试论企业档案管理中存在的问题

各类企业档案是企业在生产经营活动中直接创造的保存价值的原始记录，是历史的准确记录，是开展各项工作的重要依据。简而言之，企业档案集中了一个企业所有的有保存价值的历史记录，是企业生存和发展历程的见证，是企业重要财富之一。因此做好企业档案管理工作，不仅能让企业有价值的历史记录得以留存，而且能起到为企业的各种经济活动提供基础性的服务作用，为企业带来不可估量的经济效益，对于促进企业管理水平的提高起到积极的作用。

一、档案管理中存在的问题

1.随着企业现代化、信息化、数字化的飞速发展，企业档案管理和企业各项管理工作出现了不同步、不协调的现象，在思想认识和工作方法等方面还停留在传统的管理模式和管理理念上，与现代化管理的发展需求不相适应。

2.企业领导对档案管理工作缺乏支持、了解不够，使档案工作者勤勉程度不高，感觉自己被忽视，给档案工作者的工作进展造成诸多障碍。造成档案工作者对本岗位工作热情降低，应付完检查后就放置一边，不闻不问，给档案工作发展造成了许多制约因素。

3.档案的收集和整理是档案管理工作的开始。真实性、可靠性是现阶段管理的核心内容。具体工作中应做到内容真实可信，不能夸大;档案归档是对归档文件资料进行整理，以保证档案完整性的过程。 当前存在的问题，体现在档案工作者平时多一份工作，每天忙于处理日常工作，没有时间和精力处理档案管理，无法按时归档档案，直接影响了档案管理工作，影响文件管理的及时性、持续性和稳定性。

4.工程项目档案资料完整性不够，准确性不明确。 缺乏完整的档案材料是许多工程项目中存在的一个问题。工程项目本身是一个动态的管理过程，参建单位多，而且来自不同行业，档案管理人员管理水平存在差异，对档案工作的相关法规、标准规定也不一定了解。而且许多的相关标准、要求多为指导性、纲领性的，是对普遍现象较为笼统的解释。由于认识不同，在工作中形成的许多重要文件资料会出现漏收集，使档案材料不够完整、准确。大多数工程项目完工后缺少工程主体档案，或缺少配套工程档案，缺乏相关资料证明。大量工程项目档案资料内容制作缺乏真实性，部分资料是等到将要验收时才急于拼凑补救，导致内容残缺不全或漏洞百出，不能反映工程项目的真实情况。支持基本项目文件或完成后的项目文件，缺乏相关文档。

5.档案系统未整合，管理制度不统一，保障措施不健全。一些单位虽然建立了一些档案管理制度，但都不够健全。在文件等管理方面没有统一规定，编号不系统甚至混乱，其规格大小也往往不统一，给整编造成困难。在资料的保管和移交上没有相应的管理和责任制度约束。

6.随着社会发展，人们对档案利用意识越来越强，要求快速、便捷查询到自己所需要的信息。因此，档案的日常维护尤其重要，往往与档案的利用相结合。完整的档案不能存放于个人手中，很容易造成档案材料遗失或内容失实等情况，应有专门的档案管理部门来保存，档案管理部门必须要有一套完善的保管利用借阅制度，否则会出现有借无还、损坏等现象。

二、解决档案中存在的问题

1.提高档案人员的综合素质。提高档案人员素质可以从两方面做，一是有计划引进档案专业人员。二是提高现有档案工作者的专业水平。可以分阶段、分组选拔档案人员到高等院校档案专业进一步学习，或者通过办培训课程，聘请档案专业老师和本企业技术人员讲授档案专业及本企业有关专业的知识。有计划地培训现有在职档案人员，也可以不定期地结合实际情况开办专题讲座或到外单位观摩学习、交流经验等。

2.企业领导要更加重视和支持档案工作者的工作。作为企业的领导者，应该重视档案管理，把它和其他核心任务放在同等重要的位置上。档案管理工作需要各个职能部门和基层各项目部有关人员的积极配合才能顺利开展，如果领导不加以重视，那么档案的收集和管理工作则举步维艰。为此，企业领导应反复强调档案工作的重要性，并将档案管理工作纳入公司年度综合计划中，制定具体管理措施使各个部门和项目部对档案工作引起重视。

3.提高企业档案工作服务质量和企业档案的利用。有效地为企业各项工作提供档案的服务和利用，是衡量档案工作水平的一项重要标准。档案的开发利用不仅是发挥档案作用的直接手段，同时也是与企业的各项工作密切相关。只有通过利用档案，档案的价值才能得到充分体现，档案工作的重要性才能得到企业的认可，企业的档案工作才能得到可持续性发展。企业档案服务必须与生产、经营、管理等方面的发展保持同步。并根据公司现阶段的中心工作，随着时间的推移调整服务的方向和目标，从被动服务到主动服务，从利用者的角度出发开展多种形式服务。

4.建立健全档案管理制度，认真学习贯彻《档案法》，制定并实施档案管理监管制度。成立监管部门，定期检查指导档案管理服务工作。建立岗位责任制，并将制度落实到档案管理工作中。建立内部管理激励制度，制定档案管理工作目标，层层加以落实，纳入到年度岗位目标责任制中。没有规矩不成方圆，制度是约束人们的行为准则，因此，制度的建立一定落实到实处，有较强的可操作性。

5.提高工程项目档案完整性、准确性、系统性，就要要求档案管理部门经常的进行业务学习，不断地提高业务能力。在工作中我们时时刻刻都在努力收集和整理文件资料;定期检查文件资料完整性、真实性。工程项目档案管理工作要做到年初有计划，年終有总结，严格考核，奖优罚劣，切实落实从项目开始到项目实施、结束的责任制。工程项目文件和资料的设计、收集将贯穿项目整体建设过程，并与项目建设同步进行。档案人员应介入工程项目开发，参与项目资料管理，了解文件资料是否真实、清楚。如发现问题及时纠正，有效提高档案管理质量。

6.档案管理工作必须朝着网络化方向发展。企业要建立自上而下的档案管理体系，提高档案信息的构建能力，与企业信息化建设同步。使用计算机可编制多种检索工具，为用户提供有效、快捷、方便的利用方式，从而满足不同层次的用户要求。

参考文献

[1]何鼎群. 企业档案工作若干问题的探讨[J]. 机电兵船档案， 2009， 000（002）：14-16.

[2]莫晓莉. 试谈重点工程档案与工程建设的同步管理[J]. 广西电业， 2007， 000（008）：32-33.

作者简介：李蔼莉，女，汉，河北省，本科，初级，研究方向：档案管理.