内蒙古电子政务系统设计分析

王翠丽

内蒙古自治区广播电视微波传输总站 内蒙古 呼和浩特市 010050

本文对电子政务平台功能进行综合分析，对政府办公中最重要的公文处理环节进行设计，同时对于政府日常工作中需要用到的公文、会议、文档与综合管理系统做出了全面分析并提出了设计方案。在设计阶段，首先对系统整体架构进行设计，将公文处理系统与综合事务管理系统分为两个子系统进行设计，按照系统的功能实现方式做出了介绍和说明，通过系统界面图与实现流程图等说明实现过程。

1 软件架构设计

在电子政务系统的设计过程中，需要对系统结构有一个清晰的设计。在本次四层架构设计中，数据支持平台与应用支持平台作为系统支柱支撑政府门户网络，协同管理应用平台为双平台的沟通提供了基础［1］。并且办公人员及群众可以通过网络接入门户网络进行功能访问，系统架构图如图1所示，各部分功能如下所示。

图1 系统架构图

1.1 数据支撑平台

数据支持平台提供标准数据交换和共享接口，包括封装数据访问服务等。它还包括一个数据接口平台，即基于XML的数据层交换管理。具体地，数据支持平台将与下级单元的各种业务管理系统的业务数据库交换数据，并自动收集和汇总业务信息。总部数据交换中心的作用是总结每个下属单位的文件，数据和信息，并将总部的文件，数据和信息分发给每个下属单位。

1.2 应用支撑平台

平台为组件提供了服务，以支持各种类型的协作功能进行工作。

应用服务：能够提供在文件审批以及日常各种办公流程时所需要的相关文件，以及各种资料服务；具有全面数据库功能可以根据具体部门职员及职能不同进行个性化的资料搜索；具有全面统计功能并对数据信息进行自动统计。

通信服务：包括短信中心功能;提供电子邮件提醒和邮件递送的电子邮件系统;实现、无纸化传真系统;实现了全员即时通讯系统、视频语音通讯等功能。

核心技术引擎：能够对系统各门户界面等进行管理；支持各业务办公系统的单点登录功能；对业务审批及公文流转时的各种核心信息进行总结与归纳并形成数据库；能够帮助行政单位等部门提供一体化工作流引擎。

1.3 协同管理应用

参考类似协作管理平台的成功经验，结合实际需求，包括人力资源，销售管理，协作管理应用程序功能模块，如客户管理，供应商关系，预算报销，资产管理和系统管理。在系统实施过程中，将根据实际情况和具体需求要求调整上述功能模型。

1.4 四个网络

四个网络是局域网，单元LAN，因特网和GSM/CDMA网络。该系统部署在局域网中的计算机房中。通过VPN对系统链路进行安全管控。

2 公文系统设计

2.1 公文管理系统设计

由于在政府日常处理办公事务时，各级用户都可能需要对新公文如收文登记发文拟稿等进行撰写，所以系统为方便工作人员进行撰写，可以按照实际需求将扫描文档，常用办公格式文件或办公自动化系统中的官方文档可以根据实际需要用作新文档附件，在编写完毕新的官方文档后，只需单击“发送”将新的正式文档发送到下位管理人［1］。工作操作人员可以对发文单进行填写，并按照系统流程对填写好的公文流程进行发送。公文流转流程图如图2所示。

图2 公文流转流程图

电子政务系统中设计了待办公文处理的功能，由于收文人可能因为某些原因无法及时处理收到的公文，因此，系统的实时提醒功能可以告知用户需要及时处理的待处理事务，并且所有操作只能在权限设置范围内执行［2］。同时，系统还会记录文档修改的痕迹：当前用户修改文件内容时，系统将自动记录更改，文件处理表将通过系统中的权限设置记录当前用户的指令和签名等信息，批准审核流程如图3所示。

图3 系统审批图

通过在流程设计工具中使用提醒和监督设置项目，可以在系统中简单地监控流通文档，以达到提醒和监督的目的。可以为文档处理的特定步骤设置提醒信息。系统记录官方文档的详细处理信息，用户可以随时查看特定文档每个步骤中官方文档的时间和说明。可以跟踪已收到官方文档但尚未处理的特定时间信息，以便文档处理过程透明和标准化［3］。

文档管理系统通过管理工具为模块管理员提供自定义文档维护和日常自定义维护功能，如自定义文档流程和自定义文件处理表。在文档处理系统的管理工具侧，管理员可以根据不同政府部门的个性化办公情况任意设计不同的工作流程，满足不同职员的需要。文档管理者可以用可视化工具对不同公文处理步骤进行选择后，设置好对应职员间的连接关系（每个步骤的接收者，接收条件），可以通过图像流程图完成定制过程的过程。系统设计中提供了图形化流程设计界面，当流程发生变化或人员变动导致流程发生变化时，流程可以很容易地进行修改。完全解决了需要源代码改变过程的问题。自定义图形编辑器界面如图4所示。

图4 自定义图形编辑器界面

使用文档设计工具，文档管理器可以通过绘制表格并选择相应的控件来自定义与设备日常办公室使用的表格完全相同的模板。普通用户可以在不改变办公习惯的情况下适应办公自动化系统的实施。在自定义文件处理表单时，文档管理器可以根据单元的实际情况或其中的一个或多个来自定义具有表单，正文或附件的文件。系统中的公文可以包含文本，表格与各种非结构化信息，如各种多媒体元素等。发文单界面如图5所示。

图5 发文单界面图

在文档的处理过程中，管理系统对不同的操作人员赋予了不同的权限，通过系统管理员预分配的相关权限就可以对文档进行处理。设置文件主体的操作权限，附件，文件处理形式和每个步骤的处理。对于文件处理操作权限系统采取双重设置的方法，当无权限用户想要对文件进行修改时需要同时具有操作许可与步骤许可的权限，节点信息权限图如图6所示。

图6 节点信息权限图

2.2 公文交换系统设计

针对发文问题，电子政务系统设计了发文功能，向官方人员或所有员工开放相关权限，当信息可用时，起草人能够对发文的每个环节进行直观的了解，进而对所需文档的流转环节与下一审批人有清晰的认识。并且系统具有个性化的定制功能能够根据不同的需求进行相应发文单常用格式与模板进行设计。发文单界面如图7所示。

图7 发文单界面图

对于已提交的已发送处理订单，起草人可以跟踪当前消息当前到达的链接，以帮助确定是否需要提醒或通知；同时，系统可以提供特定时间段的文档处理周期。在跟踪过程中，系统还提供了审批对象的图形范围和处理所花费的时间，便于统计过程中的分析。公文请求图如图8所示。

图8 公文请求图

通过发文系统发布公文时，拟稿人首先要拟定发文稿主题，通过各部门进行审核通过后就可以进行发布，发布完成后，已发布的官方文档将被存档，公文签发流程图如图9所示。

图9 公文签发流程图

在系统设计中，官方文档的发送可以由系统手动或自动发送。在启用文档的文档交换过程到达归档节点后，状态将在文档传递列表中“发送”。当官方文档被拒绝时，系统会在拒绝时显示被拒绝的状态［4］。发送系统状态时，表示在正式文件交换后，它已到达接收和发送单位中的指定服务器目录。公文状态图如图10所示。

图10 公文状态图

接收文件的处理可以根据单位的实际情况进行调整。由负责人处理相应的事项并直接对其进行编号。与文档管理的统计类似，可以统计收据过程的时间限制和数量统计，授权人员可以对数据进行实时监控并且做出相应措施，以保证文档的安全性。收文流程图如图11所示。

图11 收文流程图

3 综合管理系统设计

3.1 工作流程系统设计

电子政务综合管理系统可用于实现通过电子手段与单元的内部甚至外部部分连接和通信的过程。同时电子化的工作流程可以在一定程度上解决传统纸质文档办公复杂，流程缓慢的特性，通过设计了固定的流程来实现日常办公的稳定性［5］。从工作流管理应用程序的技术实现来看，其技术总体架构图如图12所示。

图12 系统技术架构图

首先，根据单位的需要对工作流程进行分类，同时设置相应的表单卡。在系统中设置工作流节点的管理可以根据不同的规则设置节点负责人，并支持不同的节点负责者设置不同的布局。对于系统进程签名批准，系统支持进程的单个节点的人员将逐个签名或不签署或审批处理过程。它可以满足流程的并行操作，建立同步聚合，XOR或聚合，并支持流程合并处理。可以将该过程设置为在一个节点处自动触发另一个进程。

表单自定义工具要求是一个图形应用程序，表单自定义工具需要在图形界面中自定义和编辑表单，支持多种业务文档类型，并且可以处理各种表单元素。同时，表单的定制和组织结构无缝结合，表单定制操作需要强大的可用性和便利性。表单定义可以应用的对象如图13所示。

图13 表单应用对象图

电子政务平台可以控制流程的任何节点对表单字段的控制。它包括当前节点，节点运算符，它遍历的路由以及将流经的路由。通过图形化的编辑和拖拽便可以完成操作，流图化设计器界面图如图14所示。

图14 流图化设计器界面图

在系统设计中，表单定义分为三个部分，第一部分是表单的样式。电子政务系统在工作流设置中能够按照个性化要求对各部门自身的流程表单样式进行设计，而且无需编写任何代码，后台可以灵活地控制数据输入的格式，前端界面可以根据用户的需要进行设计。签报系统界面图如图15所示。

图15 签报系统界面图

系统在流转审批过程中支持串行审批，并行审批，同时具有条件路由判断以及混合审批的操作方式。串行审批就是一个节点一个阶段的处理，系统根据设定好的工作流程进行逐级审批，当一个节点审批通过之后才可以进行下一步。并行批准意味着流程需要在流向节点之前在多个部门或组织之间并行流动，并且不会影响彼此的流通。当并行分支完成该过程时，它可以正常到达下一个节点，并且每个分支共享相同的过程表单数据。但是，表单数据具有独立的操作权限，串行节点批准流程图如图16所示。并行节点批准流程图如图17所示。

图16 串行节点审批图

图17 并行节点审批图

条件批准根据条件支持不同的流程，并根据条件进入事务分支流程; 在处理节点设置中，根据用户的帖子，角色，表格中的字段等作为判断条件，判断下一个分支。在进程退出设置中，表单中的字段可以用作下一个判断条件。

3.2 会议系统设计

系统主要是对政府日常工作中所需要用到的会议日程安排，会议室等进行管理，系统管理员可以通过系统平台对会议室的状态进行查看，它包括单位内各会场的基本信息登记会议举行流程图如图18所示。

图18 会议举行流程图

3.3 文档管理系统

电子政务系统的文档管理解决方案通过在日常工作和沟通中帮助单位自动积累知识，包括单个文档的手动建立、在日常流程运转过程中的自动积累、内部沟通协作过程中的自动积累、计划日程安排时形成的知识文档积累、内外部邮件来往沟通的自动积累、与异构系统的文件交换的知识积累、以及隐性知识的转换积累［6］。系统通常是结合文档库进行统一建立，并针对不同文档类型根据用户的个性化需求进行积累。文档管理系统功能图如图19所示。

图19 文档管理系统功能图

4 门户系统设计

4.1 门户系统架构

信息门户将是一个综合的门户，其功能主要是网络应用程序访问的接入点，除此之外其具有部分附加功能如系统保密性、安全防护、信息搜索及上传下载功能等。从技术层面来看，信息门户可以分为四个主要层次，首先是表示层，第二层为应用数据层，第三层为业务逻辑层，第四层为系统支撑层。门户系统是系统的基础和最关键的内容。当开发其他系统时，在系统技术支持层将相应构件进行组件后，对其设置权限，它们就可以反映在表示层中［7］。门户系统架构图如图20所示。

图20 门户系统层次图

电子政务系统门户平台具有如下特性：

门户管理平台支持从界面菜单或显示内容中定义无代码。为不同的组织，角色和人员定义了不同的门户。

系统架构是基于JSR168和JSR286B标准进行开发。该系统架构附带有丰富的数据显示功能，可以显示平台本身的数据：过程，文档，时间表等，同时也可以显示平台外的数据，如异构系统的页面与系统所生成的运行日志等并且可以进行一定的功能拓展。

系统门户界面对于不同人员所需要的使用权限进行了清晰的划分，对于运维人员与使用人员的权限有清晰的界定关系，门户系统的维护由系统专人制定负责，对系统进行维护，并且管理员可以通过下发权限的方式对不同职员日常办公所使用的权限进行管理。在系统的日常维护中也是采用多门户多责任的维护方案，即对不同的系统进行维护时界定维护人员的维护责任，来确定每个系统模块是由专人进行管理，进一步减轻了系统管理员的工作职责，使得维护人员各司其职。同时也保证了系统维护的专业性与系统运行的稳定性。门户系统逻辑架构图如图21所示。

图21 门户系统逻辑架构图

4.2 系统认证登录

门户系统支持AD统一认证；系统能够通过验证用户的角色职位不同来显示出不同的工作内容、以及个性化的工作界面与流程，并通过单击自动输入他们需要处理的工作流程或流程来处理演示文稿。门户系统认证图如图22所示。

图22 门户系统认证图

统一认证系统功能实现流程如下：由于现有应用系统中通常使用组织结构化功能如果系统中的新员工被留下或转移，则需要在每个系统中设置员工。因此管理组织结构工具因势而生，LDAP的软件的作用是能够对系统地址或组织结构进行管理，其他系统可以轻松调用。它包括基本人员信息，工作信息和邮件系统。在系统的人力资源管理中，通过Web服务接口的后台，可以方便地将组织结构信息与LDAP服务器同步。

4.3 单点登录认证

作为门户平台，电子政务平台为其他系统进行用户登录演示。只要您首先登录系统门户，其他系统无需登录帐户和密码即可登录。通过每个系统和协同管理平台的绑定，在每个异构系统和管理平台之间集成接口，用户不会感觉到不同系统之间的切换。单点认证登录图如图23所示。

图23 单点认证登录图

5 数据库设计

数据库技术是进行信息管理系统开发的关键技术，在本次电子政务平台设计中，系统数据库的设计采用了传统的E-R模型关系，这种模型关系可以帮助我们分析系统中不同功能需求所需要建立的数据库表，不充分考虑到信息的重复性会使数据库的建立难度增大且冗余程度变高［8］。因此，结合协同矩阵模型来设计数据库可以减少数据库数据量，加快计算速度。电子政务系统部分E-R模型图如图24所示。

图24 数据库E-R关系图

在数据库的设计中E-R关系图是对系统中各部分表间关系进行说明，数据库表用来对系统中所需要用到的各种字段加以属性说明，以下例举系统中所需要用到的主要信息表。

5.1 单位信息表

单位信息表中包含了政府单位部门中的各种信息，如单位编号、单位名称等，说明了各种数据的属性，其中由于考虑到目前政府部门单位名称唯一，所以将其设置为主键，以便于对数据库属性进行区分。如表1所示。

表1 单位信息表

5.2 用户信息表

用户信息表的功能是详细记录不同职员之间信息的差别，数据库内存储了每个职员相应的权限与账户，用户账号为唯一用户辨识，将其设置为主键，并且考虑到用户有些信息可以进行隐私保留，所以在填写非必要信息时可以选择空。用户信息表如表2所示。

表2 用户信息表

5.3 公文信息表

公文信息表中记录了公文的编号，公文的标题以及内容等，并且表中对公文处理的状态以及环节都进行了相应记录，公文信息表如表3所示。

表3 公文信息表

5.4 文档信息表

文档信息表主要包括了政府日常工作中需要保留的文档，如文档内容、文档级别以及文档类型等，帮助工作人员日后更好的查询记录，文档信息表如表4所示。

表4 文档信息表

5.5 会议信息表

会议信息表的主要功能是对政府日常工作中的会议信息进行记录，主要包括了会议的内容、举行时间等信息，管理员今后可以通过唯一会议编号来对会议进行查询。会议信息表如表5所示。

结束语

本文主要是对电子政务系统的各部分软件设计做出说明，介绍了系统架构的四层架构，对各层架构做出说明。然后对公文系统所应用的公文管理、公文统计、收发文等功能的流程与界面等内容做出说明。叙述了综合管理系统中各子系统的功能以及实现流程。对门户系统的设计逻辑架构进行了说明，并简要说明了登录所需流程等，最后对系统的数据库进行了设计，结合协同矩阵模型以及E-R模型关系表说明了数据库设计理念，并例举了部分信息表，对系统进行了较为完善的设计。