对地质科技档案的管理及利用探究

刘放

摘要：地质科技档案，在地质工作的开发与研究过程中占据重要位置，对地质工作者有着重要的参考意义。随着时代的发展，地质部门的各项工作都有了新的发展，成果档案也逐渐丰富起来，与此同时也带来了地质科技档案管理的问题。地质科技档案管理工作必须要坚持与时俱进、注重创新，不断优化管理方法，为地质工作的开发与研究提供更多详实的信息支持，从而更好地发挥档案资源的作用。

关键词：地质科技档案;管理;利用

地质部门研究领域广，研究成果丰富，具有明显的继承性。地质科技档案是对地质工作的真实记录，对地质工作者进行地质工作的开发与研究具有重要参考意义。因此，需要对地质科技档案管理进行规范化、标准化以及科学化。为了更好地对地质科技档案进行管理，发挥其参考作用，必须要对地质科技档案的管理和利用工作给予高度重视。但是地质科技档案管理是一项复杂的系统工程，在新时代背景下要结合信息技术的特点对地质科技档案管理和利用工作进行创新，为地质工作者构建更高效有用的服务模式，推动地质科技档案管理及利用向科学化、规范化和标准化方向发展。

一、我国地质科技档案管理和利用工作中存在的问题

地质科技档案是地质研究工作者在开发与研究过程中的重要成果，是极具价值的工作经验，也是促进地质开发与研究工作发展的重要信息资源。但是，就我国目前地质科技管理和利用工作来说，仍然存在着诸多问题。

1.地质科技档案收集制度不健全

地质科技档案，类型多样，种类丰富，但是在管理和利用过程中却没有一个完善的档案收集制度，导致许多有价值的地质科技资源没能够有效及时的收集起来，这是对地质科技资源的巨大浪费。其次，对于已经收集起来的地质科技资源，缺乏健全的档案管理制度和配套设施。一方面由于没有健全的档案管理制度，管理人员不能有效地对收集到的地质科技资料进行分类归档，导致归档工作混乱无序。另一方面，由于缺乏先进的配套设备，一些比较珍贵的地质科技资源由于储存不当或者遭受自然灾害的影响而损坏或遗失。最后，很多科技档案管理部门也没有制定一套利用制度，导致很多有用的地质科技档案没能很好地发挥它们应有的价值。

究其原因，主要是相关部门的领导人员和工作人员对地质科技档案管理工作不重视，没有意识到地质科技档案的重要性，因而没有给予足够的资金、人才和制度上得支持，而这些因素往往是制约我国地质科技档案管理和利用工作的重要因素。

2.地质科技档案管理信息化建设程度低

近年来，科学技术飞速发展，信息技术已经融入各行各业，档案管理工作也要与时俱进，迎难而上，充分利用现代信息技术的优势，加快地质科技档案管理和利用工作朝信息化方向发展。但是，由于地质科技档案资料丰富、种类繁多、要实现信息化建設，在开始阶段必然需要大量的人员参与其中，还需要有先进的信息技术制备作支持。然后，很多地质科技档案管理部门，并没有大量的档案管理人员，也没有先进的信息化设备，管理模式仍然是传统的方式。即使一些地方更新了信息及时设备用于促进地质科技档案管理信息化，但是由于管理人员年纪大，没有掌握信息技术技能，也不会操作先进设备。这些各种各样的因素都制约了地质科技档案管理和利用信息化建设的发展。

3.地质科技档案管理人员水平不足、意识不先进

纵观我国各个地方的地质科技管理部门，均有一个比较相似的问题，即管理人才不足、管理人员管理水平低、意识不先进的情况。很多地质科技档案管理人员年龄偏大，甚至不是管理专业出生，对于档案管理理念一知半解，管理观念老旧不能紧跟时代潮流，总体管理综合素质不高。此外，在管理意识方面，管理意识不强，没有意识到做好档案管理工作的重要性，也不会积极主动地去学习与档案管理的理论知识，提升自身的专业素养;没有更新思想的意识，不会主动关注时代变化带来的管理上的情况变化，对行业动态了解甚少。在信息素养方面，信息技术操作水平不高，掌握的信息技术技能少，不能够有效地利用信息化设备来进行档案管理。这些因素不仅直接影响到档案管理工作人员的管理水平，更是直接制约了我国地质科技档案管理的有效发展。

二、地质科技档案管理和利用工作的发展与创新的必要性和重要性

1.地质科技档案管理和利用工作的发展与创新是适应时代发展的需要

进入21世纪，便进入了信息技术时代，我国信息技术水平的不断提升与发展使得信息技术已经延伸到人们日常的工作与学习过程中，甚至已经离不开信息技术。从这一个角度来讲，地质科技档案管理和利用工作要发展与创新，也必须要适应时代变化发展需要，构建地质科技档案的信息化管理和利用模式。地质科技档案管理部门要贯彻国家的创新驱动发展战略，带头引进一批先进的信息技术设备，为促进地质科技档案管理和利用的信息化水平提供强大的物质载体。其次，也要注重更新档案管理人员的信息化管理理念，因为信息化管理是信息化时代发展的内在要求，也是促进我国地质科技档案管理向正确方向发展的重要保障，所以要推进用先进的管理思想来指导管理工作，从而提高信息化管理水平。总而言之，从时代发展的趋势来看，推动地质科技档案管理和利用工作的发展与创新，是适应时代发展、创新发展的内在要求。

2.地质科技档案管理和利用工作的发展与创新有利于促进规范化标准化科学化

地质科技档案管理和利用工作是一项复杂的系统性工程，也是一项必须与时俱进、注重创新发展的工程。档案管理和利用工作是否规范、标准、科学，直接关系到地质科技档案的应用价值和利用效率。随着时代的变化发展，信息技术已经渗透到各类档案管理工作中，要促进地质科技档案管理和利用工作的发展与创新，也需要与时俱进，利用现代信息化技术，为地质科技档案管理构建规范和科学的信息化管理系统，档案管理工作者可以通过这一个系统平台来进行管理、收集、归档、分类工作，创新档理模式，解决以往档案管理中存在的管理混乱、收集、归档没有秩序的情况，从而实现地质科技档案管理和利用工作的一体化进程，推动其往规范化标准化科学化方向发展。因此，从推动地质科技档案管理和利用工作走上一个新台阶来讲，必须要以信息化管理为重要依托，从而促进地质科技档案管理和利用工作的规范化标准化科学化。

3.地质科技档案管理和利用工作的发展与创新有利于提高档案利用效率

地质科技资料每一年都会随着地质研究工作者研究工作的开展而不断增加，运用传统的地质科技档案管理手段，每年都需要大量的人力和物力进行地质科技资料的整理和归档工作，而且效率非常的低下，不仅是对人力资源的一种浪费，也严重影响到了档案资料的利用效率。因此，需要对地质科技档案管理和利用工作的进行创新和发展，引进先进的管理经验、功能强大的技术设备和管理载体，通过这些因素的有机融合，从而实现高效率的档案管理，从而为提高档案的利用率提供了有力保障。一方面，高效地将各类地质科技档案进行分类归档，缩减了管理人员耗在分类和归档的时间，将省出来的时间利用到最新地质科技资料的管理上，使最新地质科技资料能快速上架使用。另一方面，高效地将各类地质科技档案进行分类归档，可以增加这些资源服务不同地质研究工作者的时间，使需要的人能够快速地查阅到相关资料。这都极大地提高了地质科技资料的利用率，发挥了这些资料应有的价值。

三、在新时代促进地质科技档案管理和利用工作的发展与创新的方法

地质科技档案是地质科技工作者通过辛苦劳动汇聚起来的劳动结晶，是人类在地质科学研究中收获到的重要研究成果，对于推进我国和世界地质研究具有重要的参考价值和意义。地质科技档案管理和利用工作是一个复杂的系统化工程，管理和利用二者密不可分，在新时代寻求更好地促进地质科技档案管理和利用工作的发展与创新的有效方法，对于提高地质科技档案管理和利用效率、发挥地质科技档案的价值等方面均具有重要意义。

1.重视档案人才培养，提升档案管理能力

人才是最重要的资源，管理人才是做好科技档案管理工作的核心，形成以管理人才为核心的科技档案管理队伍是促进地质科技档案管理和利用工作的发展与创新的重要内容。因此，作为地质科技档案管理部门，首先要做好人才，特别是管理人员的培育工作。根据地质科技档案管理和利用工作的特点，结合新时代发展的形式，创新人才培养与发展模式，培育一批具备专业地质科技档案管理知识、同时又掌握现代信息技术的人才队伍，引导队伍人员注重拓展自身专业视野，积极关注地质科技档案管理的最新发展动态，从而推动自己成为一名既具有专业管理能力，又具有信息化处理和加工能力的新时代复合型人才。

为了更好地培养人才和进行队伍建设，地质科技档案管理部门应该定期为管理队伍开展专业管理知识培训，使管理队伍人员能够时刻使自己的知识结构与时代发展同步，此外，为了推动地质科技档案管理和利用工作的规范化、标准化和科学化，还要定期开展信息化技术培训，使管理队伍人员能够学习最新的信息化技术知识和科学的管理手段和技术，用信息化技术更好地开展地质科技档案管理和利用工作。

2.建立健全科学的档案管理制度，促进档案管理和利用工作一体化

健全的科学的档案管理制度是顺利开展地质科技档案管理和利用工作的重要保障。在新时代促进地质科技档案管理和利用工作的发展与创新，要建立健全科学的档案管理制度。第一，要结合时代发展的特点和地质研究工作的实际需要，根据档案管理工作的发展规律，构建起从科技档案收集到利用整个流程的档案管理制度。通过对这四个方面的管理，慢慢地强化每一个环节的管理，发挥好制度的保障性作用。由于地质科技档案管理和利用的效果与管理队伍人员有着密切的关系，因此为了更好地鼓励地质科技档案管理人员和更多的地质研究人员参与到档案管理利用中来，表彰先进，需要建立健全与地质科技档案管理工作有关的激励机制，使更多的地质研究工作者参与到地质科技档案管理和利用的建设中来，实现地质科研成果的收集和分享。最后，还要根据不同的地质研究内容，对地质科技档案进行分类管理，因此，还需要建立起档案分类管理和制度标准，借助相关的档案管理软件和信息技术，明确分类细则，实现数据化的地质科技档案管理工作。

3.与时俱进，加快档案管理信息化建设进程

如今是信息化时代，信息化的飞速发展为各种重要文献资料的收集、存储、传播提供了强大动力。在新时代，必须要做到与时俱进，促进地质科技档案管理的信息化建设进程。为了做到这一点，档案管人员首先要在思想上强化自身的档案信息化意识，注重档案信息化管理工作。借助计算机网络技术和多媒体技术的发展，数字档案已经成为档案管理的重要发展方向。因此，档案管理人员要重视地质科技档案资料的数字化处理工作，利用多种技术载体，提高档案在线查阅与使用的效率。此外，档案管理人员还要加强档案的数字化加工和备份工作，通过扫描、上传等方式将档案的数字资源存储到多个网络云端并进行定期更新，通过这个方法保存好重要的地质科技资料，以备不时之需。总而言之，在信息化时代，地质科技档案管理工作是一项必须要与时俱进的管理工作，利用信息化技术，不仅方便了管理人员的管理工作，也更好地为地质研究科技工作者提供更加优质、便利的档案信息服务，对于任何一方来说，都是有利无害。因此，档案管理人员要加强自身的信息技术技能学习，这也是新时代对地质科技档案管理工作者的重要要求。

4.创新地质科技档案服务模式，提升档案利用率

如果地质科技档案只是一味地存放于档案存放，将其束之高阁而不加以利用，这些地质科研人员辛苦收集起来的资料将会被浪费，其价值也不能发挥出来。因此，为了更好的提升地质科技档案的利用率，使这些“躺在”档案馆的资料“活”起来，必须要创新地质科技档案服务模式。来借鉴參考地质科技档案的一般都是地质研究的相关工作人员，但是由于地质科技档案均储存在档案馆，不能供大家随时查看，从而大大降低了档案的参考率。因此，档案管理人员要主动服务，增强服务意识，利用现代化信息技术的强大功能和优势，完善网络服务体系，开发地质科技档案查阅软件，将储存于档案馆里的地质科技档案进行扫描，上传到相关的地质档案软件里，供大家随时随地地查阅，使藏与档案馆的地质科技档案“活”起来。档案管理人员不仅要关注档案的检索与查阅效率，了解使用者对该软件的使用感受，不断优化软件服务水平，使该软件更好地为读者服务。此外，档案管理人员还要及时对最新的地质科技档案进行存档、归类、扫描、上传，使读者能够看到最新的资料，发挥地质科技档案的最大价值。

四、结束语

做好地质科技档案管理和利用工作，有利于发挥出档案资料对地质研究工作以及经济社会发展的意义。所有的地质科技资料都是地质科技研究人员经过辛苦实践和研究才形成的重要资料，地质科技档案管理人员必须要意识到这一点并且做好相应的管理和利用工作。就目前而言，我国地质科技档案管理和利用工作仍然存在着出多问题，但是我们也必须对这项工作充满信心，通过不断地优化管理制度、提升管理人员技能和水平、创新档案管理和利用手段，相信我国的地质科技档案管理和利用工作一定能够更上一层楼，从而更好地发挥出档案管理的作用。

参考文献：

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