高校档案管理的多元化发展探讨

索晓欣

摘 要：高等院校档案所涉及的内容非常广泛，主要包括招生、教学、科研以及各项管理活动中产生的一些对学校、学生以及社会具有一定保存价值的文字、声像以及图表等。从高等院校以往档案管理模式来看，无论是管理方式还是档案资源都比較单一。为了适应高等院校的发展，就必须推动高等院校档案管理朝着多元化的方向发展，只有这样才能够充分发挥高等院校档案的重要价值。笔者针对高等院校档案管理多元化发展的必要性和主要要求进行了探究与分析，并提出了高等院校档案管理多元化发展的有效策略，希望有助于高等院校档案管理工作重要价值的充分发挥。

关键词：高等院校;档案管理;多元化;发展策略

中图分类号：G270  文献标识码：A  文章编号：1673-260X（2021）10-0072-03

在人类发展史上，档案发挥着不可替代的重要作用，是人类进行历史研究的重要查考凭证。对于高等院校来说，在其发展过程中，产生了大量的信息资料，随着高等院校的不断发展，档案管理工作的重要性逐渐地凸显出来。传统档案管理中存在的诸多弊端也随之暴露出来，因此，高等院校应该注重加强档案管理多元化发展，不断地优化和完善档案管理工作。

1 高等院校档案管理多元化发展的必要性

1.1 高等院校档案管理工作的多样性

对于高等院校来说，档案是联系高等院校内部和社会的重要纽带。高等院校档案管理工作的主要内容就是收集各种所需的资料信息，并对其进行整理、统计，最后保存下来，以此为高等院校日后的使用做好充分的准备工作。因此，从高等院校档案管理的基本流程来看，不管是高等院校的档案资料还是管理工作都具有多样化的特点。在完成档案整理、统计和存储等工作后，为了提高档案的使用效率，需要结合档案资料的内容，对其进行合理的分类，并充分利用信息化技术手段设置相应的档案检索工具，这样更加有助于档案资料的充分利用。除此之外，还应该结合档案的实际使用情况对档案进行区分，并且档案管理室需要配备相应的安保设施。高等院校在实施档案管理工作的过程中还必须严格遵守我国相关法律法规和政策的规定，这也体现了高等院校档案管理工作具有较强的政治色彩。因此，部分档案资料需要保密不可以对外开放，必要情况下，高等院校在完成使用后需要将其销毁。这就要求高等院校档案管理工作必须朝着多元化的方向发展。

1.2 高等院校档案分类的多样性

高等院校的档案资料可以按照其自身的职能和所属部门划分为不同的种类，主要包括：（1）党建类：主要涉及高等院校工会、党委以及团组织等各种会议记录、各种文件以及工作计划等。（2）行政类：主要涉及高等院校行政工作中的各种材料、纪要以及问津等。（3）学生类：主要涉及学生的学籍、档案、党团关系以及奖惩记录等。（4）教学科研类：主要涉及相关教学研究、教学实践以及教学管理方面的文件。（5）仪器设备类：主要涉及高等院校拥有各种仪器设备的相关文件和技术资料，其中包括国产的仪器设备，也包括进口的仪器设备。（6）出版类：主要涉及高等院校所出版的一些学术类刊物以及学报等的原始稿件和样板稿件等。（7）外事交流类：主要涉及高等院校任课教师以及工作人员外出考察、留学以及参与合作研究中所形成的具有价值的资料和文件等。由此可见，高等院校的方案分类具有多样性的特点，这也决定着档案管理工作需要朝着多元化发展。

1.3 档案材料载体形式的多样性

高等院校档案材料载体形式具有多样性的特点，并非是整齐划一的，主要分为纸质档案、录音档案、录像档案、胶片档案、图像档案、电子档案以及实物档案等。档案材料的载体形式不同，其归类、编目、保存以及使用的方式自然也就有所不同。如果将不同载体形式的档案材料统一对待和处理，最终将致使各档案资料很难对号入座，对档案材料的充分利用将造成严重的影响。例如：对于纸质档案材料，高等院校在管理的过程中应该注重做好防霉、防潮、防鼠虫工作，在使用的过程中，要谨慎小心，避免将其撕坏或者污染，也不可以随意地涂改这些档案材料。对于电子档案来说，高等院校在实施管理的过程中，则需要注重对存储器、信息传输渠道以及程序安全性等问题的关注，在使用的过程中，需要注意病毒的入侵对文件恶意进行复制、删除、修改等，以此确保电子档案的充分利用。正是因为高等院校档案材料载体形式具有多样性特点，所以，高等院校应该实施多元化档案管理，以此确保不同载体形式的档案材料都能够得到妥善的保存与使用。

2 高等院校档案管理多元化发展的主要要求

2.1 多元化的档案管理工作人员结构

档案管理工作人员具备的知识体系、思想政治面貌以及综合素养直接影响着高等院校档案管理工作的效果，甚至影响着档案管理的发展^[1]。在竞争日益激烈的社会背景下，随着改革开放，高等院校的档案已经从以往的内向型、封闭式逐渐地转变为外向型、开放式，服务模式也由以往的被动式转变为主动式。高等院校档案发生的这一巨大改变需要一支具有多元化结构的档案管理工作人员队伍来支撑，这样才能够使高等院校档案馆的功能与学科越来越丰富和多元化，从而进一步促进高等院校档案馆的发展。

例如：某高等院校，随着不断发展，对档案管理工作越来越重视，并积极地引进了一批具有较高专业水平的档案管理工作人员，其中不单单包括档案专业的人才，还包括计算机专业、信息科学专业以及英语专业的人才，极大地丰富了高等院校档案管理人才队伍，为高等院校档案管理的多元化发展奠定了良好的人才基础。

2.2 多元化的档案资源结构

教育部对高等院校档案资源的类型做出了明确规定，主要包括：外事档案、产品档案、科研档案、出版档案、设备档案、学生档案、财会档案、教学档案、基建档案、党群档案、行政档案11类^[2]。

多数高等院校档案馆保存的都是一些有关教学和党政部门方面的档案和资料等，档案载体形式不仅缺乏多样性，同时还不整齐统一，并且储存的档案资料不能够充分体现自身的特色和高等院校的历史发展全貌。因此，高等院校在进行档案资源收集时，应该注重档案资源结构的多元化，收集一些具有不同载体形式的档案资料。随着信息化时代的到来，高等院校可以合理地收集一些具有直观、灵活载体形式的声像档案、实物档案等。以此做到与时俱进，并更好地为广大用户服务。

2.3 多元化的档案管理模式

在完成档案资料收集后，需要对其进行系统的整理。在以往的高等院校档案管理工作模式中，仅仅是將收集的档案资料进行了分类排序、编目、装订最后排放，这样的档案管理模式虽然在管理上很容易，但是也有一定的弊端。因为现代的知识内容与传统的知识内容在交叉点上存在不同的融合性，按照传统的档案分类很难从多个角度和层次体现出档案资料所涉及的内容^[3]，像在研究高等院校发展史的过程中，需要从高等院校的教学、科研、基建等多个方面进行研究与了解，而在传统的档案管理分类中，这些档案资料在不同的档案类别中，这就需要消耗一定的物力、人力和时间去整理，然后才能够使用。因此，高等院校在实施档案管理工作的过程中，应该采用多元化的管理模式。

例如：某高等院校在实施档案管理工作的过程中，利用信息化手段建立了不同专题的档案资料数据库，将与专题相符的所有档案资料整合在一起，充分体现每一个档案主题的内容，极大地方便了用户的使用。

3 高等院校档案管理多元化发展的有效策略

3.1 积极地更新档案管理工作理念和手段

为了促进高等院校档案管理多元化发展，首要任务就是积极地更新档案管理工作理念和手段，从长远发展的角度考虑档案管理工作的实施，保证档案管理的发展与高等院校的发展相协同^[4]。首先，高等院校档案管理工作人员应该树立起服务当前、面向未来，服务公众、面向社会，服务教学、面向学生的理念，并不断地创新档案管理工作，转变以往的管理方式和手段。其次，在实施档案管理的过程中，应该朝着现代化管理模式转变，将现代化的科学信息技术融入其中，构建现代化、智能化、自动化的档案管理模式和手段。

3.2 注重加强对档案管理工作人员的培养

为了更好地实现高等院校档案管理多元化发展，高等院校应该注重加强对档案管理工作人员的培养，注重提高档案管理工作人员的专业能力和综合素养。首先，定期地组织档案管理工作人员进行档案管理专业知识学习和培训，促使每一名档案管理工作人员都能够全面地了解档案管理系统的操作规范和电子档案的特征，并了解一定的计算机网络信息安全知识，以此加强对档案资料的安全保护。其次，作为一名档案管理工作人员，应该不断地进行自我提高和自我完善，认真地学习专业知识和技术，熟悉高等院校档案管理工作的所有操作流程和技巧，在保证工作质量的基础上，提高工作的效率[5]。另外，高等院校档案管理工作人员在平时的工作中，要注重加强对档案资料的收集、整理和存储等，并加强与其他院校档案管理工作人员之间的交流，以此互相学习，取长补短，在相互交流工作经验过程中，提高自身的专业能力和工作效率。

4 结束语

综上所述，随着高等院校的不断发展，形成的档案资料越来越多，档案管理多元化发展的必要性也随之日益明显。高等院校档案管理多元化发展要求档案资料的结构多元化、档案管理工作人员的机构多元化、档案管理工作模式多元化。为了更好地实现档案管理多元化发展，高等院校应该积极地更新档案管理工作理念和手段，并注重加强对档案管理工作人员的培养，以此不断地提高其专业能力和综合素养，从而不断地推动高等院校档案管理多元化发展。

参考文献：

〔1〕王云.高校档案管理中电子档案应用的利弊分析及建议[J].智库时代，2019，3（37）：111-112.

〔2〕徐香郧.高校档案管理信息化建设的现状与对策[J].科学大众（科学教育），2019，83（08）：154.

〔3〕高敏杰.高校学生档案管理现代化的实现路径研究[J].科技风，2019，30（23）：49.

〔4〕张晓霞.高校档案利用工作存在的问题及解决对策[J].黑龙江科学，2019，10（15）：86-87.

〔5〕胡建红.高校档案整理工作中如何灵活运用来源原则[J].吕梁教育学院学报，2019，36（01）：77-78.