探究如何做好大型会议活动的组织服务工作

■孙开玉 徐辉丽/琼台师范学院

众所周知，大型会议活动的开展，具有要求高、难度大和繁杂等特点。而且会议活动不仅是党委推动工作的重要载体，同时还是领导机关实行领导的主要方式，具有较强的政治性、目的性和规范性特点。也就是说，要想做好大型会议活动的组织服务工作，就需要先掌握相关工作特点和工作原则，然后充分发挥组织服务工作的重要性和价值所在。对此，针对如何做好大型会议活动的组织服务工作，展开以下分析。

一、大型会议活动的组织服务工作特点

要想做好大型会议活动的组织服务工作，就需要相关工作人员能在实际工作，充分掌握大型会议活动组织服务工作的特点，然后结合特点开展相关工作。第一，要求高。所谓要求高的含义，并不是对参加大型会议活动人员具有较高要求，而是对组织服务工作提出了较高要求。其原因是由于会议本身议题就比较重要，并且存在巨大影响力大，所以，出席的领导和嘉宾规格都比较高，只有保证组织服务工作具有高要求、高标准，才能确保大型会议活动的顺利开展；第二，内容多。所谓内容多含义是指：环节多、人员多和变化多。一般情况下，大型会议活动的组织服务工作开展，都会在实际工作中牵涉到会前准备、会中服务和会后整理三个阶段。此外还会涉及到准备材料、餐饮食宿和交通安保等环节，这就是环节多的特点。而人员多指的是参与会务工作的人员比较多，其中包含：弄材料的、发通知的、礼仪接待的以及布置会场的；变化多则是指在开展大型会议活动中，必定会出现一些突发事件，没能根据预定好的方案进行，从而产生多样的变化；第三，时间紧。主要体现在：大型会议活动本身就具有复杂性，极易在工作中出现诸多变化，那么这就导致会务工作的安排发生变化。另外就是在大型会议活动中，很多工作都是无法进行提前排练和开展的，只能在会议召开前不久或会议召开途中进行，具有“时间紧、任务重”的问题。

二、大型会议活动的组织服务工作原则

(一)心思细密

在大型会议活动的组织服务工作中，需要遵循的首要原则就是心思细密，所谓心思细密指的是：问题考虑细致、方案制定细化和活动实施注重细节等。第一，针对问题考虑细致分析。需要工作人员在实际工作中考虑工作的全部内容，同时还要考虑各项工作彼此间的关联和影响，从而明确每项工作的具体环节；第二，针对方案制定细化分析。在大型会议活动举办中，除了需要制定有关会议方面的内容，同时还要制定周密的会务工作实施方案；第三，针对活动实施注重细节分析。在大型会议活动的过程中，难免会出现通知不到位、座位安排不合理和话筒没有声音等，只有做好这些细节方面的工作，才能确保会议活动的整体效果。

(二)明确分工

所谓明确分工指的是把每项任务和环节等，进行量化到具体负责人身上，同时还要保证每名工作人员，能在实际工作中做到任务具体和要求明确。除此之外，在给工作人员进行分工时，应当根据工作人员具备的特点，进行合理安排任务和工作，若是遇到经验不足的工作人员，就需要对其展开加强指导。与此同时，所有参与到会议活动中的人员或部门，都应当积极与其他部门之间展开沟通，从而提高会议活动的组织服务工作质量。

(三)节约成本

从事于大型会议活动的组织服务工作人员，应当具备较强的时间观念，只有按期或提前完成相关工作，才能确保其工作质量和工作效率。但是根据目前大型会议活动的组织服务工作开展现状可看出，从事会务工作的人员少之又少，甚至一个人需要在工作中兼职多个职位和工作责任。因此，这就需要会务人员勤奋工作和善于工作，并在工作中做好思考和交流，以此来保证会议活动能高效完成。除此之外，会务人员还应当在保证会议效果的基础上，做好财务预算工作，通过勤俭节约的方式，争取少花钱、多办事和办好事。

三、做好大型会议活动的组织服务工作策略分析

(一)做到与时俱进

根据中办和市委领导同志要求，应在实际工作中坚持“优良传统要发扬，各项工作要创新和队伍素质要提高”的原则，确保大型会议活动的顺利开展，并保证市委领导有集中的时间和精力，一同商议大事和定夺大事。对此。这就需要相关工作人员能在大型会议活动中，注重“四个转变”工作的落实。所谓“四个转变”指的是：从被动办事转变成为主动办事；从保证办事不会出现纰漏，逐渐转变成为提高会议活动质量和会议活动效率；从单纯的组织服务工作，逐渐转变成为主动协调各个部门的整体效能；从满足会议活动的日常组织服务工作，逐渐转变成为积极推进会议活动开展。

(二)加强制度建设

制度建设主要包含两点，分别是工作预案意识和制定工作预案。第一，针对工作预案意识分析。在大型会议活动开展中，应充分考虑大型会议和活动涉及到的内容，同时还要全面了解全市地理和交通情况等，只有掌握这些情况，才能进一步确定会议活动时间、地点和参与人员，从而给领导人员提供必要的决策参考；第二，针对制定工作预案分析。所谓工作预案的制定，其核心点在于把组织服务工作从被动转变成为主动，从匆忙转变成为从容。与此同时，在会议活动开展期间，难免会遇到一些突发情况，如：临时变更会议主持人和出席领导发生变化，更改会议时间等。那么这就需要工作人员能在工作中，合理安排会议场所和座位等，只有做好多方面准备工作，才能在实际工作中做到随机应变。此外，在制定工作预案的时候，工作人员还应当秉承“复杂程序、简明表述；简单问题、慎重对待”的原则，以此来保证预案具有较强的可实行，进而提高会议活动质量。

(三)细致组织实施

在组织服务工作的过程中，大型会议活动的相关负责人，应当在实际工作中坚持标准要高、要求要严和工作要细的原则，进行筹划和缜密的安排会议活动。尤其针对大型会议活动而言，更是需要在组织服务工作的过程中，做好提前“踩点”的工作，通过演练活动程序和查找工作漏洞的方式，确保各个部门之间能进行良好沟通，进而提高组织服务工作质量。由此可见，只有细致组织实施会议活动，才能确保会议活动顺利开展。

(四)做好沟通协调

众所周知，大型会议活动的开展，会在开展的过程中涉及到多个环节，而且各个环节之间都有密切联系，只有在会议活动开展的过程中做好沟通协调工作，才能确保会议活动的顺利开展。因此，这就需要会议活动的相关负责人，能在会议活动的组织服务工作中做好沟通协调工作，所谓做好沟通协调工作指的是，上下协调、左右协调和内外协调等。与此同时，在实际工作中，相关负责人还应当做到积极主动的配合、协调各个部门和各个环节之间的关系，通过强调服务统一指挥和部门之间的研究协商等，发挥整体功能和效益。特别针对大型会议活动而言，更是需要工作人员能在工作中结合情况的不同，与相关部门人员展开协调工作，并在明确任务和落实责任后，提高大型会议活动质量。

(五)充分掌握重点

在大型会议活动的组织服务工作中，只有充分把握好重点工作，才能确保会议活动的顺利开展。其重点包含：第一，明确参加会议活动的人员。保证会议活动开展质量，其最为主要的核心因素就是人员，不论人来的补齐还是该来的没来，都会对会议活动开展质量造成一定影响。因此，这就需要会务人员能在实际工作中，做好会议活动的通知工作，并注意反馈统计具体参会人员的名单和联系方式，必要的话应落实请假制度。尤其针对需要在会议活动中出席的领导和贵宾，更是需要通过积极主动邀请其出席和参与的方式，保证人员正常出席。但是若是遇到一些负责人必要出面的情况，可以采取专人跟踪的方式；第二，保证会议活动材料的质量。会议材料主要包含会议主报告、领导讲话和交流发言材料等，其原因是会议材料是推广相关内容的重要载体，同时还是会议顺利召开的基础。若是不具备较高的会议材料质量，则会阻碍会议活动的顺利开展。也就是说，会议材料的准备工作是重点，只有会议主办方和相关领导人加大重视，才能从真正意义上做到精益求精；第三，落实会务工作责任人。针对一些特殊以及重要的会议而言，可以通过主办单位领导直接指挥协调的方式进行，这样一来，不仅能保证会议活动质量，同时还能保证会议活动的顺利开展。

四、结语

综上所述，要想保证会议活动顺利进行，就需要对组织服务工作的开展加大重视，并通过会前、会中和会后协调工作的方式，提高会议活动的开展效率和质量。但在大型会议活动中落实组织服务工作时，除了需要掌握组织服务工作的特点和原则以外，如：心思细密、准备充分和明确分工等，还应当通过：做到与时俱进、加强制度建设、细致组织实施、做好沟通协调、充分掌握重点等有效策略，做好大型会议活动的组织服务工作，进而推动会议活动的顺利开展。