台站文书档案管理电子化系统的应用分析

高慧龙

内蒙古自治区广播电视传输发射中心839台 内蒙古 呼和浩特市 010050

台站文书档案管理工作是一项基础性的日常工作。文书档案管理是台站工作有序开展的基础支撑，对于台站财务、人事、党务、业务管理等各个方面既有整体统筹作用，又有具体业务开展的细节支撑作用。

1 文书档案管理的重要性

文书档案管理是一个单位发展过程中形成的庞大资料库，包含着单位中各个方面的数据。台站文书的类型是多种多样的，主要涉及文件、通知、会议记录、总结、函、技术资料等多种形式。而档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查阅历史提供重要的凭据。

文书档案关系着台站的发展，它要求规范性、保密性十分严格。首先，台站处理问题时，应以文书档案为凭证，有些文书档案是具有法律效力的，在处理具体问题时，具有说服性。其次，台站根据以往的事例处理目前遇到的事务情况，具有便捷的参考性。第三，文书档案具有客观真实性，具有实际参考性。

2 台站文书档案管理工作的现状

当前，台站的文书档案管理还处于基础的管理状态，管理思路比较陈旧、管理流程还未完全理顺、管理意识还不够重视。根据档案管理的原则，对分类文件按照规则编码分类，要求对文件进行流转存档，很多工作还没有提高相关认识，既耗时又达不到预期的工作效果。

3 建立台站文书档案管理电子化系统的必要性

文件登记

文件处理

在当前21世纪，大数据时代已然来临，各种各样新型文书管理技术理念不断提升，同时按照内蒙古自治区广播电视局“智慧广电”及“台站建设标准化2.0版”具体要求，针对当前文书档案管理中运用新的信息技术还比较落后、在电子化时代还在使用原始单一的手工处理办法、整个文书档案的收集、处理及储存过程效率不高，更不利于提高查阅、检索的效率。建立适用于台站标准化大数据管理平台已经提上日程，研究摸索一套适用于台站文书档案管理电子化系统已经迫在眉睫，尽快制定一套从流转、处理、储存、检索的规则，在此规则下进行电子化的管理是十分有必要的。

文件归档

检索利用

4 台站文书档案管理电子化系统的建立

首先，明确文件流转的程序。文件是由发文单位向收文单位专职或兼职工作人员定向发送，交由相关领导审核批阅，再由具体人员按时完成。在单位内部，每个部门都不是独立的进行工作，需要与其他部门做好沟通协作。各部门发出的文书也应统一存储，整个过程需要软件系统提供收发文管理功能、批阅单生成打印功能、按时提醒功能、阶段性验收功能等。文件流转程序明确了，工作开展就会更加顺畅。

其次，处理文件过程中涉及到文件登记、文件传阅、文件处理、文件分发以及文件归档等环节。在不涉及保密的情况下，应有复制打印功能。

第三，文书档案存储应按照档案局推荐规范进行管理。要根据具体内容确保文件信息化后能最大限度的发挥其该有的作用。并对存储的文件、资料以及音频、图片、视频等电子档案做好妥善保管，避免发生文书档案管理混乱甚至丢失的情况，防止档案内容外泄，做好网络安全，采用分网段安全防范。

最后，在设置专用电脑、配备电子加密设备、做好细致的电子化存储功能后，设置分类检索功能，最快最全限度的发挥已存档文书档案的作用，随时查阅相关信息。

综上，做好文书档案管理是台站的基本要求，其中的基本数据是台站各个部门各个发展阶段的所有内容。建立统一实用的文书档案管理电子化系统对一个单位的发展起着至关重要的作用。提高工作人员的认识，应用好相关电子化技术推进，能大力提高台站工作效率。在工作流程和工作模式上不断摸索改进，利用好手中的文书档案资源，为台站的长远发展添砖加瓦。