疾控机构电子档案系统设计及应用研究

卓美水

摘 要：随着计算机信息技术的应用和发展，疾控机构档案管理的信息化水平显著提升。本文结合疾控机构职能，以及疾控机构电子档案资料特点，从信息录入、整理归档、检索利用、统计打印和鉴定销毁等五个方面提出了疾控机构电子档案设计方案及功能应用，并提出了系统实现措施，在实践中具有积极的推广应用价值。

关键词：疾控机构;电子档案;设计;应用

概述

随着计算机信息技术、互联网、物联网的普及与发展，疾控机构档案管理早已突破了单一纸质形态存在[1 ]。利用电子设备生成、处理、传输、存储的数字格式电子文件大量存在，由此产生大量疾控机构的电子档案。伴随着疾控工作信息化建设步伐的加快，将计算机信息技术应用于疾控机构档案管理系统，可实现疾控机构电子档案规范化、科学化管理，实现疾控机构档案资源信息共享，推动疾控机构信息化管理水平。本文结合疾控机构职能以及疾控机構电子档案资料特点，探索设计疾控机构档案管理系统。

疾控机构电子档案管理系统以文件全生命周期、文件连续体等相关理论为基础，基于电子信息技术、互联网技术应用，实现疾控机构电子文件收集、保管、利用为一体的电子档案数据资料在线管理[2 ]。疾控机构电子文件档案包括：疾控业务档案（疾病预防与控制档案、突发公共卫生事件应急处置档案、疫情档案、健康危害因素监测与干预档案、实验室检测检验与评价档案、健康教育与健康促进档案）、人事档案、财务档案、文书档案、科研档案等。综合《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》《文件管理国家标准》《电子档案管理系统基本功能规定》《档案信息系统安全保护基本要求》等相关规定，以及疾控机构档案管理的实际特征，疾控机构电子档案管理系统设计功能需求如下：

1 信息录入

1.1 功能需求

疾控机构电子档案管理系统首先要具备信息录入、转化功能[3 ]。档案管理系统中的信息录入涵盖电子文件、图像文件、视音频文件、数据库文件等不同类型档案资料录入。此外，疾控办公自动化OA系统中应设计相应的档案存储功能，并与该系统联接，实现批量电子档案实时存储。

1.2 模块设计

疾控机构各类电子文件形成人员通过身份认证系统，将电子文件（含修改）原件、数据资料等批量挂接于相应的归档数据库，电子文件形成人员根据赋予的权限，查询电子文件，并对需要编辑修改的电子文件进行编辑修改，最终输入到电子档案数据库。

1.3 应用介绍

信息录入模块将疾控业务、人事、办公室等各部门形成的电子文件档案数据资料进行批量录入、上传、修改、编辑和存储，将疾控机构产生的批量电子档案原件与接收的未归档数据库实现挂接，并将产生的各类电子文件及时存入到档案专题数据库，实现疾控机构各类型档案录入。

2 整理归档

2.1 功能需求

疾控机构电子档案管理系统中的整理归档功能是基础和关键。根据疾控机构业务特点、机构职能，以及国家关于档案分类标准和疾控领域的具体管理标准，从疾控机构电子档案来源部门、载体形式、保管期限等方面确定疾控机构电子档案的立卷方案，并利用计算机辅助功能或人工方式完成疾控电子档案的编目、归档。

2.2 模块设计

疾控机构档案管理人员通过身份认证系统认证，系统会自动列出已经录入、待整理归档的电子文件，经过系统鉴别是否符合归档要求。不符合要求的，系统自动退回疾控机构电子文件形成人员;符合归档要求的，再根据其是否带编目文件进行相关处理，最后通过系统操作纳入归档档案数据库。

2.3 应用介绍

疾控机构电子档案管理系统中的整理归档模块是整个系统的核心，根据预先模块功能设计，对符合归档要求的电子文件，按照标准和规范进行整理，并归入到相应的数据库，实现对疾控电子档案的自动分类、存储及管理。

3 检索利用

3.1 功能需求

疾控机构电子档案系统应支持档案查询者根据相关规定，在极短的时间里准确检索、高效查询到所需档案。此外，还要支持跨区域异地检索的需要[4 ]。

3.2 模块设计

首先平台需要设计查询者身份认证模块，通过身份认证后，还设计有自定义查询方式检索模块，以及显示检索结果模块[5 ]。根据系统模块识别查询者身份权限，决定浏览、下载、打印等权限。

3.3 应用介绍

系统根据访问者的权限设计相应的查询结果，未赋予权限者检索结果将不会显示。根据疾控机构职能，该系统设计出疾控机构电子业务档案、人事档案、财务档案、文书档案、科研档案等几大类，另外，还可根据文件名、编号、主题词等赋予相应的查询条件，通过身份认证的，即可通过该系统功能实现自动查询检索浏览利用。

4 统计打印

4.1 功能需求

为加强对疾控机构电子档案的有效监督、管理，该电子档案管理系统需要具有相应的统计打印功能[6 ]。具体来说，需要统计收集、整理、归档、检索、利用、鉴定、销毁、打印等不同环节档案统计情况。需要系统赋予档案管理者随机或固定的获取统计报表，随时掌握系统中管理的电子档案情况的权限。

4.2 模块设计

需要设置身份认证，使系统识别出是否为疾控机构专职档案管理员，设置固定统计/自定义统计两种模式供选择，再设置需要统计的档案类型，最后设计自动生成统计表/图，以及打印功能模块。

4.3 应用介绍

统计打印模块根据疾控机构电子档案管理实际，为专职档案管理者设置了固定统计模式、自定义统计模式两种。在固定模式中，档案管理者只要轻点系统中“统计”按钮，即可获得机构电子档案统计表、年/季/月报表等;在自定义模式中，档案管理者通过手动输入起止时间，获取其特定时间段系统中电子档案总数、均值、同比增减情况，并以图形、图表等形式标注。