基于ERP系统的企业科研项目管理应用探析

田瑞南 孙道青 李敏雪 刘佳赞 张健 丛雅娣

[摘 要] 为实现企业数字化转型和推动高质量发展，企业科研项目管理的信息化和数字化工作显得尤为重要，ERP系统作为大中型企业强有力的系统管理工具，满足了企业在科研项目管理中的特定需求。文章通过对企业ERP系统科研项目管理功能模块进行简要分析，提出了ERP系统的深化应用建议，使ERP系统与企业科研项目管理更紧密的结合，促进了企业科研项目管理的规范化与合理化。

[关键词] ERP系统;企业科研项目管理;深化应用

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2021.23.086

1 引言

目前，ERP系统与企业科研项目管理的应用需要不断融合及优化完善，ERP系统需要不断深化应用。通过对ERP系统应用与企业科研项目管理的持续深化应用分析，可以为提高企业科研项目管理的高效性和合规性提供有力支持，使科研项目运转和实施流程更加合理，对提升企业科研项目管理内部控制水平有着重要价值。

2 相关概念

2.1 科研项目管理

科研项目管理是指课题从项目申请、立项论证、组织实施、检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入卷的全程管理。

2.2 ERP系统

ERP（Enterprise Resources Planning）是企业资源计划的简称，它并不是生产流水线上的及时管理系统，也不是Office、Outlook之类的办公室自动化软件，它是决策支持体系的基础，强调对企业内外部资源进行优化配置、强调资源预测、资源计划、计划执行和执行后评估的闭环管理。它是运用信息技术将企业内的资金流、物流和信息流进行有效集成，将企业的财务、采购、生产、销售、库存和其他业务功能整合到一个信息管理平台上，帮助企业综合各种数据，孵化跨部门、跨源头的分析，提升企业的决策支持效率和管理水平，使其协调运作，从而实现整个企业绩效最优化，提高企业的竞争力。

2.3 ERP系统深化应用

ERP系统深化应用，是指ERP系统上线后，企业在应用系统的基础上，为进一步提高管理水平、增加核心竞争力，提出各种业务管理需求，并通过ERP系统功能实现这些要求的过程。

3 ERP系统在企业科研项目管理中的现状分析

在ERP系统的PS科研模块中，围绕企业科研项目管理目标，主要是通过科研项目立项管理、项目成本计划与预算管理、项目实施管理、项目完工管理等各阶段在ERP系统中对应阶段的实现展开分析。

3.1 科研項目立项阶段

WBS科研项目立项管理，利用ERP系统PS模块中的创建WBS工具，项目管理员以手工创建或通过复制系统中的标准模板（或其他项目的部分结构）在ERP系统中建立项目工作分解结构（WBS），为后期编制项目进度计划、预算、采购订单、归结成本和产生报表等提供依据。随着项目统计分析及审计的需要，为了实现WBS可以区分资金来源的目的，ERP系统中WBS最末层节点可设置为资金来源，即01国家资金、02集团公司资金、03公司配套资金、04公司依托资金、05分（子）公司自筹资金5类。同时，为了满足大型企业内部各家分子公司内部收入和内部成本归集需求，可创建内部收入和成本节点，按利润中心来归集科研项目的成本与收益。同时，建议将项目立项书和协议书/合同书资料挂接到所创建的科研项目WBS下，为后续进度和预算编制及实施管控、验收归档提供数据。

3.2 项目进度计划与预算阶段

项目进度计划，利用ERP系统 PS模块中的WBS和网络工具，实现项目进度控制功能。进度计划是为了使科研项目更好地、有序地执行，必须对项目的详细任务进行细化，需明确详细的项目进度计划。

预算管理，利用ERP系统中的预算可用性控制对项目的成本进行严格的控制，项目预算是控制成本的基础，预算管理也是科研项目管控的重点工作，项目一旦超预算将无法进行成本记账，尤其是在采购申请单的创建中更是需要系统中有对应预算，否则将无法创建新的采购申请。

3.3 项目实施阶段

物料及合同采购订单管理，项目组在ERP系统中创建物料或合同采购订单，可通过物料出库或确认分包合同执行进度归结项目成本。

项目进度确认，通过ERP系统中的项目进度功能，确认项目实际工作进度;项目进度的确认，对项目组全局把控项目能否按期完工至关重要，也是项目实施控制的关键。

预算变更管理，是项目管控中四大控制的重要工作，无预算或超预算都需要提交单项科目变更申请表。而在ERP系统中，收到获批的变更申请材料后可以通过预算补充或者减少的事务代码来完成，未经过审批的预算变更申请，不允许在系统中进行预算增减工作，以免造成预算失控风险。

3.4 项目完工

在系统中体现项目完工环节时，如果项目在技术上完成，但未完成财务清算，可先考虑技术性关闭，更改项目用户状态为完工;待财务人员完成对项目清算和经费决算，且结题验收完毕后，才将项目的系统状态设置为“关闭”。系统状态一旦为关闭将无法进行任何后勤和财务操作，特殊情况确需记账时，则先取消系统关闭再取消技术性关闭，方可完成记账。项目完工后，建议将项目完工资料挂接到科研项目WBS下，进而完整完成一个项目的完工过程操作。

4 ERP系统在企业科研项目管理中的应用建议

随着ERP系统的实施，企业的生产和业务在流程、数据上都与之建立了密切的联系。为了提高ERP系统与企业科研项目管理的适用性和有效结合，充分体现信息化价值，需要持续并积极推动ERP系统在企业科研项目管理中的深化应用工作。结合日常的科研项目管控和ERP工作经验，现提出以下四条深化应用建议。

4.1 建立ERP系统深化应用组织机构

要建立行之有效且稳定的ERP系统深化应用组织机构，并给予该组织机构成员相应的职责和权利，以加强ERP系统在企业中的地位。首先，如果是在企业信息化系统应用不健全、信息化水平不高的情况下，员工对ERP系统应用及系统的数据质量意识不高，领导的重视和检查也是提高ERP系统应用质量的必要和有效的手段之一。其次，建议将关键用户和最终用户也纳入组织机构成员中，关键用户和最终用户是录入ERP系统数据的主要执行人，未经审核的数据直接录入系统会导致数据准确性差、报表失真结果，而关键用户更是在ERP系统功能扩展与分析、报表开发等各方面深化应用工作中有着重要作用。因此，工作中应注重对关键用户和最终用户队伍的培养和建设，制定具体的措施和激励制度来保持队伍的稳定性和连续性，使得ERP系统的深化应用工作在人员上有保障，从而推动和促进ERP系统的深化应用。