试论电子档案管理在银行管理中的应用

【摘要】在现阶段的经济发展背景下，银行在开展各项工作的时候，都需要在管理方面进行优化，要充分注重从多角度进行考量，提高银行管理的质量。电子档案管理在银行管理当中发挥着比较重要作用，本文就银行管理中电子档案管理的应用现状以及管理应用进行阐述，然后就电子档案管理在银行管理中的发展进行探究，希望通过电子档案管理应用研究，能为提升银行管理的质量起到促进作用。

【关键词】银行管理;电子档案;管理应用

银行管理工作开展中涉及到的工作内容比较丰富，为能有效提升电子档案管理的质量，相关管理人员自身要转变思路，以新的工作形式，促进银行管理工作高效化开展。电子档案管理对银行管理有着积极作用，能为银行管理工作顺利执行提供参考依据，实现高质量以及高效的管理目标，提高银行整体管理质量。

1.银行管理中电子档案管理应用现状及管理应用

1.1银行管理中电子档案管理的应用现状

信息化时代的到来，银行在档案管理的工作中引入信息化技术，实现了档案信息化的目标。电子档案的管理方式和传统的档案管理有着不同，这是通过数字电子计算机处理的档案，是虚拟档案，把实体档案信息通过字节以及比特方式表示，在电脑网络流动。银行电子档案的类型丰富，涉及到的档案信息内容较多，银行管理工作中为能提升管理的质量和效率，这就需要运用电子档案，为实际管理工作高效化开展进行有效促进。当前的银行管理中对电子档案管理的应用还处在初期阶段，银行档案保管期限划分和银行业务特征不匹配的现象还存在，对于电子档案管理存在着不合理之处。银行档案规定的存留年份和实际状况存在不相符之处，管理上存有漏洞，这对银行管理工作高效率开展必然会产生诸多阻碍。在当前的时期，提高银行管理工作的质量，就要将电子档案充分应用，提高电子档案管理的质量，才能促进银行管理工作高效发展[1]。

1.2银行管理中电子档案管理应用

银行管理中对电子档案管理应用是提高银行发展竞争力的重要促进力量，从以下电子档案管理应用方面进行阐述：

1.2.1电子档案管理应用提高银行竞争力

银行管理工作涉及面比较广，为能促进银行管理能力有效提升，需要采用多样化的管理方式。将电子档案管理在银行管理当中加以科学应用，这对提升银行竞争力有着积极作用。銀行档案管理在采用传统的管理方式时，效率比较低下，传统管理方式已经和当前信息化时代下电子档案管理工作要求不相符，这对银行财务资源配置就会造成比较大压力。银行会计档案保管的重要目的就是满足银行维护自身权益需要，以及满足银行内外部查询信息的需要，结合当前我国法律环境现状，除了涉及债券债务关系资料必要纸质形式外，银行高度电子化条件下，相关的资料实现电子归档能够满足银行查询信息的需要，有助于将电子档案的作用充分发挥出来，从而能有效提升档案管理的质量和效率。银行业务不断发展，在电子档案的管理方面也有着更大的支持，能够为促进银行业务发展起到促进作用，提供必要的信息支持，最大程度上降低银行成本管理压力，最终提高银行竞争力[2]。

1.2.2电子档案管理应用降低档案管理强度

银行管理工作中档案管理是比较重要的内容，为能有效提升档案管理工作开展的质量，采用信息化的管理手段显得比较重要。电子档案管理在银行档案管理流程设计方面，和以往的档案管理需求是不同的，不用在前端分期限装订，能够减少档案保管的压力。为能保障银行会计事项的完整以及连续，会计部门通常会要求会计资料依照业务办理顺序来装订存放，依照业务办理顺序进行装订档案，涉及到多个保管期限，混期限装订能将短期保管档案延长保管期限。通过电子档案管理的方式能实现自动化的管理，对于不同的档案类型以及期限，在管理上能大大提升管理工作开展的质量和效率，最大程度上降低了档案管理的强度和难度，为银行管理工作的高效开展提供了保障。

1.2.3电子档案助力银行会计电算化管理

银行管理工作中涉及到的工作内容比较多样，银行会计工作是比较重要的组成部分，也是银行管理工作的关键点，提高银行会计电算化管理的质量，才能促进银行管理工作顺利推进。电子档案的管理方式为银行会计电算化管理发展起到了促进作用，电子档案应用和银行会计电算化发展是相适应的。银行会计档案制度通常涉及纸质会计管理，会计电子数据归档内容以及保管期限和会计系统开发资料涉及到的内容相对少，没有从档案角度进行细化明确规定，这就会对会计电子数据的管理工作开展产生影响。保障银行会计电算化管理工作顺利开展，这就需要有电子档案为支持，通过发挥电子档案的优势，能够为银行会计电算化管理发展提供动力[3]。

2.银行管理中电子档案管理的应用发展

银行管理当中电子档案管理应用，要能和时代发展的要求相适应，以及和当前银行管理工作的开展要求相适应，将电子档案管理的价值充分体现出来，从几个层面要充分重视。

2.1明确职责

电子档案管理在银行管理中发挥积极作用，这就需要从制度上进行完善和优化，做好制度上的设计安排。银行各业务部门在新业务推出过程中，涉及到会计资料的需要和会计部门沟通，通过会计部门界定和归档范围以及保管的期限，会计信息系统开发需要和档案管理需求相结合，将电子数据能长期保管。只有在明确了管理职责的基础上开展各项管理工作，才能有助于为银行管理发展起到促进作用[4]。

2.2注重系统优化

银行管理当中将电子档案管理加以科学运用，满足会计核算的需求基础上，注重系统优化方式应用，要能选择合适节点，档案入库前实现资料分期限装订。完善操作规范以及相应制度，最大程度上减轻后期档案管理销毁的工作量。保障电子档案管理的作用充分发挥出来，这就需要在系统的优化设计方面加强重视，最大程度上为银行管理工作开展提供技术支持，实现银行管理的整体质量。

2.3保障归档的质量

银行管理中应用电子档案管理能有效提升银行管理的质量，发挥电子档案的作用，这就需要在各相关要点方面加强质量控制。电子档案归档是比较重要的，为能有效保障电子归档的质量，相关业务部门要注重资料归档识别判断，列出明晰，确定归档范围，最大程度上减少归档的数量，结合具体的资料名称要列明，哪些是需要归档而哪些是不需要的。通过从这一要点方面加强控制，才能为银行管理提供方便[5]。

3.结语

综上言之，电子档案管理对银行管理工作发挥着比较重要的作用，所以，银行管理人员要充分认识到电子档案管理的价值，在具体的银行管理工作开展中，从不同的角度出发，优化管理的过程以及方案。通过上文中就电子档案管理在银行管理中的应用价值以及发展的要点的分析，能为实际工作开展起到积极作用。

【参考文献】

[1]薛燕.城市商业银行档案管理之收集浅析[J].今日财富（中国知识产权），2019（08）：42.

[2]赵文娜.商业银行档案精细化管理研究[J].办公室业务，2020（13）：68-69.

[3]熊志正.区块链和人工智能技术在银行电子档案管理中的应用研究[J].档案管理，2021（01）：78-79.

[4]唐芳语，周莉波.档案规范化管理存在问题及对策[J].农业发展与金融，2021（05）：58-59.

[5]李彤，张领祎，王海燕.人民银行国库会计档案管理电子化的实践与思考[J].金融会计，2021（06）：58-62.

作者简介：李显萍（1973年11月），女，汉族，四川中江人，大学本科，档案助理馆员，研究方向：银行档案