水利电子档案管理系统建设

庄志凤

摘 要：随着科技的发展，水利行业也步入了信息化，为了解决水利纸质档案管理在日常工作中的弊端以及方便档案的管理，促进水利事业的进步，水利电子档案管理系统的建设成为了水利行业目前重要的任务。本文在充分考虑了水利电子档案特点的情况下，建立了一套安全、稳定、高效和便捷的水利电子档案管理系统以满足水利工作现代化的需要，为水利事业提供有效的服务。

关键词：水利档案;电子文件;档案管理;管理系统

1 电子档案管理系统发展概述

目前国外的电子档案管理系统发展已经相对成熟，很多国家建立了技术相对成熟的电子档案管理系统，比如美国政府的制定的《电子文件管理软件设计评价标准》，美国的ERA项目，该项目能够不受特定文件的硬件、软件的限制，对各个类型的文件进行储存和管理[1 ]。目前我国的科研人员已研究出了多个电子档案管理系统，例如：紫光启明的TH-ERMS电子档案管理系统、东方飞扬的ES-ECM企业内容电子档案管理系统，等等。这些档案都能很好地满足在实际工作的档案管理需要[2 ]。国外水利电子档案管理研究较早的主要是俄罗斯和美国。俄罗斯实行电子档案统一管理，根据水利工程的规模、水利工程的性质、主管单位等从中央到底层建立分层电子档案管理系统，而美国主要是通过水利建设的性质区分水利档案，由相应部门建立对应的电子档案管理系统[3 ]。目前我国的档案管理相对已经成熟，但是水利电子档案管理的研究成果较少，水利电子档案管理还处在网络共享、网络传输及拷贝复制的阶段[4 ]。

2 水利电子档案管理系统现状

2.1 水利电子档案管理系统依赖程度高

水利电子档案需要一个相对稳定的载体，载体的寿命一般都比较短且容易发生意外损害;水利电子档案的查阅需要借助一定的计算机设备，无法随时随地进行查阅，且计算机设备容易受环境的影响，在使用的过程中要保证不能突然断电、死机，要保证网络的稳定等因素，水利电子档案整个体系数据较大，需要的硬件软件设备的要求更高;水利电子档案一般是一整套的档案，对系统的依赖也比较高[5 ]。

2.2 水利电子档案管理系统采集传输短板

水利电子档案同纸质档案一样也需要相关的工作人员对相关的水利档案信息进行采集、整理，但水利电子档案还需要人工的录入，采集数据的真实性、有效性、完整性、可靠性都不能得到保证。在档案的上传、下发、共享的过程中都可能会被修改、丢失或者被网络黑客窃取，档案传输中的真实性、安全性不一定被保证[6 ]。

2.3 水利电子档案管理系统专业人员短缺

水利电子档案管理系统的操作不仅需要计算机方面的专业人才，还需要文档管理及水利专业的高技术人才，但是在实际的工作中，缺乏这些专业性的人才，并且现有管理人员的综合专业素质、技术都有待提高，大部分只能胜任水利电子档案管理工作中的其中一项任务，工作之间的衔接容易产生差错。

3 水利电子档案管理系统设计思路

基于水利档案的性质，充分考虑电子档案管理系统的先进技术，采用文件收集、档案管理、电子档案系统开发利用、水利电子档案系统维护四个维度的水利电子档案管理体系，实现水利电子档案的有效管理。水利电子档案管理系统示意图如图1所示。

4 水利电子档案管理系统整体架构设计

水利电子档案管理系统的总体架构自上而下分别为交互层、应用系统层、应用支撑层、数据资源管理层、基础设施层。整体结构图见图2。

基础设施层：主要包括网络传输、实体环境以及云平台三个部分。网络传输负责水利档案信息的传输，通过专网、有线、公网及无线，利用传输技术，实现数据信息安全稳定传输;实体环境负责为水利档案数字资源管理及网络传输提供设施及硬件环境，通过计算机网络系统、机房的建设实现数据储存、数据分析以及网络传输;云平台主要搭建的是私有云平台，可以进行电子档案资源的备份、上传、下载等。

数据资源管理层：建立不同的数据库对不同的数据进行分类管理。包括基础数据库、空间数据库、BIM数据库、业务数据库以及共享库。基础数据库主要是管理水利工程基础信息，包含一些建设和相关建设单位以及水利工程的具体信息，例如：水利主体工程、监测站点、工程标段以及单位工程等基础数据信息。空间数据库主要是管理水利工程地理位置相关的基础信息，例如：水库、水闸和泵站等相关的地理位置信息。BIM数据库主要是管理水利工程的各种BIM模型数据，例如：输水导流模型数据、工程挡水建筑物模型数据、边坡工程模型数据。业务数据库主要是管理工程管理数据、工程监测数据、工程调度运行数据及工程信息数据等。工程管理数据包括工程的进度、安全、质量、投资及环境等各方面的管理数据;工程监测数据包括工程的进度、安全、质量、环境及生态等各方面的监测信息;工程调度运行数据包括工程的调度方案、指令、运行、评价、需水数据及来水数据等的数据信息;工程信息数据包括水利工程中的音频、视频及文档等信息数据。

应用支撑层：是连接数据中心与业务应用的桥梁，为业务应用功能的实现提供技术支撑。本系统的应用支撑主要由系统服务支撑、共享交换组件、移动支撑组件、数据服务器组成。

应用系统层：主要为水利电子档案管理提供业务应用，主要包括：文件管理、系统维护、水利档案管理、开发利用四个模块。

交互层：主要是为用户提供友好的界面展示效果和交互方式。水利电子档案管理系统主要通过PC端和手机app展示。

5 应用功能设计

基于水利电子档案管理现状及未来的发展趋势，构建文件管理、水利档案管理、系统维护及开发利用四大模块的水利電子档案管理功能架构，示意图如图3所示。

水利文件管理主要包括水利文件收集和水利文件立卷。水利文件收集主要是通过系统对各个提供水利文档的部门进行档案收集，水利文件立卷是通过系统对收集到的水利档案按照类别进行分类立卷，例如是文书档案、视频档案、音频档案、图片档案以及财务档案等。