解析企业档案信息化建设

夏鹏虹

摘要：随着信息技术迅速的发展，可以在企业档案管理中有效的运用现代信息技术，从而提高企业档案管理的实效性，为企业的生产、经营提供重要依托。本文对企业档案信息化建设中存在的问题进行了分析，并提出了相关优化策略，以供于参考。

关键词：企业档案;信息化建设;解析

强化企业档案信息化建设能够推动企业档案工作更加高效的展开，能够让企业档案管理更加规范和有效。为促进企业更好的发展，就需要对企业的档案信息化建设加以足够重视，从而推动企业档案工作更加健康的发展。

一、企业档案信息化建设中存在的问题

（一）缺乏清晰认识

因为企业缺乏对档案信息化建设清晰的认识，对档案信息化的重要性不能够明确，因此很难受到企业的足够重视。比如很多企业管理者都认为企业档案信息化管理不会对经济收益造成影响，其是无关紧要的工作。部分企业档案人员在电脑中录入档案信息，就认为已经完成档案信息化管理工作。还有的企业缺乏足够认识，无法接受新技术，并将其进行推广以及利用。所以，对于开展企业档案信息化建设，很难得到顺利的开展[1]。

（二）相較于企业信息化建设，档案信息化建设相对滞后

相较于企业信息化管理，企业档案信息化建设发展缓慢，其原因为企业只注重生产，却不重视档案管理，造成企业在发展的过程中，将大量的资源都倾向于企业的生产和经营。让企业档案信息化管理和整体信息化建设无法实现统一，导致企业档案管理信息无法实现共享。这让企业档案信息化建设受到严重影响，从而很难让档案管理信息化发挥其价值。

（三）企业档案信息化建设发展无法实现平衡

因为不同的影响因素，很多中小企业的档案信息化建设都十分缺乏，还有部分企业将档案管理部门当作裁员的主要对象，从而很难实现档案的有效管理，更无法促进档案信息化建设的发展。

（四）信息化建设标准和规范

当前，在企业档案信息化管理发展的过程中，虽然制定了相关制度和规范，可是很难达到信息化建设的要求。面对信息化建设不完善以及缺乏操作性，让企业档案信息化管理很难实现有效的开展。

二、企业档案信息化建设的优化策略

（一）制定合理的企业档案信息化管理业务标准

企业主管机构须加强与档案行政管理部门的合作，并对企业档案信息化建设给予有效的指导，并制定出统一的档案信息化管理规范，从而让企业档案信息化建设能够实现标准化以及合理化。制定统一规范，让档案信息化管理实现共享档案信息资源，从而提升其实效性[2]。

（二）在企业档案信息化管理中加强顶层设计

在企业管理中，应把企业档案信息化管理列入其中，对企业档案信息化建设进行有效的规划，并设计方案和实施，让企业档案信息化管理与企业信息化管理相融合，从而促进企业更加健康的发展。

（三）转变思想，促进企业档案信息化建设发展

企业领导需转变思想，为促进企业更加稳步的发展，积极的利用有效的手段，提供条件，在企业信息化管理建设中充分的体现档案管理建设，在人才、设备等给予有力支持，从而促进企业档案信息化建设更加有效的进行。

（四）提升企业档案信息化管理水平

在企业档案信息化管理中，都需要软件和硬件技术作为支撑，不然，就很难真正的实现档案信息化管理。针对于此，其一，强化硬件建设，配备计算机、网络终端设备等等，对办公环境进行优化。另外，加强软件的建设，比如，与软件开发机构进行合作，开发出与企业档案管理相符合的软件，对企业的办公软件和档案信息化管理软件进行整合。另外，要对档案信息化做好安全防护，并对档案信息数据进行备份，并对软件系统进行及时更新，做好计算机杀毒工作，从而让企业档案信息受到全方位的保护。

（五）强化企业档案信息化安全保障体系建设

当前，在信息时代的背景下，档案信息受到了广泛的应用，其安全问题也不断的呈现。所以，在企业档案信息化建设的过程中，就需要加大力度对企业档案信息化安全保障体系的构建。对各种档案信息安全的影响因素进行深入的研究，并提出全面的安全措施，将安全预防做到位，让安全问题得到更大程度的降低。与此同时，还必须对人员进行保密教育，让档案信息化管理体系更加完善，并提升技术水平，从而促进企业档案管理得到更好的发展[3]。

（六）提高企业档案信息化管理队伍素质水平

企业档案信息化建设需要不断的进行完善，档案管理队伍素质水平的高低在其中发挥着关键性作用。其一，企业管理者要对档案管理人员进行合理的配备，结合企业档案工作充分的吸纳优秀的档案管理人才。另外，还必须提升档案管理人员的专业能力，可以通过专家授课的办法，对管理人员进行培训，特别是提升其计算机以及电子文件业务水平，从而让档案管理队伍的整体素质水平得到更大程度的提升，从而促进档案管理工作更加高效的开展。

（七）对企业档案信息化管理的规划进行明确

档案信息化管理十分复杂， 因此，就必须对其进行合理的规划，并提出充分的实施细则。由档案工作人员负责，还需与信息技术部门进行有效的协作。在档案信息化管理工作中，包括网间合作、协作开发、网络建设等，必须作出合理的规划。根据企业的信息化目标，对档案信息化管理的措施以及要求进行确认，并能够制定长远的发展计划，并建立档案信息数据库，从而促进企业实现办公自动化，还需要把档案信息化管理的列入企业的所有的工作中，让档案信息管理在企业的发展中贡献价值[4]。

结束语

综上所述，企业档案信息化作为企业实现现代化建设的有力手段，其能够促进企业信息资源的有效整合，让企业档案信息获得更加有效的利用，从而为企业的生产提供重要凭证。企业档案信息化建设属于一项重大的工程，不但需要给予资金支持，还需要引进信息技术。对企业信息化管理系统进行充分的优化，并建立一支强有力的管理队伍，通过更加全面的措施促进企业档案信息化管理获得更好的建设，从而使其在企业的发展中发挥出更大的利用价值。

参考文献：

[1]顾运.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].商讯，2020，No.198（8）：106+108.

[2]姚才苹.企业档案信息化建设中存在的问题及对策分析[J].卷宗，2019，（27）：101-101.

[3]王敏.移动互联网时代企业档案信息化建设新思路分析[J].明日，2019（25）：8-8.

[4]姜启洋.企业档案信息化建设的问题与对策[J].兰台内外，2019，No.261（24）：42-43.