代传统媒体成为人们的主要媒体终端和阅读终端，它具有的强大的网络互动性、丰富的表现形式、快速的信息传播能力、突出的个性化特征不仅改变了人们的获取信息方式和阅读习惯，还极大地促进了各种信息服务能力的提高。移动化档案信息服务作为档案信息服务的主要形态，可以突破物理档案馆和数字档案馆之间的壁垒，淡化档案管理机构与利用者的界限以利用者的需求为中心，为利用者在任意时空，以任意方式为利用者提供任意档案信息。由于手机等移动新媒体的便捷性，利用者可以利用碎片时间自助完成多种方式的信息服务。移动新媒体还可以明确网络档案信息服务的对象的身份，一些在安全保密方面有特殊要求的档案信息服务可以通过手机来确认利用者的身份，审核使用档案信息服务的对象。档案信息服务的移动化发展趋势不断革新传统的服务形式，促使了移动档案棺的产生。移动档案馆是以手机档案馆为代表，充分利用手机作为移动终端设备所具有的移动性、实时性、主动性、个性化的特点，来为用户提供档案信息服务。相对于传统档案服务方式，移动档案馆在转变档案信息服务方式、拓展档案信息服务路径及范围、提升档案信息资源价值等方面有更大的发展潜力和更广阔的发展空间。

面对新媒体环境，档案管理机构开展信息服务的服务思想、服务措施和服务手段不能局限于传统的思维和管理模式，要有与时俱进的能力和创新精神，顺应时代的发展，利用先进的科学技术手段，为利用者提供准确、便捷、个性化的档案信息服务，推动档案事业现代化进程的高速发展。