云计算+OA系统的教学档案信息资源在线归档研究

刘芳　胡进　霍星明

[摘 要] 教学档案管理是高校教学管理中的重要组成部分。随着云计算平台OA办公系统的大力推行，各个业务部门网络办公形成的电子公文数据无处存放，实现OA办公系统与教学档案管理系统对接显得尤为重要。针对学校教学档案信息资源建设与应用的现实问题，提出利用网络技术、中间库技术、数据库技术改变OA数据及电子公文的存储方式，通过标准接口实现云OA数据在线自动归档功能，为解决学校OA数据及时方便、安全可靠的归档存放提出适应性对策。

[关键词] 教学档案信息;云计算;OA系统;在线自动归档

[作者简介] 刘 芳（1975—），女，陕西兴平人，硕士，空军工程大学航空机务士官学校教研保障中心教学档案室主任，副教授，主要从事教育训练、教学档案管理研究;胡 进（1976—），男，湖北大冶人，硕士，空军工程大学航空机务士官学校教保中心主任，副教授，主要从事信息化研究;霍星明（1981—），男，河南光山人，学士，空军工程大学航空机务士官学校图书馆馆长，副研究馆员，主要从事图书情报研究。

[中图分类号] G647.24;G270.7   [文献标识码] A   [文章编号] 1674-9324（2021）40-0038-04    [收稿日期] 2021-06-18

一、智慧校园建设下教学档案信息管理现状

智慧校园建设逐步推进深入，给师生教学活动，网上办公和信息查询、快速上传与下载文件、公文管理与流转、获取教学信息资源等，带来诸多方便。教学信息传输网络化、资源数字化、用户端智能化是智慧校园建设发展的必然方向。

学校推行OA公文管理系统，使办公人员无需为一份呈文或报告走遍学校职能部门，等待领导签批。通过公文管理系统进行文件的呈批、流转、传送和回复、通知等，使得各类部门的消息通过OA信息发布系统和办公邮件公布，减少了许多不必要的麻烦，减轻了大量人力财力物力的投入[1]。

除OA办公系统外，学校还运行各类应用系统，如学员学籍管理系统、科研管理系统、教学条件建设项目管理系统、教学装备管理系统、数字资源管理平台等。各类业务应用系统的建成和运行，一方面，提高了业务部门的管理和事务处理能力，同时自动形成了各类教学档案资源;另一方面，系统及时、准确、可靠地采集和传输信息，建立起完备的信息资源库，丰富和深化了学校全局范围的原生信息资源。

智慧校园不仅要实现各类信息的共享，而且要实现各部门的信息共享，集成各类应用信息，使得教育工作者、学员通过单一的访问点，访问跨门类、跨系统的信息，获得多元化的信息服务[2]。

教学档案信息资源是学校教学信息资源的重要组成部分，目前依托军队院校教学档案管理系统实施整理、保管与利用等[3]。现实问题是现行的OA办公系统仅是满足公文流转，但办公形成的电子公文数据无处安全储存，或者说办公自然形成的教案、课件、试题库等教学档案信息资源无法方便、快捷、安全地归档至教学档案管理系统，甚至还要使用线下离线归档。同时各类应用系统产生的信息资源也不能及时准确地归档至教学档案室，成为教学档案信息资源建设与应用的技术壁垒。

二、云计算+OA系统下教学档案信息资源在线自动归档技术方案

（一）云计算OA系统下教学档案管理改革创新的新要求

如何实现云计算OA系统与教学档案管理系统。通过系统设计和数據交换标准衔接，将云计算OA系统生成的需要归档的电子文件按照一定标准导入教学档案管理系统的数据库中，达到数据资源共享，实现精确对接[4]。解决网络办公数据安全存放的问题，并且方便教育工作者随时将办公产生的教学信息资源归档至教学档案室。简而言之，在云计算OA系统下实现电子文件及时归档功能，有利于教学档案信息资源的建设。

（二）云计算OA系统的数据是教学档案信息资源的重要来源

智慧校园的云平台建设主要有两个层面，一是构建底层的云计算平台基础设施，二是构建在基础平台上的云计算应用程序。

OA系统即办公自动化，是现代化办公和先进的计算机技术结合起来的新型办公方式，属于典型的云计算应用程序。其最大特点是提高日常办公效率、严格办公制度、严密办事程序，规范办文、办会、办事等行为。云计算OA系统可实现信息发布、资源共享，规范工作流程、实施公文管理，随时随地移动办公等功能。

云计算OA系统涉及各个业务部门，在公文流转中必定产生大量的数据信息，包括文件正文、附件、文件批示、数据记录等。此类云OA数据正是事后必须归档至档案室的教学档案信息重要来源。

（三）云计算OA数据与档案管理系统数据的基本结构分析研究

目前学校使用的OA系统是科技公司基于IBM Lotus Domino/Notes 8.5.3主流平台开发的[5]。Domino采用的数据库是文档型数据库，其扩展名是.NSF。一个NSF文件相当于SQL Server数据库的一张表，存储的基本单元是文档。而军队院校教学档案管理系统采用的是SQL SERVER 2000数据库，存储的基本单元是数据表，通过定义且使用若干数据表来操作数据库。

OA系统的发文库中每条文档，至少具有4项检索信息、发文内容和附件。检索信息包括流水号、拟文日期、发文字号、标题（ID、Date、fileNo、Title），可合并存储为目录元数据信息.TXT。对应的发文内容和附件即为电子公文的全部内容等。

教学档案管理系统中存在两个基本数据表：目录数据表、电子文件列表。目录数据表包括流水号、发文字号、拟文日期、标题、归档责任人（ID、fileNo、Date、Title、owner），电子文件列表包括（id、PID、Title），其中目录数据表的ID与电子文件列表的id完全一致才能保证档案目录信息与电子原文一一对应。