浅谈单位工作效率质量提升中机关管理程序的重要性

杨锦飞

摘要：完善机关管理程序对于提升单位工作效率和工作质量有极其重要的影响作用。文章基于机关管理程序概念的探讨，分析了单位工作效率质量提升中机关管理程序的重要性，并提出了相应原则和应用策略，以促进现代化机关单位管理工作的发展。

关键词：机关管理程序；工作效率；工作质量；规范程序；质量提升 文献标识码：A

中图分类号：D630 文章编号：1009-2374（2016）31-0165-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.31.080

机关管理程序概念具备十分丰富的内涵，其本质在于用以规范机关单位日常工作流程，维护机关单位正常运行的稳定性，因此机关管理程序的规范和完善有助于提升单位整体的工作效率，促使机关办公向现代化和科学化的方向高效发展。

1 机关管理程序的相关概念

英国著名经济学者师Lesley Jefferson曾在《企业行政管理》一书中指出“程序即企业管理的方法及相应模式”。基于此，从广义角度说，机关管理程序包括机关管理的战略方针、制度机制、运行规则、执行标准、工作模式及相关方法等多方面内容。从狭义角度说，机关管理程序则是指在机关日常工作中以文字记录为基本形式的相应工作程序规范。

随着社会经济的不断发展，信息化科学技术在人们的生活和工作中的应用范围也愈加广泛。现代化的机关单位工作也开始应用信息化手段，大大提高了单位内部信息交流和沟通的效率，同时还能通过信息平台的应用提升机关工作的效率。首先，机关单位的办公手段因计算机、复印打印机、传真机以及信息网络的广泛应用呈现多样化的特点；其次，机关单位的办公形式因现代化办公设备的高效应用而呈现泛在化的特点，不再拘泥于传统的办公室环境，也不再局限于日常办公的八小时之内；最后，机关单位的办公氛围因现代化信息技术的应用而呈现合作性的特点，团队意识在现代化办公系统中愈加凸显，个人作用不再起到主导性作用，团队性质的合作办公能更加提升机关单位的工作效率。基于以上机关单位工作的现代化特色，机关管理程序的规范性也显得愈加重要，其不仅能够促使多样化办公模式的顺利推进，帮助规范机关单位的相应工作程序，同时还能在坚持公平性原则的基础上极大提升机关单位的工作效率，保障机关单位的工作质量。

2 机关管理程序的规范性有助于提升单位工作效率

2.1 机关管理程序规范化有助于规范工作流程

随着现代化社会进程的不断推进，信息技术应用范围愈加广泛，机关单位工作也向着现代化方向不断优化和发展。现代化机关工作已不再局限于传统意义上的纸质办公和办公室环境办公，无论是工作媒介或是工作环境都发生了极大变化。办公程序向着信息化方向发展，在进行工作内容沟通的时候往往应用更多现代化交流的信息平台实现快速交流目的。这样的现代化机制有利于实现工作人员自我效能的提升，但也容易造成团体工作的整体推进存在不一致特性。只有促进机关管理程序的规范化，才能更好地完善办公工作程序，保证个体工作人员能够遵循统一的工作标准，规范工作流程，更好地实现机关单位的阶段性工作目标。尽管在现代化办公环境下，个体工作人员的效率呈现不一致的特点，但在规范的机关管理程序指导下，依然能实现统一的工作目标。

2.2 机关程序规范化有助于强化效率公平

在社会发展过程中，除了注重经济建设的发展，社会公平和社会正义也是社会发展进程中的重要组成部分。社会公平正义是维护社会稳定的重要基础。对于机关单位也是如此，维护机关单位组织的公平正义对于单位的稳定发展起着至关重要的作用。因此，无论是在机关单位中战略推动层面、运行管理层面、绩效考核层面都需要注重效率和公平的重要性，只有建立规范的机关程序，应用统一的机关单位办公程序，在规范的机关单位运行机制指导下开展工作，促使个体和团队各司其职、各行其是，在职责范围内提高工作效率，实现机关单位的工作效率提升，同时也保障机关单位管理过程中的公平正义，维护机关内部的运行稳定性，强化机关单位工作人员的忠诚度。

2.3 机关程序规范化有助于提升工作效能

机关单位工作范围广泛，涉及到的具体办公事项纷繁复杂，临时性和紧急性极强的工作事务出现频率很高。如果没有一定规划的机关单位运行程序作为工作指导，则很容易出现不分轻重缓急、工作方向极其混乱的情况。因此需要促使机关程序规范化发展，对工作环节的流转进行标准化设置，对于机关工作的轻重缓急进行相应规定，明确各项工作职能目标，这样能极大提高机关单位的工作效能，促使机关工作向统一化和科学化方向顺利发展。

2.4 机关程序规划化有助于构建机关文化

机关文化是通过机关单位日常性运行管理过程而体现出来的。构建严谨规范的机关管理程序，有助于促进机关单位工作的正常有序运行，同时还能通过增强机关办公效率而增强机关发展活力，无论是在内部还是在外部都能建设公平正义的和谐文化，促进机关单位管理工作的顺利进行，同时还能通过严谨的工作风范来树立高效的机关形象，提升其社会影响力。

3 规范化机关管理程序构建的基本原则

3.1 需遵循法规性的严谨原则

机关管理程序的规范化构建需要从根本上遵循国家相应法律法规以及行业内普遍应用的运行机制，如果工作程序的建立与国家相应法规相悖，则会在机关单位工作过程中出现违法乱纪的严重问题。如果工作程序的建立与行业内普遍的运行机制相悖，则有可能造成机关单位工作的混乱，使机关管理工作无法适应机关发展的内在需求。例如综合办公室的管理程序需要遵循行业内普遍应用的运行机制，发挥机关单位管理的中枢性作用，在组织协调、信息沟通、服务接待、机关内部信息沟通等多方面职务工作中增强工作效率。再例如机关档案信息管理工作，其管理程序的构建需要遵循《档案法》相关法规以及档案管理细则，在档案归档、编码过程中进行规范操作，这样才能提高机关档案管理工作的利用效率，提升机关管理工作的质量。

3.2 需遵循规律性的效率原则

机关管理程序的规范化构建需要遵循社会发展的客观规律要求，无论是在日常工作任务流传环节设置、财务管理相关程序、绩效考核目标规划以及机关单位战略推进等层面工作中，都需要遵循事物发展的客观规律，构建科学的工作基础标准，以真正促进机关单位工作效率，避免在日常工作运行中造成人力、物力的不当浪费。

3.3 需遵循激励性的公正原则

机关管理程序的规范化构建需要遵循社会公平原则，这样才能促进机关单位运行的稳定性，避免出现因不公平程序而造成的混乱现象。在机关管理程序的制定过程中需要遵循公平、公正和公开的基本原则，同时在机关管理程序的运行和实施过程中同样需要以上原则，以保证机关单位管理工作的透明性和正义性。例如在机关单位绩效管理工作中，无论是涉及到激励机制还是惩罚机制等方面的管理程序设置，都需要遵循公正原则，保证选聘晋升等激励机制的透明性，同时针对惩罚机制也需要坚持公开原则。在机关管理程序构建和应用过程中，也需要相关监督部门进行监控，以保障其公平性。

4 规范化机关程序提升工作效率的应用策略

4.1 明确机关单位工作的程序规范

常言道，无规矩不成方圆。机关单位的正常运行需要相应规范的工作程序标准作为基础支撑。构建规范化机关管理程序，涉及到机关单位工作管理中各个环节的工作目标、工作模式以及工作方式，同时还会涉及到人力、物力、财力以及各项政策法规等相关内容的辅助。机关单位工作的程序规范的制定与国际标准、国家标准、地方标准、产业标准以及单位运行机制标准都是息息相关的。在机关单位工作运行的整个流程中，相关事项准备阶段、工作目标规划阶段、工作实施阶段以及工作成果评估阶段，其中会有多种工作责任流转环节。只有明确机关单位工作的程序规范，才能规定各个工作阶段的责任负责人，确定具体业务的实施团队及工作程序，在加强成员个性化能力发展的同时确保团队整体业务目标的统一化实现，从而提高机关单位整体的工作效率和工作质量。

4.2 提升机关单位工作的效能建设

在现代化社会进程中，机关单位的职能也在不断发展。当前机关单位更加注重服务型职能方向的发展，在效能建设上注重成本节约和效率高效的有效结合。因此在机关管理程序的构建方面，需要健全机关单位的规章管理制度、健全机关单位的岗位责任制度、健全机关单位的行为规范制度、健全机关单位的效能监察制度，以优质高效为主要目的，提升机关单位工作的整体效能，提高机关单位的工作质量。

5 结语

单位工作效率和质量的提升是影响机关单位综合管理水平的重要衡量标准。机关管理程序的完善直接影响了机关单位工作流程的规范、机关单位效率公平的实现、工作效能的提升以及机关文化的构建。随着现代化办公的发展，机关管理工作面临着更多的挑战，因此需要从机关管理程序规范化方向入手，构建完善的工作流程及相关程序，提高管理水平和效率，从而促进机关单位工作质量的优化发展。

参考文献

[1] 玛依努尔·买地亚尔.机关文化建设系统的设计与实 现[D].厦门大学，2013.

[2] 李明.新时期机关单位行政管理工作现状分析与前景 展望[A].学术视域下的2015全国两会热点解读——决 策论坛论文集（上）[C].中国武汉决策信息研究开 发中心，决策与信息杂志社，北京大学经济管理学 院，2015.

[3] 鲁士新.提高机关工作效率的几点思考[J].东方企业 文化，2014，（5）.

[4] 赵耀.提高企业机关工作效率探析[J].新西部（理论 版），2014，（7）.

[5] 王克荣.“六点驱动”全力提高机关工作效率[N].盘 锦日报，2014-06-12.

[6] 汪岗.机关工作效率建设研究[J].管理观察，2013， （36）.

[7] 刘菁菁.如何改进公文处理工作及提高机关办事效率 [J].科技风，2013，（17）.