关于在新形势下实现高校档案管理创新的思考

张劲

摘要：档案管理是高校一项重要的工作载体，与高校的穩步发展息息相关。新形势下高校档案管理面临全新变革，需要进一步加深对档案管理工作的认识，理清档案管理工作的要求和重点，及时调整管理思路和方法，注重管理模式的创新应用，适应新形势下的档案发展和管理需求。据此，本文结合新形势下高校档案管理特点，突出探讨档案管理创新思路，以为提升档案管理质量提供有益参考。

关键词：新形势;高校档案;管理创新

2014年中共中央办公厅、国务院联合印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，其中明确提出应进一步加强档案管理创新，包括收集模式、管理手段及服务机制等内容[1]。尤其是面对日益复杂的档案管理格局，必须要结合新形势、新任务、新要求，迎接前所未有的机遇与挑战，切实注重在高校档案管理中的创新，赋予高校档案管理新的历史使命，保证高校档案管理工作永葆青春活力。

1 新形势下高校档案管理的特点

档案管理由来已久，属于高校高质量发展的重要管理范畴。因此，要改变传统档案管理的浅层次、低技术等问题，在全新的档案管理要求中必须要与时俱进，不断创新工作思路和方法，注重信息化技术在档案管理中的应用，及时调整工作方法、内容和目标，突破以往时间和空间上的局限，实现档案管理结构的发展和变革。早在2008年教育部便与国家档案局，共同颁布了《高等学校档案管理办法》，其中规定档案管理需涉及招生、教学、科研、管理等内容[2]。随着高校档案规模和数量的增加，信息化管理模式成为当前的首选，因此需要有效利用文字、图表、声像等载体，加强档案管理的效率和水平，切实适应未来管理需求。

2 新形势下高校档案管理的创新策略

2.1 革新档案管理观念，积极拓展创新思路

在长期的档案管理实践中可知，档案管理具有系统性、长期性和复杂性特点，而随着高校档案管理内容的增加，以及信息技术的不断渗透，应积极加强两者之间的结合，逐渐形成互补融合的优势，不断利用技术优势改变管理效率，精益求精、开阔思路。另外，高校档案管理具有一定的特殊性，既要增强档案管理的效率，也要发挥出档案管理的服务功能，用以支持高校的科研、管理及筹划，扮演好配角角色，默默无闻。从高校档案管理的顶层设计上，同样要积极加强在模式上的创新，充分利用岗位优化契机，实现档案管理的流程规范，包括信息收集、整理、归档、存储及服务，发挥信息化档案管理的优势作用，构建起全新的档案管理服务体系，提升高校档案管理的整体服务质量。

2.2 注重管理协调工作，有效理顺管理关系

高校档案管理应强调对部门管理的沟通与整合，将档案管理理念渗透至各个协作部门，由档案管理部门发挥子指导归档和保存服务工作。比如，在实际的档案管理工作中，受各个高校机构的职能工作差异，包括教务、招生部门的学生档案;基建、后勤部门的基础设施和固定资产档案;科研项目的资料档案等，均应纳入全方位的管理范畴，通过对档案管理工作的整合，达到协同管理的效果，切实保证高校各项档案资源能够有效收集和管理，并在服务中发挥出积极的效果。另外，针对高校档案管理工作的特点，要充分理顺档案管理工作的重心，如制定具体的档案管理指导和监督计划，规定定期进行财务、人事、资产、基建、科研等档案资源的整理上报;针对每年招生季、就业季进行相关档案资料的收集，同时规定每周具体的工作日为查档日，由此实现各个部门的协调统一。

2.3 更新档案管理模式，提升整体管理效能

在档案管理信息系统的应用，使档案管理工作具备了新形势的具体特征，其中具有传输速度快、管理效率高、安全性能好和服务便捷性强等特点。因此，在实际的档案管理工作中，必须要有效结合档案管理优势，从根本的管理方法上进行模式创新。一方面，要持续推进档案管理技术应用，利用高校档案管理信息系统，与日常的档案管理工作紧密结合，逐步淘汰和完善传统的档案管理方法，向信息化、数字化、智慧化转变，并同步带动档案服务能力的跃升。另一方面，要积极促进管理制度的完善，将以往单纯的档案管理制度向外部拓展，尤其是加强与各个机构之间的协作，扩大档案管理的外延和内涵，将更丰富的档案资源集中起来，化零为整，增强高校档案管理的服务能力，构建更加丰富的高校档案资源库，满足高校各个领域的档案管理和服务需求。另外，注重档案管理流程的规范，积极促进档案管理综合化、科学化，将档案管理由实体管理向数字化服务上转变，为高校档案管理的未来发展提供有益支撑。

2.4 创新档案服务目标，打造专业服务格局

历史证明，在档案管理中“有为才能有位”，针对高校档案管理工作而言，必须要改变以往档案管理“边缘化”的思想，以国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》为基础，坚持“以人为本、服务为先”，掌握高校档案管理的核心工作，满足档案管理信息化的要求。在新形势下，应结合党和国家档案管理事业，提升以高新档案管理和服务为中心的新格局，积极加强与信息技术的结合，与高校教育和服务机构的联络，达到专业化服务的档案管理创新模式。一是协调监督，利用创新管理技术完成收集、整理、立卷工作;二是保管利用，特别是发挥档案资源的服务功能，为高校的科研、管理提供支持，形成全局的主动的信息服务，推动高新档案管理服务的转型升级。

3 结语

众所周知，高校档案管理并非一蹴而就，也并非是凭借档案管理部门一己之力能够完成的，尤其是面对档案管理新形势、新任务和新要求，必须要加强协同、苦练内功、与时俱进，不断提升高校档案管理效能和质量，实现档案管理工作的持续创新。

参考文献

[1]李娟.如何在新形势下实现高校档案管理工作创新[J].传媒论坛，2020，3（17）：103-104.

[2]吕聪.大数据新时代背景下高校档案管理工作创新思考[J].科技经济导刊，2020（20）.