新时期企业单位人事档案管理的反思探索

赵伟

摘要：档案记录着员工的工作经历及道德素质，是员工晋升及考察的主要依据，因此人事档案在企业中应当受到关注。人事档案是人事管理工作中的重要組成部分，随着人事制度的改革以及信息化时代的到来，就应当逐步转换管理观念，加强对员工档案的维护。本文主要分析企业单位人事档案管理工作的重要性以及现阶段的不足，并以此制定针对性的对策，来提高档案管理工作效率。

关键词：企业;人事档案;管理;反思

人事档案关乎着员工的个人工作记录，也关乎着企业对员工情况的考核。但目前人事档案管理工作还仍然存在着工作人员专业素质与实际工作需求不符的情况，进而影响了人事档案管理工作开展的效率。所以为了加快人力资源管理工作的效率，就应当在新时期的潮流下不断引入新型管理方法，以此来不断强化人事档案管理工作水平。

一、人事档案管理的重要性

在企业角度来说，需要了解人才的专业情况以及道德素质，全面了解员工经历，并通过查阅档案资料做好考察工作，将其思想行为及工作状况与档案材料相结合，以此确保人才的质量。尤其是对于招聘应届毕业生而言，通过档案能够了解其在校表现情况及综合成绩，以此来作为招聘的重要依据。而在企业内部也需要将人事档案作为员工评职称、任免、定级的重要依据。

而对于员工个人而言，无论是工资调整、职称评审还是加入党组织都需要档案证明的出具[1]。而且员工在办理退休时也需要通过查阅档案资料对其职称及工龄进行评定，这也就说明了档案管理工作的重要性，无论是当前还是未来，都需要伴随员工的一生。但目前部分企业的人事档案管理工作仍然存在一定的缺陷，并不能完全适应时代对档案管理工作的要求。

二、人事档案管理工作的不足

（一）缺乏完善的基础设施

新时期下需要进一步推动人事档案的信息化管理，而档案信息化工作需要基础设施作为依托，所以企业就应当配备专业的计算机及扫描仪，为档案管理信息化提供保障。但目前部分企业内仍缺乏完善的基础设施，也没有将人事档案工作作为重点，进而在一定程度上制约了档案管理工作的信息化发展。

（二）缺乏档案信息化管理标准

随着人事档案管理工作与现代信息社会的融合，档案管理工作越来越智能化，但信息化的管理方式需要管理标准作为依据，从而提高档案信息化管理水平及效率。但是就企业人事档案的管理方式来看，部分企业更注重自身的经济效益，并没有建立完善的管理标准，也没有重视信息化管理模式的应用。由于缺乏统一的管理标准，档案管理工作也面临着层层阻碍，而信息化的资源共享模式，也不能得到落实，信息化的管理工作的作用无法充分展现出来。

（三）档案管理人员素质待提高

档案管理工作的开展需要工作人员的支持，但部分工作人员的综合素质及专业水平后不符合工作标准，这就会影响了人事档案管理工作的正常效率。目前我国人事档案管理工作中仍然缺乏高质量的专业人才，尤其是当前新时代下档案管理工作需逐步向信息化迈进，由于现有的工作人员信息技能掌握不够熟练，因此根本无法满足档案信息化管理工作的需求，使得档案管理工作仍然存在一定的缺陷。另外部分工作人员在工作时没有坚持认真、谨慎的态度，所以部分档案信息存在失真的情况，进而给档案管理工作带来挑战。

三、新时期企业单位人事档案管理对策

（一）引入现代化管理观念

人事档案管理工作较为复杂，需要涉及到较多的信息内容，所以工作的开展就存在一定难度。为了保证人事的管理工作效率，就应当积极引入现代化管理技术，从而改变当前人事管理工作模式，实现人事档案管理工作的创新。而现代化的管理设备更需要现代化的管理观念作为主要依据，通过转换传统档案管理模式来提高档案管理工作效率，而企业就要以此积极制定完善的档案管理制度，通过实行统一的管理规范来加强对档案的管理，而使得档案工作的开展更加科学规范。而档案借阅、保管、收集等流程都需要按照标准化的规范开展。

（二）建设高素质人才队伍

对现有的档案管理工作人员要积极提高其专业水平，通过定期开展培训的方式来不断增加及信息技能，从而保障档案信息化的建设[2]。而在选聘档案管理人员时，也要确保其专业素质，并将其专业技能及档案管理知识掌握程度，作为考核标准，同时要确保高素质人才要具备政治觉悟，始终坚持管理规范。而在档案管理工作后期，也要对人才队伍开展定期培训，不断增强其业务能力，而且也要对工作人员展开法律教育，让每一位工作人员都能够认识到档案安全管理的重要性，从而防止档案资料出现泄漏的情况。

（三）完善档案管理制度

当前企业档案管理的方式主要包括两种，一种是纸质材料，一种是电子材料。对于纸质材料而言，无论是收集材料还是保管档案材料，都要按照管理制度展开，而管理制度制定既要符合企业的实际管理情况，也需要与国家相关标准的相吻合，从而提高人事档案管理效率。而电子材料则需要将其统一上传至信息化系统，实现档案数字化建设。而在上传系统过程中，也要按照企业的规章制度上传材料，确保材料的完整性及真实性。而信息系统也要不断完善自身管理模式，在数据化建设的过程中实现信息资源的共享，而对于需要保密的文件则要设置好系统管理权限，避免出现人事信息泄露等情况。

（四）提高工作人员业务意识

人力资源管理部门要积极落实人事档案管理工作，并通过开展会议等方式来强化每一位工作人员的业务意识，让其能够认识到档案管理工作的重要性。而工作人员开展档案管理工作时要始终将档案管理制度作为依据，监管部门也要针对档案管理工作人员的工作情况，定期开展考核，并对其工作加以指导，从而使得人事档案管理工作更加科学规范。工作人员也要认识到时代的发展趋势，积极增强自身的信息技能，端正自我工作态度，为群众提供高质量服务。

结束语：

综上所述，在新时期下，人事档案管理工作就应当朝着信息化建设迈进，同时也要积极迎合时代的发展步伐，不断提高信息化管理水平，保障人事档案工作在科学合理的范围内开展，从而有效提高档案管理工作的效率，加强档案管理工作的安全性，实现档案文件的有效管理。

参考文献

[1]朱俊.新时期企业人事档案管理的创新与发展[J].人才资源开发，2020（13）：87-88.

[2]王姝.新时期企业人事档案管理存在的问题及措施分析[J].现代经济信息，2020（10）：22-23.

[3] 许诺. 对事业单位新聘人员人事档案审核工作的几点思考——以东海航海保障中心为例[J]. 人力资源管理， 2016， （8）：246-246