让档案信息化成为档案事业改革发展的助推力

刘丹婷

信息化成为人类社会发展最为显著、最具冲击的变化。电脑、手机的广泛普及与运用，使网络触角迅速扩张且不断深入到人们工作、生活、学习、娱乐等领域，档案信息使用也随之发生巨变。网络环境下，人们不经严格审查管理，无所顾忌的在网页上任意发布信息、黑客恶意攻击、电脑病毒肆虐等“人为因素”与“技术问题”，严重威胁档案信息的安全性和保密性。此外，有很多基层档案工作者不重视档案工作，墨守陈规、慵懒惰性，创新意识不强等，嚴重影响与制约了档案事业的改革与发展。档案信息化作为档案事业发展的优先战略选择，是新时期档案事业发展的内在要求和根本动力。它是运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务，是应用信息技术生成、管理、开发和利用档案的过程，包括“基础设施建设、标准规范建设、应用系统建设、信息资源建设、人才队伍建设”等五个方面内容。本人在一年多的基层档案工作中积极探索与总结，认为必须领悟档案信息化的本质内涵，辨析观念问题，鉴戒安全隐患、明晰制约因素、推行资源建设，从以下三方面入手，扎实基础垫层、稳固框架主体、保障成品质量，让档案信息化成为档案事业改革发展的助推力，使档案工作更快、更好的满足用户需求，服务人民，造福社会。

一、抓紧抓牢档案数字化核心根本，加快步伐，扎实档案事业改革发展的基础垫层

档案信息化是指利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息化建设能否取得成功、水平如何，档案信息的开发和利用是关键。档案信息数字化具有规范性、安全性、效益性三大原则。数字化档案信息资源建立了，档案工作才有可能在网络上及时、迅速的进行传输，资源共享才能得以实现，方能不断扩大信息资源开发利用率。当下，档案数学化存在“技术不成熟、不经济、对象不清、合作不明”等困难。可没有了数字化这个核心和根本，档案资源共享就无法铺开，更无法实现。随着网络技术迅猛发展，档案信息资源不再只是馆藏的纸质档案，电子文档、电子、声像等新型多媒体档案应运而生且层出不穷。用户与社会对于档案工作的关注，也从馆藏档案数量与规模水平逐渐向档案馆提供信息的能力、服务质量、服务效率等转变。档案信息化建设的基础和核心是档案信息资源建设，它涉及涉密文件的界定、存储格式、保存期限、数字化范围的确定、数字化工作的统筹规划、数字化过程出现的系列问题解决情况等，是长期而又艰巨的系统工程。我们党群工作部本着“转观念、统思想，立全局、抓重点”的工作原则，专门召开工作部署会议;成立以党群工作部部长为组长、副部长为副组长、各科室负责人为组员的“干部档案管理工作领导小组”，明确责任，领导班子、管理人员、信息技术人员、后勤人员等既分工又合作，各司其职，制订详细可操作的干部档案数字管理实施方案与工作要求，紧紧抓住“档案数字化”这一核心根本，及时迅速的发现与解决干部档案工作中出现的困惑问题，加快前进步伐，为顺利开展干部档案信息化提供有力保障，努力扎实夯牢档案事业改革发展的基础垫层。

二、建立健全档案网络服务规范标准，畅通渠道，稳固档案事业改革发展的框架主体

要促进档案事业改革发展，档案信息化建设是关键。其中，档案网络服务作为档案部门与社会联系的重要窗口，其建设是档案信息化建设中不可缺少的重要步骤。可以在区政府公共信息服务网站上建立起“在线数字档案馆”站点，开通“主页“”，提供档案服务，开展档案宣传，网站上包括档案的工作信息、机构信息、资源信息、利用服务信息等，具有宣传、服务、交流等功能。在线数字档案馆方便人们利用电子网络远程获取档案文件信息，大大满足了广大用户快捷获得信息资源的需求。我们将实体档案馆馆藏档案与数字档案馆网站档案信息资源有机结合，两者互相依赖、互相促进，相辅相成，共同促进我区档案事业向前发展。当前，档案信息共享的标准和规范问题成了我们较为担忧和急需解决的问题，如缺少用于档案数据交换、多方信息综合利用的“档案信息公用数据元标准、档案信息分类编码标准”等等。且硬件设施设备更新换代快，软件系统升级愈加频繁，为适应硬件新设备与兼容性软件系统，必须彻底改变传统档案工作“标准各异”的档案管理现状，按照标准化要求开展工作，以满足数字资源永久保存的强烈需要。如今，档案信息资源共享对档案工作标准化提出了更高更远的要求，召集调用优秀人才和骨干人员进行共商共议，组织商讨、研究解决标准使用问题等。对档案信息的标识、描述、存储、查询、交换、管理和利用等方面探索制定统一标准规范的做法，经过广泛宣传和贯彻试行，促使档案管理各项工作互联互融，畅通了档案信息网渠道，帮助越来越多的用户们能够很快查询到想要的信息，有效共享档案资源，获取意想不到的佳绩效益，进一步稳固了档案事业改革发展的框架主体。

三、培训培育档案管理复合实用人才，满足需求，保障档案事业改革发展的成品质量

长久以来，人们和社会都较为忽视档案工作，“可有可无、事不关已、漠不关心”现象普遍存在。有的单位档案工作人员更替极为缓慢， 队伍年龄比例结构相对不合理;有的部分单位将档案管理岗位作为新人过渡岗位，档案管理人员更换过于频繁;有的单位忽视档案专业性要求，且缺乏相应的业务知识做支撑;有的单位对档案工作者缺乏人才培养的长远规划，档案工作不能很好的开展，实际需求不能很好满足，跟不上形势发展趋势，也在很大程度上停滞了档案管理水平。要想通过档案信息化，发展档案事业，人才是关键。档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位，一方面需要具有高尚职业道德情操、开拓视野格局的档案专业、计算机专业人才，另一方面更需要熟悉信息技术的复合实用人才。目前，档案工作最紧缺的，就是此类既懂得现代化档案管理基础知识，又熟悉微机操作、能灵活使用档案管理软件，编辑、利用、检索、存储文件等工作的实用操作人才。时下市场人才自由流动性大，档案部门吸引不了、找不到、找到了也留不住需要的相关人才，于是我们从自身入手、从实际入手，重点加大在职基层档案工作者的再培训、再教育，通过“请进来、走出去”的“参观考察、网络学习、脱产进修、在职培训、学术交流”等多种线上线下学习形式，循序渐进的帮助他们获取专业的档案管理基础知识、强化训练综合素质，掌握档案保护技术、档案学、档案管理学等专业知识，学习档案现代化管理经验等。使档案工作者都能运用所学本领，运用信息资源管理技术手段，更好的适应档案数字化，更好的满足档案信息化建设需要，使档案事业获得更为有效、更加全面的改革与发展。

档案管理工作看似简单无难度，可接触一年多下来，我深感其程序繁、任务杂、要求高、担子重，想要做好基层档案工作，必须要高度重视对档案知识的专业学习、高度重视对现代信息技术的钻研应用，高度重视对复合实用人才的培养培育，方能更好的满足用户需要与社会需求，提升档案信息化水平与档案管理质量。新时代形势下，基层档案工作任重而道远，而我将和党群工作部团队一起，揣为人民服务初心、携开拓创新态度，不惧险阻、无怨无悔，继续上下求索于档案事业改革发展之路！

参考文献

[1]王秀文.档案信息资源共享浅谈[J].科园月刊，2011：（02）.

[2]许凤姣.网络时代档案信息共享的问题与对策[J].北京档案，2014：（02）.

[3]王会军.浅谈新时期档案信息化建设工作的意义和方法[J].神州（上旬刊），2017：（01）.

[4]东晓华.档案信息化建设应量力而行[J].兰台世界，2011：（12）.

[5]钱晓阳.浅析国有企业档案信息化建设路径[J].经营者，2020：（05）.

[6]张干荣 等.高校基建档案管理之探析[J].兰台内外，2011：（06）.

[7]曹纫兰.档案信息化与档案工作的创新[J].机电兵船档案，2009：（03）.

[8]张至敏.网络环境下档案馆馆际档案信息共享的方法与途径[J].档案管理，2009：（05）.