退役军人档案数据信息一体化管理的对策

陶德禹

摘 要：在网络信息化高速发展的今天，档案管理信息化是未来档案管理的必然趋势。本文分析了退役军人档案管理存在的一些问题，论述了如何采取有效措施解决问题的方法，以及开展退役军人档案数据信息一体化管理的对策。

关键词：退役军人;档案管理工作;对策

近年来，由于参加社保、就业、落实优抚政策等因素的影响，退役军人档案查阅、使用频率增高，且随着经济社会的发展，这种趋势还将继续保持下去。为此有关部门应高度重视退役军人档案管理，加快退役军人档案移交档案馆管理，逐步推进退役军人档案电子化、信息化建设，不断提升退役军人档案管理水平。

1 退役军人档案管理现状

1.1 档案管理部门比较分散

现阶段退役军人档案管理比较分散，退役军人档案放置在不同的部门，有的在乡镇、有的在民政部门、有的在人武部，有的甚至在个人手中。使得退役军人在相关的手续办理工作中，需要在不同的部门咨询和办理，往往出现查不到、找不着的问题。

1.2 档案管理制度不健全

由于有关部门对退役军人档案重视不够，退役军人档案的接收、移交、整理和保管、统计、借阅利用等方面缺乏系统有效的管理制度，造成退役军人档案的保管不规范，场所不稳定，防护措施不得当，退役军人档案管理存在严重的安全风险。部分退役军人档案在传递和保管工作中交接手续不清，管理不够有序，出现遗漏、损坏等情况。

1.3 档案存放信息不透明

相关管理部门对退役军人档案存放信息宣传比较少，使得退役军人对个人档案存放信息了解比较少，不少退役军人并不知道个人档案放置的单位属于哪个部门管理。同时档案管理人员和退役军人沟通存在脱节问题，档案管理部门对退役军人的实际情况难以获悉。

1.4 档案信息化建设落后

目前，退役军人档案管理工作大多采取人工管理方式，没有安装档案管理系统进行管理，退役军人档案管理信息化、数字化管理目标遥遥无期。

1.5 档案查找利用困难

由于退役军人档案没有统一应用档案管理系统等信息化技术，无法设置深度的检索条件，影响档案管理和利用质量，导致档案检索效率和检索质量不高，很多管理部门不能为退役军人提供更好的服务。

2 退役军人档案数据信息一体化管理的对策

围绕建立档案数据管理一体化系统，采用大平台、大系统、大数据的建设思路，推动退役军人移交综合档案馆管理，建设退役军人档案服务管理一体化平台。

2.1 明确退役军人档案管理部门

为防止多头管理、无序管理，退役军人档案实行集中统一管理是有必要的。通过各地的实际经验来看，退役军人档案由各地综合档案馆管理最为有效。综合档案馆安排专人负责退役军人档案的移交整理工作，可以实现退役军人档案移交程序化和规范化，细化接收、整理、保管、查阅等流程，确保出入有记录、借传有签字。

2.2 完善退役军人档案管理办法

综合档案馆要结合工作实际，修订完善《档案整理归档制度》《档案借阅保密制度》《档案管理人员岗位职责》等制度，确保档案管理工作有章可循、操作规范。研究制定退役军人档案管理办法，从档案的接收移交、统一管理、保管要求、查询利用、工作制度、工作责任等方面做出系統的规定，对档案的具体整理提出明确标准，通过完善制度推动退役军人档案管理的规范化、标准化。档案馆有关部门要将责任落实到具体人，确保退役军人档案管得好、用得好。

2.3 规范退役军人档案整理工作

综合档案馆有关部门要坚持“高标准，严要求”的基本原则，及时对退役军人档案进行编号以及著录，提升档案管理的科学性。档案人员要对档案进行检查和整理，寻找档案资料中遗漏或者不完善的情况，及时发现，通知相关部门对相关人员资料进行完善。对退役军人档案进行统一分类编号，规范填写案卷封面，按照“一人一档”的原则装入档案盒保管，为以后的档案查阅和调动提供方便。

2.4 推进退役军人档案数据库建设

2.4.1 利用档案管理系统录入退役军人档案信息。对退役军人档案内容进行数字化全文扫描，进行计算机著录。同时，做好退役军人信息的采集和记录，并对这些信息内容做好相应的分类和更新，更好地为退役军人提供服务。

2.4.2 借助现代信息技术管理退役军人档案。利用档案管理软件信息交换与共享技术，对来自多个部门、多个系统的退役军人信息资源进行梳理、整合，建立退役军人信息数据中心。档案管理软件在档案信息入库前对退役军人信息进行完整性、准确性、有效性、一致性校验，保证入库信息满足使用要求。通过信息化手段提高退役军人信息采集工作的规范性及入库信息的准确性，减少管理和服务成本，不断提升工作的效能和服务水平。

2.4.3 借助安全保密技术管理退役军人档案。加强事前防控，有效抵御病毒入侵风险。做好事后防控，避免档案被非法加密，做好云备份。

2.5 开展档案管理一体化平台建设

2.5.1 提高检索效率和检索质量。从技术层面设置检索条件和计算模型，实现深度检索、数据化管理的目标。辅助档案人员完成退役军人信息的采集、审核、查询和统计分析，有力支撑退役军人安置就业、补助发放、困难帮扶等日常管理和服务保障工作，减少人力成本，提高工作效率。

2.5.2 建立信息化服务网络。充分利用现代先进发达的互联网通信技术，打造安全、高效的档案信息化服务网络，建设兼具管理与服务功能的退役军人档案信息化云平台，实现退役军人基础信息动态采集，为开展安置就业、优抚、补助发放、困难帮扶、走访慰问等工作提供信息化管理功能和数据支撑。

2.5.3 积极开展档案宣传工作。一是积极宣传退役军人档案存放地点，方便有关部门和退役军人查询利用;二是宣传退役军人的安置政策以及安抚政策，让退役军人可以全面了解国家相关的退役军人安置新政策，让退役军人了解查阅相关档案资料和手续的办理手续，尽可能少走弯路，为退役军人提供更好的服务和帮助。