浅议数字化形势下的档案保护工作

王萍

摘要：信息化形势下档案数字化进度不断加快，在促进档案管理现代化水平不断提升的同时，也为档案的保护工作带来了压力与挑战。如何做好数字化形式的档案保护工作，并以此促进档案数字化工作的健康安全管理，成为档案工作必须予以面对并解决的问题。文章系统分析二者之间的关系，深刻指出存在的突出问题，并提出相关建议予以参考。

关键词：档案数字化;保护;探讨

档案数字化管理是新形势下的一种现代化管理方式，可以有效提升档案信息的开发利用效率，切实保护档案实体安全。在开展传统实体档案数字化加工工作中，因人为因素和数字化加工拆装卷都会不可避免的对实体档案造成一定损坏，同时数字形式的档案信息安全也有一定的风险。在积极开展档案数字化加工的同时，做好档案的管理保护，需要引起高度重视，并采取切实有效的措施手段。

一、正确认识档案数字化与档案保护工作

（一）档案数字化对档案保护带来一定影响。传统实体档案在数字化加工过程中，需要逐份逐件对档案原件进行扫描转换，这就需要对档案实体原件进行拆装分解，以及重新装订，修整等手工程序，对于存放年代久远，纸张老化的档案难免造成一定的破坏，增加保护的难度。所以，在数字化工作过程中要树立安全保护意识，避免单一追求工作速度，造成档案破损和残缺不全的损失，通过数字化加工进一步起到保护档案的目的。

（二）档案数字化同时有利于档案的保护。从长远发展来看，档案经过数字化加工之后，将相关档案原文原版存放于计算机管理系统，在以后的档案利用工作中就可以提供原文就行使用，避免调阅档案原始件，这就增强了档案原件的管理安全性，避免了原件的翻阅磨损和紫外线照射的退变老化风险。

二、档案数字化及保护工作存在的问题

（一）缺少档案安全保护意识。缺乏档案保护知识，对档案保护重视度不够，只知道利用档案，不考虑档案的长远存放和有效使用年限。存在注重档案数字化的加工和管理利用，轻视档案原件的防护，档案库房存放环境和保管要求达不到九防标准。存在库房温度过高或过低，湿度过湿或过干的情况，甚至库房存放杂物，带来火灾隐患，没有配备灭火设备和监控报警设备，档案处于不安全的保存环境之中。

（二）保护制度不科学。满足于建立日常的档案管理制度，并且停留在书面形式之上，缺少可执行性和约束性。对于数字化加工管理方面的制度建立不科学，只是泛泛而谈，不具可操作性，对数字化加工的标准、环境、技术和设备要求不明确;有的没有专门的数字化加工管理制度，仅仅在其他综合性管理制度中对数字化管理工作做简单规定，档案数字化及保护工作缺少可依据的制度规定。

（三）档案数据存在安全隐患。数字化后的是以数據形式存放于计算机数据库或专门的硬盘、光盘之中，因存放载体的耐久性和可靠性不够，载体出现问题以后，所存放的档案信息自然因不可读取而消失;档案数据的利用和管理离不开网络和计算机设备设施，因网络受到攻击破坏或技术原因会造成信息传输的不可控，出现信息泄露的风险;数字化的档案数据和图像资料，可以通过专业技术进行修改，造成档案数据的失真，这对于保证档案信息数据的真实性带来一定挑战。

三、档案数字化及保护措施

（一）增强安全保护意识。一是开展专题档案数字化管理与保护教育，通过鲜活的示例，进一步进行警示教育，做到安全保护思想认识再提高，管理防护措施再到位，以安全警示教育的结果，作用于档案安全保护理念贯穿于数字化加工管理的全过程。二是树立科学的管理理念，要以档案安全优先，数字化加工为辅的工作理念为指导，自觉摆正档案数字化管理与保护的位置，防止数字化加工造成的档案损坏情况出现。三是要经常性的开展数字化加工安全检查工作，对所有工作流程环节监督做到全覆盖，确保安全防护措施执行落实到位。

（二）完善档案保护制度。档案的保护事关档案的安全和长久利用，制定专门的档案数字化保护制度事关档案数字化长远发展大局。一是明确注意事项。围绕档案数字化工作的内容和环节，明确每个环节的注意事项，在工作中可以有效避免问题的发生，防止影响档案保护工作的效果。二是完善标准规范。鉴于档案数字化工作的专业性和特殊性，要从技术层面完善数字化工作的标准要求，并且数字加工工作过程中做到高标准严要求。三是及时修改完善保护和制度。注意在档案数字化过程中总结经验教训，及时发现不合时宜的管理缺陷，采用建立制度的方式进行规范改进，促进档案数字化保护的质量和水平提升。

（三）加强专业人才培养。档案数字化依托现代化的管理技术来开展，档案人员只有掌握专业的现代化管理技术，才能保证档案数字化加工及保护工作的正常开展。一是加强理论与实践相结合，强化理论知识的学用结合，让自身技能在实践中成长进步，通过实践增强学习效果的实用性;二是学习先进经验，敢于走出去到同行业或有关部门学习数字化和先进保护做法，为我所用，可以短时间内快速达到提升专业技能的实效。同时，自身内部还要注意业务的互帮互助，深入探讨交流，及时总结经验教训，相互取长补短，促进档案人员专业技能水平的整体提升。

四、结论

档案数字化是新时代档案工作发展的新形态，是打造数字社会的有机组成部分，做好档案管理保护工作是档案数字化开展的基础，同时二者又相互促进，共同发展。通过以上分析，希望在引导档案数字化和档案保护工作方面能提供一定的参考推动作用，共同推进档案各项工作的健康发展。

参考文献：

[1] 张新艳.浅谈档案数字化管理工作的时代意义[J] .科学导报，2017（03）126-127

[2] 王艳霞.浅议档案数字化形势下的档案管理与服务[J].商情，2016（06）172-173

[3] 李文玉.如何做好档案管理与保护工作[J] .大观视界，2018（05）86-87

[2] 徐新伟.谈档案信息化和数字化的发展趋势[J].锦绣，2017（07）92-93