新时代对高校人事档案高质量发展的思考

2021-11-12于凤仙

海外文摘·学术 2021年16期

摘要：高校人事档案目前存在重视程度不足、信息化建设不足、宣传力度不足、服务意识不足的现状，针对这些问题，提出了推动高校人事档案高质量发展的相应对策，从而促进社会公众增强档案意识，促进人事档案工作的不断发展。

关键词：人事档案;高质量发展;重视;信息化;宣传;服务

中图分类号：G278.6 文献标识码：A文章编号：1003-2177（2021）16-0118-03

档案全面记录了人类生活的各个领域，与每个人和每个组织密切相关。而人事档案作为档案的重要组成部分，主要记录了个人的政治面貌、思想品德、个人经历、工作表现、业务能力以及工作成绩等，是个人整个成长过程的缩影。人事档案在高校教职工的职称评聘、干部选拔任用、评鉴人才等工作中发挥着十分重要的依据作用，在实施时人事档案管理更应注重科学化、制度化、规范化的管理。因此实现人事档案管理高质量发展的要求就越来越迫切。

1 高校人事档案工作的现状

1.1 重视程度不足

高校人事档案工作重视程度不足主要体现在三个方面：（1）学校层面，（2）档案管理者层面，（3）档案个人方面。

高校领导层面对人事档案工作的重视程度低，对人、财、物的支持力度不够，使得人事档案在人才队伍建设、信息化建设等方面发展缓慢，阻碍了人事档案的高质量发展，進而在学校发展过程中无法为高校决策者快速地提供准确数据以及统计分析，影响了人事档案功能的充分发挥。

档案管理者层面对人事档案的重视程度低，主要体现在大多数单位专业的档案管理人才缺乏，档案管理人员工作主动性差。在工作中总感觉被边缘化，工作被动应付，认为“做多做少一个样”，接收新理念、新方法的意识不强，坚持固有的工作模式，坐等档案上门，在档案的保管、移交、接收、利用中，没有创新思路，缺乏创新能力。

档案个人对档案的重视不足，则导致档案内容不全，档案材料缺失。一个人的人事档案在求学期间保存得相对比较完整，但是毕业后由于个人工作的变动，会出现档案部分材料丢失，严重的甚至于整本档案丢失。另外就是档案个人平时工作学习中，对考核鉴定、培训进修等材料填写存在敷衍应付情况。笔者在工作中，常常遇到一些教职工，因为职称评审需要提供自己授课、辅导员经历等情况，或是在公证、身份证明时需要提供自己的亲属社会关系，到档案室复印本人人事档案中的相关内容作为佐证材料，但是在查阅档案时却发现在本人填写的档案材料中很多内容不全、缺失，会发出“这么重要的信息，我为什么没有填写呢”的质疑，从而让自己陷入被动之中。

1.2 信息化建设水平不足

随着信息时代和社会经济的发展，人事档案工作发展的外部环境发生了巨大的变化，档案工作的载体不断增加，也出现了新的档案记录方式和新的管理模式，档案工作面临着从纸质的传统管理向电子化的数字管理转变的巨大挑战。但是目前很多高校场所有限，经费投入不足，没有配备足够的硬件设备（高性能计算机、服务器、高速扫描仪等）、相应的软件设备（图片处理软件、影音处理软件、存储信息软件等）以及专业的人事档案管理系统，同时部分档案工作者缺乏专业的知识和技能，因此仅仅做到了人事档案目录的电子化，人事档案数字化进程缓慢，很难实现人事档案信息的检索、统计、分析等，也无法在学校的人才培养、知人用人、考评选拔中提供具有支撑作用的信息，为学校领导的决策提供可靠的参考依据。

1.3 宣传力度不足

传统的人事档案工作模式，非常注重档案的保密性，在思想上对档案的宣传重视不够，在形式上对档案宣传的方法单一，在内容上对档案宣传的吸引力缺乏，这些都导致社会公众不了解档案和档案工作，对档案的普遍认知度低，档案意识模糊。在工作中很少从档案的角度考虑到文件的归档问题，对文件没有进行分类整理，也没有主动及时上交档案管理部门的意识，从而造成重要档案材料的缺失。正是档案意识薄弱，造成了不利于人事档案高质量发展的原因。因此，加强人事档案宣传工作，增强全社会档案意识，促进档案事业的发展，迫在眉睫。

1.4 服务意识不足

目前很多高校人事档案管理上存在服务意识不足的现象，处于被动服务，服务不主动，停留在“你来查什么我提什么”也就是坐等利用者上门的状态。这种不积极、不主动的状态严重影响了人事档案价值的体现，使档案的利用也不能达到应有的效果。服务意识不足的主要原因有以下方面：（1）档案管理的服务理念陈旧，只求看好门、不失误，保证档案不丢失，仅仅做到管好档案;（2）档案管理人员工作素养缺乏，态度消极，责任意识不强，对档案利用者的服务态度、质量和效率有待提高，没有通过档案服务体现工作价值;（3）档案管理制度不够完善，人事档案材料不完整，部分档案材料的缺失严重影响的服务的质量，从而影响了档案管理事业的健康发展。

2 推动高校人事档案高质量发展的对策

2.1 加强对档案事业的重视

2.1.1 加强领导层的支持力度

新修订的《档案法》把坚持中国共产党对档案工作的领导写入法律，把党的领导落实到档案工作的全过程和各个方面，进而明确了“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责。在高校人事档案工作中，要时刻牢记“为谁而管、为谁而用”，切实把档案工作纳入到学校的年度工作计划和发展规划中，坚持把档案事业的发展融入到学校的各项工作中，围绕学校的中心工作和发展大局，建立学校统一领导、部门分级管理的体制，把档案工作列入年终考核的内容;同时加强档案工作的投入，按照学校预算编制和财务管理有关规定，合理的核定档案工作经费，将档案工作所需的各项经费列入学校财政预算，为档案工作提供人力、财力、物力等方面保障，推动档案工作的健康有序发展^[1]。

2.1.2 加强档案干部队伍建设

注重思想教育，用中国特色社会主义理论体系武装头脑，鼓励他们乐于奉献、埋头苦干，并不断创新工作方法，改变工作思路和固有模式，做到主动追踪，主动服务;建立科学的人才引进机制，引进专业和高素质的档案专业人员，同时为在职的档案管理者创造学习培训、交流锻炼的条件，提高现有档案工作者的业务素质;关心档案干部的成长及选拔任用，切实帮助他们解决各种实际问题和后顾之忧，从而保证档案工作队伍的稳定性^[2]。

2.1.3 提高职能部门档案意识

思想是行动的先导，只有真正地了解档案，不断提高档案意识，才能在行动给予支持。高校新进教职工的入职培训，是高校开展的有关学校各部门职能以及办事流程的相关介绍，目的是让教职工尽快熟悉工作环境，尽早融入到工作中去。

2.2 加快人事檔案信息化建设

2018年颁布的《干部人事档案工作条例》中明确要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。2020年新修订的档案法新增了“档案信息化建设”章节，为档案信息化建设提供了法律依据，将档案信息化工作从法律上给予规范，可见档案信息化建设刻不容缓^[3]。因此，新时代高校人事档案管理实现信息化是时代的要求，也是必然的选择。

2.2.1 增强人事档案信息化的认知，加快信息化进程

在高校人事档案的信息化建设中，从领导到一线的档案工作者，要及时转变自己的工作意识，明确档案信息化的重要性及必要性，积极参与到信息化建设中去。加快现代化信息技术在人事档案管理中的运用，把人事档案的信息化建设列入高校的智慧、数字化校园建设的整体规划之中，推进现代化信息技术与人事档案工作的深度融合，尽早实现人事档案的信息化。

2.2.2 加大资金投入，强化档案信息化软硬件投入

根据高校的实际需要，配备档案信息化的硬件设备，开发或购买专业的干部人事档案管理软件与各种数据处理软件，提高档案的利用率。

2.2.3 制定相关制度，保障档案信息化安全

高校在进行档案信息化建设时，要遵循相关的法律法规，如《电子公文归档暂行管理办法》《档案信息安全保护基本要求》等文件制定的标准规范，作为高校人事档案信息化建设的指导，结合本校工作实际，出台一套相应的切实可行的档案信息化管理制度，以制度保障档案工作的具体环节及安全，进而推进档案信息化、管理规范化的进程。

2.3 加大人事档案宣传力度

2.3.1 明确档案宣传目标

档案宣传最重要的目标，就是增强社会公众的档案意识。人事档案的宣传工作，必须以《档案法》为指导，与时俱进，围绕增强全民档案意识的目标，采用科学合理有效的宣传方式，让社会大众了解档案、认识档案，让档案意识渗透于社会公众的日常工作、学习和生活各个领域，从而促进档案事业高质量发展^[4]。

2.3.2 增加档案宣传形式的灵活性

打破传统宣传方式的局限，发挥网络宣传优势，运用各种新媒体手段比如微信公众号、微博等，发布档案工作的相关法律法规、小知识、工作动态、科普文章等，借助计算机网络信息平台，打破地域限制，扩大档案宣传的覆盖面，全方位、多角度宣传档案工作。

2.3.3 增加档案宣传内容的多样性

结合国际档案日，开展档案系列宣传活动，比如“档案见证小康路、聚焦扶贫决胜期”主题征文活动，建党100周年“档案话百年”与挖掘校史中的红色故事和红色人物等，让沉睡的档案得以新生，让消失的历史重新展现在大众的面前，进而体现档案的内在价值;邀请国内外知名档案专家学者、优秀的档案工作者举办档案专题讲座，增加档案知识，提高档案工作者的专业素质;档案工作者还可以借助各种宣传形式分享自己在工作中遇到的有趣的、有意义、有代表性的事情，让大众更深入地了解档案和档案工作。

2.4 提高人事档案服务意识

档案管理的终极目标是档案的利用，档案的利用需要由档案服务来体现，档案服务是档案利用的主要途径，因此提高档案服务意识，满足社会大众的需求，是保证档案管理工作高质量发展的迫切要求。

2.4.1 强化服务意识，提升服务能力

要树立“以人为本”的服务理念，从利用者的角度出发，更多地考虑档案利用者的服务需求，并且尽可能地为利用者提供一个舒适的环境，从而提升档案利用者的服务体验，这对体现高校人事档案的内在价值具有重要意义。

2.4.2 增强主动服务，创新服务方式

提高档案管理者的综合素质，主动了解社会大众的档案利用需要是提高服务意识的首要条件，加大档案收集整理力度，夯实档案管理基础工作是增强主动服务必备条件，这两者缺一不可，相辅相成，进而形成完整的服务管理体系。

2.4.3 完善规章制度，保障服务质量

人事档案管理要依据《档案法》《干部人事档案工作条例》等相关的规章制度，不断完善管理制度，规范人事档案管理流程，保证提供优质的档案服务。在实际工作中，要制定出详细的管理流程、优化的工作服务流程、有效的监督监管制度，规范档案工作者的工作，全面提升档案服务质量^[5]。

参考文献

[1]王素洁.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].才智，2019（35）：234.

[2]潘红.新时期我国高校档案管理理论发展研究[J].办公室业务，2019（12）：144-145.

[3]张晓培.高校档案信息化建设中的问题与对策思考[J].兰台内外，2019（10）：19-20.