提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析

王巍威 张明 徐潇

摘要：当前，企业对文秘岗位的重视程度逐渐提升，主要原因是一名能力素质过硬的文秘可以切实提高企业的办公效率，并且能够在企业各个部门之间的沟通联系中发挥桥梁作用。然而，多数企业只是把文秘等同于文職人员，并未充分发挥文秘岗位在行政管理工作中的作用。出现这种情况的原因主要有两点：首先，文秘的行政管理能力不够高;其次，企业在一定程度上缺乏对文秘行政管理能力的培训。

关键词：提高办公室文秘;工作质量;水平;有效策略分析

引言

办公室是一个企业的窗口，集文字、行政、公文管理、信息等工作于一体，主要负责管理事务、参与政务、综合服务。在办公室中，文秘工作质量直接影响着办公室整体工作质量。文章分析了办公室文秘工作对企业的重要性，针对新时期企业办公室文秘工作存在的不完善因素，探讨做好办公室文秘工作的对策。希望可以有效提升文秘工作水平，促进企业长期稳定发展。

1文秘的含义和职业特点

本文所阐述的文秘工作人员，具体的工作主要有文字的书写和日常事务的接待。文秘的职业性特点是非常强的，对于文书的写作能力有特别专业的要求。文秘职业还具有能力多样性的特点。文秘工作人员必须具备极强的语言表达能力，以及出众的社会交际能力。此外，文秘职业具有公共性特点，文秘的工作涵盖了企业的全部方面，包括各项对外事务的处理、公关及接待、各个部门工作之间的沟通和组织协调等，因此体现了明显的公共性。

2提高行政秘书人员综合素养

综合素养顾名思义是具有综合性的能力素养，包括知识素养、道德素养、职业素养等，不同的行业和岗位对于人员素养都具有一定的要求，只有具备足够的综合素养才能更好地胜任本职岗位，并在本职工作中获得良好发展。对于行政秘书工作来说也是如此，综合素养直接决定了行政秘书工作的开展质量，因此需要在选拔或聘用时重点考查其综合素养水平，并对现有人员开展培训活动，为现有的行政文秘人员搭建能力提升平台。企业可以选择实用性较强的轮岗培训制，轮岗培训制指的是让行政文秘人员在各部门各岗位轮岗实践，在实践过程中积累工作经验和业务水平，并通过轮岗作业发现其中可能存在的问题并及时上报，对该部门人员的思想、行为信息进行收集并反馈，针对企业现行的薪资制度、管理制度、晋升通道等进行改善，设定科学的轮岗培训目标，加强行政文秘人员的理论知识水平和实践经验，为人员综合素养的提升提供帮助。最后，轮岗培训期间，若行政人员在绩效考核中的表现未达预期，那么企业可以改变一下思路，发掘人员在其他岗位可能存在的优势和身上的亮点，经过人力资源调配来发掘并发挥人员潜力，保证人员的能力与特征可以与岗位充分契合，为企业的长远发展打下人才资源基础，让各部门人员都能为企业的发展发挥自身的作用。

3对策

3.1对办公室文秘工作的理念进行创新

身为企业文秘工作人员，需要顺应时代的发展，坚持与时俱进原则，对工作理念进行创新，提供给企业决策者先进的经营思路。首先，文秘工作人员应树立效益意识。在实际工作中，文秘工作人员需要从以往的单纯行政意识转变成为效益意识，需要在对行政命令进行准确传达的同时，对行动效果进行关注，简单来讲就是关注经济效益，把调查结果及时反馈给领导，保证企业决策可以带来较好的经济效益。与此同时，文秘工作人员应把经济效益作为核心内容，充分发挥出自身的督导与助手作用，出谋划策和提出建议。其次，文秘工作人员应树立超前意识。在思想方面，应具备超前意识，把目光放在长远发展上，结合国家经济发展趋势，对市场动向进行预测，及时提出企业发展建议。再次，文秘工作人员应树立创新意识。文秘工作人员应对先进的管理理念和思想进行学习，并结合企业的实际情况，对管理理念进行适当调整。并且，还需要对工作模式进行创新，提升工作质量和效率。最后，文秘工作人员应树立信息大数据意识。在新时期，我国已经步入了信息时代，有很多文秘工作需要依靠互联网，因此文秘工作人员需要对信息技术进行掌握，并可以做到熟练运用到工作中，提升工作效率。

3.2对文秘工作人员政治素养进行提升

首先，文秘工作人员应坚定自身的政治立场。文秘工作人员直接参与企业重大事件的决策，对相关制度和规定的贯彻落实进行督导，因此其需要具备坚定的政治立场，和企业行政领导和党委保持一致，不能出现违背企业发展战略的言行，并且还需要严格根据相关制度做好督导工作，避免制度贯彻落实走样或不到位。其次，文秘工作人员应摆正自身的位置，树立服务意识。文秘工作人员负责上传下达，其说话和办事常常代表着领导的想法，在对指示精神进行传达时会受到下级的尊捧，进而出现一些错误的思想。因此，文秘工作人员应不断提升自身的修养，树立良好的服务意识。再次，文秘工作人员应树立大局观念。在企业中，办公室属于组织协调的一个部门，工作涉及范围较广，在实际工作需要充分调动起相关部门，对工作任务进行完成。因此，文秘工作人员需要具备奉献和牺牲精神，起好带头作用。最后，文秘工作人员应坚守职业道德，对企业机密进行保守。文秘工作人员常常可以接触到企业高层，参加决策会议，对核心机密进行掌握，因此其需要具备保密意识，杜绝出现以密谋私利的问题。

3.3以高标准要求做好办公室的文秘工作

第一，文秘工作人员应管好公文，做好会务工作，保证指令传达通畅。在企业办公室文秘工作中，公文与会议是传统指令的重要途径。做好公文管理工作，主要包括撰写重要文件、管理各种公文这两个方面。针对文秘工作人员来讲，撰写重要文件属于基本素养要求，在撰写时需要具备较强文字运用技巧的同时，还需要突出鲜明的政治观点，保证文件具有较强执行性与可操作性，使其可以更好地指导企业工作。而在公文管理工作中，需要对相关管理制度进行制定，对公文质量与政治政策进行严格审核，做好登记发放工作，保证公文及时传送，并妥善保存。第二，应做好调查研究工作，做好企业领导者的助手。文秘工作人员可以深入到生产一线，或者是组织基层座谈会议，进行调查研究工作，针对具有普遍性和倾向性的问题，要找出其中的影响因素，突出工作重难点问题与热点问题，利用编辑政务信息的形式，完成上报下发任务。并且，文秘工作人员可以结合实际情况，提出科学合理的意见与设想，提供给企业领导决策可靠的参考。第三，做好督导反馈工作。企业可以创建完善的重点工作督导反馈制度，制定科学合理的奖惩方法。文秘工作人员应严格根据督导反馈制度，做到督导工作，对工作进度进行现场跟踪督导，协调各个部门，对存在的问题进行及时解决，进而有效提升工作质量。与此同时，需要把工作的落实情况及时反馈给企业领导，针对工作完成较好的人员应给予适当的奖励。

结语

对于企业来说，长远发展和提高经济效益都是其主要目标，而现代化的企业需要用现代化的理念及方法来指导运营。行政文秘工作也要适应企业的现代化发展，积极转变自身的观念，不断提高自身、加强学习，发挥岗位的综合价值。行政文秘需要了解市场经济发展的动态，结合自身工作与市场经济变化，为企业提供参考性的决策意见，推助企业长远发展。

参考文献

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