基于六西格玛方法优化医用耗材库存管理

□ 陈波 CHEN Bo 张喜红 ZHANG Xi-hong 戴桂平 DAI Gui-ping 许婷婷 XU Ting-ting 邱鹏 QIU Peng

库存占用、资金积压是医用耗材管理存在的普遍问题，医用耗材的库存管理是医院运营的重要指标之一。随着医用耗材零差率[1]、DRG支付等医改新政的不断推进，医用耗材更成了医院的纯成本支出项目，加强医用耗材成本控制成为医院实现可持续发展的必然选择。本文运用六西格玛质量管理工具，对我院医用耗材库存管理进行持续改进，通过优化管理，提高存货周转率，实现以更少的成本达到更大的运营效益的目的。

资料与方法

1.一般资料。本次分析是基于我院2018年每月医院业务收入及用友HRP物流系统入出库金额、收发存报表等数据进行分析，其中2018年2月医院业务收入为4621.71万元，其中耗材的平均存货金额412.8万元，占业务收入8.93%，2018年平均存货周转率为363.9%，周转天数8.36天。

2.方法。应用六西格玛管理工具，运用DMAIC流程，通过定义(Define)，测量(Measure)，分析(Analyze)，改进(Improve)，控制(Contro1)的各个阶段，对现有流程能力及影响质量关键点的关键因素进行查找分析，制定相应的改进措施及控制计划。

2.1定义阶段(D)。一是根据项目涉及的范围，成立了以血液净化中心、手术部及相关流程所涉及部门等组成的跨部门项目团队。二是通过经济性、及时性、准确性、安全性等指标，了解院部目标和临床及科室的目标，明确了项目质量关键点：Y=平均存货金额在医院业务收入中的占比，即平均存货金额*100%/同期医院业务收入。三是结合医院实际情况，设定本项目目标到2019年10月底，将存货金额控制在100万以下，占业务收入2%以下。

2.2测量阶段(M)。通过用友HRP物流系统对2018年1-12月每月医院业务收入及医用耗材进销存金额和寄存使用金额进行测量，2018年平均月周转率为363.9%，月周转天数8.36天，占医院业务收入3.5%(详见表1)。我们以下限存货金额为0，上限存货金额为100万元作能力分析，目前过程能力差，距离项目目标的差距偏离大。库存控制能力 不好，平均数离目标值远。详见图1。

表1 医用耗材相关指标分析

图1 2018年月平均库存金额的过程能力报告

2.3分析阶段(A)。项目小组开展讨论运用头脑风暴、鱼骨图和因果矩阵模式等质量管理工具，分析讨论影响存货金额的关键因子，并采取措施完善制度。(1)制定相关制度有计划地做好全院耗材的配送管理，明确每周领用和配送的时间和配送的频次；(2)制定医用耗材常规物资采购供应细则，规定耗材库的采购订单生成时间、订单内容、报货频次，明确供应商配送时间；(3)完善医用耗材效期与滞销管理制度，规定每月最后一周大盘点，并查效期，制定近效期退换货标准；根据出入库记录和现存量数据查滞销统计；(4)组织精益库存管理学习培训，实行存货物资A、B、C分类管理，明确品种数少但金额大的A类和B类为管理重点；(5)在分类管理的基础上规范存货存量设置，规定高储设置少于5天量，低储设置少于2天量。

2.4改进阶段(I)。根据分析阶段讨论存在的系列问题，一是制定并完善了医用耗材库房管理制度，内容涵盖了(1)医用耗材全院配送管理，根据使用情况不同规定每周一次配送或两次配送；(2)盘点和效期管理，以集中存放管理、上墙提 醒、黄、红色标的方式，让科室人员直观知晓在库物资的效期和滞销情况，近效期6个月内的作黄色标贴、3个月内的作红色标贴，滞销6个月以上的黄色标贴、9个月以上的红色标贴提醒，同时落实人员协调处理；(3)开发完善物流到货跟踪系统，有效地保障了降库存保供应的工作目标；(4)完善二级库管理，制定二级库管理制度、检查标准，落实报表管理，开展二级库系统操作培训，做好高低储管理，提高物资领用计划性。

2.5控制阶段(C)。不断完善了医用耗材存货管理的各项流程，制定和完善了医用耗材库房管理制度、采购供应细则、效期和滞销管理等相应制度，各成员每个月跟踪存货存量、分类管理等数据结果，通过本项目改进，大大降低了我院医用耗材存货金额、提高了存货周转，存货资金较医院业务收入明显下降，接近1%的极限目标。最高月周转接近12，库存金额下降明显，最低库存金额77.1万元，达到了预期的控制目标。

结果

1.实施六西格玛质量改进后过程能力分析。我们同样设库存金额下限为0，上限为100万元来作2019年的平均库存的过程能力分析，可见2019年平均库存金额其中8个月已降到目标范围之内，另外4个月为年初项目改进实施中库存金额逐步回落的过程。详见图1和图2比较。表2可见2019年5月份之后月平均库存金额控制在100万元以下，2019年3月份之后占医院业务收入降到了2%以下，并接近了1%的终极目标。

表2 库存金额占医院业务收入比重

图2 2019年月平均库存金额的过程能力报告

2．2018年和2019年的库存周转率分析。通过项目的持续改进，2019年月平均库存金额和周转率均有了明显的改善，月平均库存金额从2018年的最低143万元，降到2019年的最低77.1万元，同时周转率从2018年的最高609.3%，提升到1129.3%，到2019年底持续保留在950%以上。详见表3。

表3 医用耗材库存周转率(金额：万元)

3．2018年和2019年A类、B类和C类医用耗材的的库存周转率分析。通过项目改进，A类和B类医用耗材的存货金额下降明显，从原最低95.5万元，下降至2019年的最低52.2万元，周转率从原最高776.1%现提升至最高1409.6%，其中A类和B类实现了更高的周转，大大提高了在库物资周转，降低了在医用耗材存货。详见表4和图3。

表4 A类和B类医用耗材库存周转率(金额：万元)

图3 2019年医用耗材库存周转率情况比较

讨论

1.了解临床科室的需求，提高计划性和及时性。库存浪费为精益生产的七大浪费之一，我们组建项目改进讨论组，除了院部分管院长，还有采购、仓管、相关临床科室及信息和财务部门人员，充分了解各部门对库存管理的需求。认为从科室领用申请到采购入库到临床使用，其中6个重要因素导致库存管理问题，有改善的必要性：(1)管理制度不完善，采购申请和订单审核流程不畅；(2)效期与滞销分析管理；(3)二级库管理不规范；(4)未设置存货存量，存货周转慢；(5)未实行分类采购和存货管理；(6)未落实存货金额成本管理意识。因此我们需完善医用耗材库存管理制度和审批流程，加强效期管理和滞销分析，加强各职能部门的合作，建立并完善从采购管理、库存管理、配送管理到临床使用全过程的跟踪分析机制，提高采购、使用的计划性，以及到货及配送的及时性。

2.实施A、B、C分类管理，实现存货耗材精准管控。ABC分类法源于“二八原则”即主次分析法，将存货管理简单化，分为重点、一般以及普通管理三类[2]。A类是累计出库金额占比大于60%，为重点监控管理的医用耗材，主要为高值医用耗材，管理原则为严格控制、少量采购，减少库存量并保障及时供应，其高储设置不超过；B类是“A类”之后累计出库金额占比大于25%，为普通医用耗材，其库存量可根据消耗量而定；C类为低值医用耗材，可适当增加其库存量。运用分类管理，分清主次，有效实现了存货耗材的精准管控。同时提高医用耗材的信息化管理水平，完善HRP物流到货跟踪系统，在降低存货实现精细化管理的同时，为确保临床物资供应提供了有效的保障。

3．开展二级库的有效管理，提高采购计划性和配送的有效性。实行二级库房管理的目的可动态监控医用耗材的使用和变化，为科室成本核算提供有效依据，一定程度上也能防止医用耗材的非医用消耗和流失，同时也为了降低临床科室二级库存的积压，从而降低医院整体的运营成本[3]。为了提高二级库管理的有效性，首先我们制定二级库系统操作SOP，对临床二级库管理人员开展培训，并前往科室进行现场指导，及时解决操作问题；其次是制定二级库管理制度，定期开展科室检查，包括存货数量、批号效期、存货的合理性等，并形成二级库报表；三是与临床科室进行了沟通协调，明确每周领用和配送的时间和配送的频次，提高科室领用计划性，提高工作效率。

综上所述，应用六西格玛质量管理工具有效地提高存货物资的周转，减少了存货量和库存资金的积压，降低医院的运营成本和管理成本。虽然该项目是从财务维度改进，降低了医院运营，最后通过制度和流程的规范，促进医用耗材的合理使用，回归医疗本质，减少患者支出，让患者获益。