高校智慧档案馆的智能管理存在问题及方略

徐洁

摘 要：高校智慧档案馆的建设与运营，提高了档案服务效能。但随着智慧档案馆的应用和推广，一些管理问题也浮出水面，影响了自身的发展。高校智慧档案馆应寻求根本性的转型与突破，通过建立分布式档案管理架构、引入颗粒化档案管理方式等途径，增强智能管理效能，提高服务价值。

关键词：高效;智慧档案馆;智能管理;方略

在网络信息技术深入发展的背景下，高校通过深度的技术自研和衔接，推动了智慧档案馆的建设、运营与发展，使档案信息资源的管理效能得到了大幅度的提高。但随着高校智慧档案馆的发展，面临一些新的问题，影响了其建设进程。本文从高校智慧档案馆的运营管理问题切入，寻求构建完善的智能管理体系，以便更好地释放智慧档案馆的智能管理效力。

在当前的高校智慧档案馆管理工作中，主要以传统的档案管理团队为基础，运用新的智慧技术智能渠道和智能设备，为相关各方提供档案信息资源服务与支持。智慧档案馆的管理方式也进行了相应的调整和升级，引入了更开放的自主管理和自主维护机制，为档案资源需求方提供了更多的管理权限，也切实增强了智慧檔案馆管理的效能[1 ]。

1 高校智慧档案馆管理存在的主要问题

当前，在智慧档案馆管理中，高校仍重视传统的管理模式和结构，更强调通过稳定、专项、固化的管理来保障智慧档案馆的应用和发展。虽然这种相对保守的管理模式保障了智慧档案馆在初期阶段的运营和发展，但面对日新月异的技术革新、需求革新和模式革新，高校智慧档案馆还面临一些新问题，正在影响智慧档案馆服务效能的提高和突破。

1.1 管理结构问题

以专业管理团队为主，进行定向的档案资源管理，是当前高校智慧档案馆沿用的主要模式。这一模式对管理者的要求相对较高，需要管理团队拥有丰富的档案管理知识、技能和经验，并根据智慧档案馆的实际运营需求来进行灵活的管理支持。但在运营过程中发现，由专业团队管理的智慧档案馆，无法全面深入管理细节，难以切实保障管理的及时性，与智慧档案馆高效、便捷、开放的特性出现了一定的矛盾。特别是在满足使用者需求上，专业团队能够发挥的管理作用越来越少，面对高频、高标准、高访问量的管理现象，现有管理结构承受的压力越来越大，正在面临管理结构瓦解的威胁[2 ]。

1.2 管理方式问题

这个问题主要表现在智慧化发展要求与传统式工作方式的矛盾上。实际工作中，看似已经使用了大量的智能工具，根本的管理方式却是传统方式，工作人员只能被动进行表层的管理。从实践观察中可以发现，当前管理方式相对滞后，难以形成更深层次和更广范围的档案资源管理。在现有管理工作中，管理人员主要是借助“以用代管”的方式，根据使用者的需求来推动相应的管理工作，在满足使用者需求的同时，完成对相应内容或对应资源的优化和维护。特别是在智慧化、远程化和信息化手段不断完善之后，管理者可以借助更多元的工具支持，来定向输出管理支持，方便使用者进行资源的调用[3 ]。

这种“以用代管”的管理方式，将管理视野局限在相对狭小的范围之内，无法深层次挖掘现有资源的内在价值，也不利于对高校档案资源进行持续、高频、深入、广泛的优化和维护，很容易出现档案资源管理维护不及时而引发的疏漏。

1.3 管理速率问题

智慧档案馆投入使用切实方便了使用者，大大提高了档案服务的效率，也进一步抬高了需求者的使用预期。越来越多需求者希望得到更高标准、更高速率、更高质量的档案服务，但现有的档案管理速率已经进入发展的瓶颈期，尽管有更多工具和更多渠道的支持，也很难打破传统管理架构下的速率极限。更为关键的是，在智慧档案馆的发展过程中，管理速率提高，将是相关各方的共同要求和共同诉求，渐进式的速率提高方式，无法深度满足速率要求，也不适合当前全面升级的发展要求。智慧档案馆不智慧、不高效、不方便的声音已经出现，且会逐步增多、增大。

2 高校智慧档案馆的智能管理方略

针对上述问题，高校智慧档案馆唯有从“智慧”这一核心要点切入，明确智慧管理方略，进行深层次的改革和根本性的转变，才能切实展现智慧档案馆的智慧效能，深度满足各方要求，全面发挥其效能。

2.1 分布式智能管理方略

这种方略主要是针对当前智慧档案馆管理结构上存在的问题，尝试引入分布式管理的新理念，构建扁平化的管理结构。所谓分布式智能管理，就是将管理权限通过分发的方式，交由相应的使用者、需求者和管理者，共同对智慧档案馆的资源进行管理。在这种管理架构中，相关各方可根据自己的使用权限，对特定的档案资源进行自定义管理和自主化管理，而档案馆的管理团队仅需对其管理过程进行监督、记录和反馈，即可由具备较高专业素养的人士，对其专业领域内的档案和信息进行精细化的高效管理。采用这种方式，不仅会大大降低管理团队的压力，还会切实提高管理结构的合理性，使智慧档案馆真正服务于各方，让智慧档案馆的管理结构问题化解于全新的分布式管理过程之中。采用这种方式，还将让管理团队的管理经验、知识和能力分发到更多参与管理的主体，让智慧档案馆的管理标准达到更为理想的状态[4 ]。

在这种管理结构中，参与智慧档案馆管理工作、使用其资源信息的相关各方，都将成为档案馆的管理者，承担起资源管理的责任，并根据自身实际需求，对资源进行个性化调整和优化，让智慧档案馆凭借智能技术的深度应用，形成“服务人人，便利人人，能够在人人参与中，不断进化的动态智慧档案馆”。另外，分布式机制的引入，还将为智慧档案馆的安全保障、资源存储、资源分发等提供更多的渠道支持，让智慧档案馆拥有更为坚实的管理基础。

2.2 颗粒化智能管理方略

这种方略是指在档案管理过程中，采用更具效能性的智能管理方式，借助大数据技术的引入，建立以标准标签为主的档案管理颗粒化体系，并由相关管理团队，使用群体或维护团队，对这些独立但完整的，体量更小的颗粒进行精细化的管理和维护[5 ]。