“互联网+”背景下高校文书档案管理的困境及应对措施

赵雪梅

摘 要：高校的文书档案能够反映高校的整个发展历程，同时还会折射出高校管理建设的现实状况。本文将探讨在“互联网+”的模式下高校文书档案管理所遇到的困境，并且在此基础上提出应对方案，期望能够对我国高校的教育工作以及科研工作提供一些有效建议。

关键词：高校;“互联网+”;文书档案管理

引言

文书档案管理对推进高校健康、平稳向前发展起到重要支撑作用[1 ]。而把目光聚焦于“互联网+”模式的高校文书档案管理，分析其现状以及未来的发展趋势，有利于提升高校文书档案管理效率，促进高校教学、科研及管理工作的可持续发展。

1 “互联网+”背景下高校文书档案的重要作用

“互联网+”是随着时代的发展而兴起的一个新兴产业术语。我国高校的文书档案管理与“互联网+”在时代的潮流中发生了碰撞，二者有了交集。高校文书档案管理是高等院校在进行教学活动、教研活动以及学校行政管理等过程中所产生的一种档案。“互联网+”背景下文书档案管理在高校里发挥着它独特的重要作用。首先，它具有凭证的作用。高校文书档案资料是对高校过去所发生的事情真实、客观的记录，是高校历史发展、历史变迁的不可忽视的重要见证者。其具有真实性及客观性的特征。其次，“互联网+”背景下文书档案管理有利于高效地查询研究各种工作，对高校各种活动提供参考及借鉴的作用。最后，“互联网+”背景下文书档案管理可以推动高校教学工作、科研工作以及行政管理等工作的可持续发展。高校的文书档案管理一五一十地记录着高校在教学、科研以及行政管理工作等领域中取得的重大成果，同时也记录着以往的不足，这对今后的各项工作开展具有参考及借鉴作用。

2 “互联网+”背景下高校文书档案管理目前存在的困境

文书档案管理对于高校来说是一项异常繁复的工作。尤其是浩瀚的科研和人事等重要档案，如果出现损毁或丢失，会对高校管理带来不可估量的损失。目前很多高校对于文书档案的管理没有建立起一套科学的、系统的、规范的管理方式，没有充足的经济作为强大支撑，导致文书档案管理工作滞后，基础设施跟不上现实需求。这些弊端将会直接或间接地导致多数高校的文书档案管理对人力操作异常依赖，从而导致高校文书档案管理模式跟不上网络信息化发展的速度，使之与电子化信息时代相脱节，文书档案管理模式也将陷入僵局。

2.1 文书工作与档案管理的衔接力低下

对于文书人员和档案管理人员来说，具备熟练处理工作的能力是对他们基本的业务要求，在如今信息高速发展的“互联网+”时代更是如此。文书工作与档案管理工作之间具有很紧密的关联，而目前大多数高校的文书工作与档案管理工作之间是泾渭分明的，实行的是分块化管理的制度[2 ]。尽管此举能够给文书工作与档案管理工作充足的空间来各自独立发展，但也可能出现各行其是、各自为营的状况，这将会对高校文书档案管理工作的质量造成极大隐患。

2.2 对高校文书档案管理工作的思想认识不强

经过调查研究发现，有些单位对文书档案管理工作并不重视，投入人力、财力及技术设备都很有限。依照这种思维，觉得文书档案管理并不能带来相应的经济效益，只要在文书档案管理上不出现过多疏漏就行。正是这种无所谓的态度，使文书档案管理处于落后的发展状态，从而产生一连串的蝴蝶效应。

2.3 部分文书档案管理人员专业素质不高

因文书档案管理在我国的发展时间不长，文书档案管理工作得不到重视。档案管理人员缺乏系统的、科学的技能培训及成熟的工作经验，在观念上陈旧落后跟不上时代发展的步伐。管理人员能力达不到“互联网+”背景下对文书档案管理提出的新要求，必然会导致文书档案管理处于落后的发展状态。

3 “互联网+”背景下高校文书档案管理对困境的应对措施

随着文书档案管理在高校中承担着日趋重要的角色，电子类文档管理兴盛起来，并有逐渐取代传统的文档管理的发展趋势。信息化高速发展的时代对高校文书档案管理工作的数字化发展要求也被人们所重视。

3.1 规范、健全制度，使文书管理与档案管理合理衔接

文书档案管理的重要基石是规范、健全的文件管理制度。规范、健全的文件处理是完成高质量的文书档案管理的重要前提。这就要求高校建立规范、健全文书档案管理体系，合理对文书与档案管理的衔接进行规划[3 ]。同时，高校的文书工作人员要认真完成自身的工作使命，及时、准确地对文书信息进行收集，保證高质量的收集成果。文书工作人员需要时刻谨记档案管理的严谨性以及规范性，将文书工作与档案工作进行有机结合，最终达到一个有效整合的状态。档案工作人员也要加强对文件的检查，防止出现文件丢失现象。在文件进行收发时，要将其收发进行系统、仔细地登记以及整理。如发生文件丢失，档案工作人员要及时追踪其文件的走向，及时向上级及相关部门进行报备，在最快的时间里对丢失的文件进行处理，以免造成文书档案管理出现紊乱的现象，避免降低文书档案管理的质量及效率。另外，对文书、档案管理衔接工作规范是非常重要的一环，也关系到文书档案检索系统的完善。如果仍旧采用人工检索模式，很大程度限制了使用者对档案资料利用的积极性和主动性。应对档案资料进行有效共享，调动文书管理档案工作者对文书档案管理工作的热情以及积极性，加深工作者对文书档案工作的认同感。

3.2 强化领导对高校文书档案工作的思想认识

高校的文书档案是高校发展历程的记载者，它客观真实地记录着高校发展史上的一言一行，在高校文化中充当重要的组成部分。通过查阅一个高校的文书档案，我们能够对该校的发展历程、文化特点以及核心价值体系进行深刻地了解。一段段文字、一本本书籍、一张张图片、一帧帧影像全是高校历史文化的重要载体，激发师生对校园的深厚情感，增强他们对校园的归属意识以及相互之间的凝聚感。高校领导要转变对文书档案管理工作的思想意识，文档工作人员要恪尽职守、做好自己的文档工作，让领导意识到文档工作对单位的重要性，提高对文档工作管理的意识。