医院档案管理存在的问题与对策

张慧英

【摘要】经济高速发展背景下，各类先进技术持续性入驻各行业领域中，做好档案管理工作作为各医院重要工作内容，需对其加以重视，因其实际性承载医院管理活动及其机构建设状况，提高医院档案管理水平，实现医院档案管理更具规范化、数字化。新时期背景下，医院档案管理需跟随时代发展潮流，从多各视角提出相应的管理措施，增强医院档案管理数字化、信息化，全面贯彻医院各项工作，为广大群众提供更优质的服务。本文主要分析医院档案管理实际特征及其价值，分析其实际管理中存在瓶颈，提出行之有效的管理策略，提高医院档案管理水平。

【关键词】医院;档案管理;问题;策略

【中图分类号】R197.323 【文献标识码】A 【DOI】

Problems and Countermeasures in the Management of Hospital Archives

Zhang Huiying

（Changyi City People's Hospital Weifang， Shandong 261300）

【Abstract】Under the background of rapid economic development， various advanced technologies continue to enter various industries and fields. Doing a good job of archives management is an important work content of each hospital， which needs to be paid attention to because of its practicality to carry hospital management activities and institutional construction In order to improve the level of hospital archives management and realize more standardized and digitalized hospital archives management. Under the background of the new era， hospital file management needs to follow the trend of the times， propose corresponding management measures from multiple perspectives， enhance the digitalization and informatization of hospital file management， fully implement the various tasks of the hospital， and provide better services to the general public. This article mainly analyzes the actual characteristics and value of hospital archives management， analyzes the bottlenecks in its actual management， and proposes effective management strategies to improve the level of hospital archives management.

【Key words】hospital; file management; problem; strategy

新時期背景下，各类先进技术不断推广实践，医院档案信息爆发式增长，且档案信息资料内容多样化，增加档案管理难度，需积极与现下时代做好衔接，采取有效的管理措施提高档案管理水平。医院档案客观、全面记载医院日常活动，如行政档案、人事档案等，作为各项活动重要凭证，且是医疗科研工作有序实施基础保证。随着医院服务水平提高，其各项工作内容实现精细化划分，形成档案资料种类繁多，具有一定的复杂性，受多方面因素影响，难以获取良好的管理成效，不利于各项服务有效执行，有必要提出针对性解决措施，为医院档案管理规范化提供助力。

1 医院档案管理特征及其重要价值

1.1 医院档案管理特征

医院档案种类繁多复杂，且涉及人员、科室较多，实际管理难度较大，尤其针对现下各类先进技术不断入驻档案管理中，需积极抓住该契合点，提高档案管理水平，为相关部门提供优质服务。医院档案管理特征主要包含以下几方面：①档案搜索更快捷。信息化背景下，医院档案管理充分应用各类先进技术，构建完善的管理平台完成信息收集、存储，确保档案应用者不受时间、空间干扰，医院档案管理更具便捷性。②可收集多元化档案。医院档案管理资料收集、存储作为档案管理重要内容，促使档案趋于电子化、数字化，可保证档案分类更快捷、且处于短周期内收集多样化资料，丰富档案内容。③为人们提供个性化档案服务。现下多种先进技术用于档案管理中，促使其提供服务更具精准性，充分发挥各类技术优势，可实现档案资源共享，为人们提供自身所需专项档案服务。医院档案管理人员可自行选择档案收集方式，发挥档案资源能效，促进医院可持续发展[1]。

1.2 医院档案管理重要价值

充分借助各类先进的信息技术，提高医院档案管理工作效率及质量，创新档案管理理念，进一步实现档案管理规范化、标准化，促进医院经济效益最大化。医院档案管理作为重要工作内容，加强其管控价值体现在以下几方面：

（1）提升患者病情记录真实性及有效性。加强档案管控可确保患者自身病情客观、完整记录，为医务人员诊疗提供参考。医院档案管理具有多重功能，其核心价值在于促进医疗服务精细化管控，综合性记录患者诊疗、用药实际状况，可为患者提供精准性服务，减少治疗失误等不良现象。

（2）对医疗服务人员工作质量监督。加强档案管理可对医院内部全体人员进行动态化监督，保证其严格依照相关规程要求，明晰自身工作职责，医疗档案中系统性记录患者病情，护理人员需对自身护理、诊疗患者全面负责，若患者出现不良现象或严重医疗事故，可依托档案资料信息短周期内确定相关责任人。因此，医院档案管理可动态化监督全体工作人员工作质量，促使其始终保持认真、负责的工作态度。

（3）为医务人員提供考核依据。医院进行档案管理，可为医务人员绩效考核提供参考，通过全面绩效考核，对其人员进行全方位监督，且客观、科学评价其工作实际成效，发挥其人员工作主观性。异物人员绩效考核过程中，需掌握绩效考核标准及关键指标，方可客观评价被考核对象工作质量，档案信息是关键参考信息。

2 医院档案管理存在的问题分析

信息化背景下，医疗体系不断创新改革，档案自身资源发挥价值愈发凸显，获取医院高度重视。具体实践过程中受多重因素的作用，仍存在管理困境，影响档案管理水平提高，以及其自身能效发挥，不利于医院良好发展。医院档案体量大、种类繁多，主要管理存在不足如下：

（1）档案管理意识不足。现下医院档案管理中，部分医院对其管理缺乏正确的理念及方式，管理人员错误认为档案管理需保证资料完整性即可，无需投入较多的人力资源，未正确明晰档案管理对医院发展关键作用，日常管理以粗放式管理为主，工作存在无序化现象。多数管理人员长期并未对其进行培训，以及相关监督机制缺乏，促使人员自身意识不强和认识偏差问题，工作实践过程中并未明确掌握自身职责，忽视档案管理重要性，难以从本质层面保证档案完整性及可靠性。

（2）档案管理制度不健全。医院档案管理制度是落实各项工作基础保证，现下部分医院档案管理制度缺乏完善，无法为档案管理人员工作落实提供导向，主要体现在以下几方面：首先，部分医院制定档案管理制度，具体实践可行性较低，深究其成因为制定相关制度过程中，并未立足医院自身特征及其发展规律，制定相关制度与实际工作差异性较大，难以充分发挥档案管理制度自身约束性。其次，档案管理长期性和复杂性，尤其针对信息筛选、分析等工作，作为档案管理重要环节，要求档案管理部门需积极掌握医院战略发展目标，从整体层面做好宏观规划，实现任务目标精细化管控，将实际任务划分至个人层面。现下医院档案管理现状分析，并未形成规范化责任制，具体管理中出现无人管或多人管现象，一经出现失误难以找出相关负责人，影响档案管理有效性。第三，现下多数医院档案管理推行监督机制，主要体现在各部门内部，监督管理难以落实。监督管理方式应用存在部分不足，过度将核心置于定期巡查管理，并未形成全过程档案管控，难以发挥监督管理自身价值，监管目标难以达成。最后，奖惩机制难以全面贯彻。一方面，档案管理部门对工作质量并未进行综合性评估，难以精准掌握日常管理实际状况，未高效、及时对日常档案管理重难点进行分析，影响档案管理工作质量。另一方面，针对档案管理中表现优异的人员未给予奖励，影响人员工作积极性。

（3）档案管理条件不佳，信息化程度较低。信息时代背景下，档案管理均需依附于各类先进设备技术，完善的基础设施，档案管理部门作为档案管理重要区域。现下部分档案管理室内基础设施软硬件不足，如计算机系统更新速度滞后，先进设备配置不足。医院行政档案管理缺乏先进设备提供保证，如软硬件设施、局域网络，完善的设备可确保档案管理实现规范化、标准化，实现内部信息共享，受多方面因素影响，信息化设备配置不足，局域网建设缺乏完善，影响医院档案管理信息壁垒，无法发挥档案自身价值。同时，随着各类先进技术普遍应用，为档案管理带来多个优势的同时，挑战同等存在，安全便为核心考量因素，需对其加以重视[2]。

3 医院档案管理策略

3.1 更新档案管理意识

医院档案管理作为一项综合性、复杂性工作，要求档案管理部门需高度重视，为增强档案管理成效，需加强其管理意识创新，建议应积极将以下几方面作为切入点：（1）医院档案管理人员需创新自身工作理念，自行学习先进文件精神，掌握档案对医院发展的积极作用，创新自身管理工作理念，积极参与到档案管理工作中，营造良好的工作氛围;（2）档案管理人员作为档案管理实施者，需进一步提高其自身思想意识，定期开展人员培训工作，构建动态化学习机制，尤其针对重点培养工作人员责任意识、服务意识，发挥管理人员自身主动性，全面参与到各项管理工作中。（3）医院应积极发挥自身统筹工作，相关领导人员和档案管理人员需全面落实各项工作，提高工作效率和质量。

3.2 完善档案管理制度

医院档案管理制度为档案管理工作有序实施提供导向，随着医疗体系不断变更，医院档案管理制度建设逐步提上日程，基本形成完善的管理体系，保证其工作质量有效性。针对上述档案管理制度存在的不足，需通过加强以下几方面工作：第一，构建相关行政档案管理制度时，应结合医院战略发展目标，遵循档案管理实际特征及需求，增强管理制度科学性及可操作性，为后续管理提供制度支撑。第二，责任制度完善。现下档案管理部门需结合现下管理实际状况，对其内容进行新一步整合，掌握日常工作重难点。将管理内容实现精细化划分，确保各项管理内容交由专项人员负责，从本质层面解决无人管或多人管现象。第三，监管管理可保证档案管理流程化、标准化，优化管理制度，调动人员工作积极性。一方面，需充分发挥医院自身统筹管理价值，构建动态化管理制度，实现档案管理全过程监管，并对其工作质量进行系统性评价，以免工作中存在漏洞。另一方面，档案管理部门需不断强化监管力度，对档案资料收集、存储等进行分析，确保归档信息真实性、规范化[3]。

3.3 规范档案数据采集管理流程

新时期背景下，各类先进技术不断入驻医院档案管理中，进一步提高档案管理效率及质量，为凸显档案管理自身价值，需积极规范其数据采集管理流程，掌握各类文件归档统一性标准及格式，增强档案管理人员分类意识，各部门需及时将工作形成相关数据资源传输至档案库中，保证信息完整性、真实性，发挥档案管理信息自身价值。为提高档案数据信息采集质量，需构建完善的考评机制，达成数据精细化管理，做好全方位监督工作，确保档案管理资料数据可靠性，依照其收集时间、模块进行划分。

3.4 完善医院档案管理基础配置

多数医院成立时间较长，档案管理资料体量大，其以纸质版、胶片形式存在，长时间处理自然环境下存储，增加资源破损风险，档案资料存储现下实际状况，需耗损大量资源，难以确保其自身价值。需积极更新基础配置，加大资金等投入，引入多项软硬件设备，实现无纸化存储，充分应用计算机系统完善档案信息查询、共享系统，为后续使用便捷提供保证。应强调的是，数字化时代背景下，档案管理逐步趋于自动化、数字化，应保证其网络安全性。医院档案管理工作过程中，需启动其内部防火墙，并定期对电子档案进行备份，结合各部门、科室、人员实际状况，赋予合适的权限，针对重要程度较高的资料，其查询过程中需联合应用密码及人脸识别方可查看，如此可提高档案信息利用率，保证其内容信息可靠性，不定期检查医院信息设备，定期做好杀毒等工作，促使网络安全性，为档案管理实现信息化、数字化提供保证[4]。

3.5 提高档案管理队伍专业水平

档案管理作为一项综合性服务工作，要求管理人员需具備较高的专业基础，开展档案管理队伍建设中，需积极强化以下两方面工作：一方面，加强档案管理人员培训。应积极分析现下档案管理人员存在不足，掌握其知识薄弱点，需针对性采取培训措施，丰富其工作知识体系，增强其专业水平;另一方面，加大档案管理人员准入门槛，不仅需具备良好的专业知识，而且应具备丰富的实践经验，不断为队伍注入新鲜血液，确保档案管理良好发展。

4 结束语

医院档案管理作为医院管理重要内容，其与医院生存及发展密切相关，随着档案资料种类趋于多样化，以及信息体量随之增加，应积极掌握现下档案管理中不足，深究其成因，采取针对性解决措施，从多层次、多维度创新档案管理模式，提高档案管理水平，为医院健康、长足发展奠定良好的基础。

参考文献：

[1]林玉芳."互联网+"视域下医院档案管理存在的问题及对策[J].卷宗，2019，9（8）：82.

[2]施薇.大数据背景下医院人事档案管理存在的问题与对策分析[J].云南档案，2020，336（1）：57-58.

[3]马宁.分析医院医疗设备档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2019（5）：99.

[4]杨砚.三级甲等医院医疗纠纷档案管理存在的问题与处理对策[J].中国卫生产业，2019，16（16）：37-38.