企业档案工作监督指导体系的建立

摘要：企业档案记录这企业的一切经营活动和人事变动信息，是企业开展各项工作的重要参考，因此必须重视并做好档案工作。而值针对企业档案工作进行有效的监督指导，可进一步提升档案工作成效，达到充分发挥档案作用的目的。这要求需针对档案工作建立行之有效的监督指导体系，本文正是以此为目的，对相应体系的建立做了简要分析。

关键词：档案工作;监督指导体系;建立路径

作为档案工作的重要构成，开展档案监督指导的目的不断提升档案工作成效，我国对此十分重视，更是在《档案法》对档案监督指导提出了明确要求，同时也明确了档案监督指导的职责，保障了企业档案监督指导的顺利开展。在这样的背景下，企业更应重视档案监督指导，并积极探寻相应体系的尽力路径。

一、档案监督指导的作用

档案监督指导最明显的作用是可以增强企业对档案工作重视度，从而使企业能够积极主动地探寻档案工作的有效手段，达到利用档案促进企业良好发展的目的。同时，企业积极开展档案工作，还可促进档案相关政策、法规的逐渐完善，改变档案工作缺少人力、物力和财力资源支持的尴尬局面，更重要的是可促进档案事业平衡发展，提升我国整体的档案工作水平[1]。由此可以得知，建立档案监督指导体系，然后在体系的推动下不断提升档案工作成效十分重要。

二、企业档案工作监督指导体系的建立路径

建立企业档案工作监督指导体系共有两个大方向，其一是完善组织管理，其二是完善监督指导机制，接下来笔者将分别进行阐述。

（一）完善组织管理

1、对相关机构及职责加以明确

首先应在企业档案管理部门设置档案监督指导机构，并以企业对档案工作的实际需求设置档案监督指导的相关岗位，同时明确各岗位的职责。如果条件允许，可专门设置档案监督管理部门，然后明确部门各人员、岗位及职责，接下来通过部门形式针对档案工作开展专项监督指导，如果条件不允许可将档案监督指导融入档案工作当中，由档案工作人员负责相应工作[2]。

2、对档案监督指导工作开展科学规划

第一，确定档案监督指导的内容和方式。开展档案监督指导工作之前，企业应针对档案工作的实际情况开展一次全面调查，然后依据调查结果完善制度，在制度中应对档案监督指导的内容方式进行明确。同时以档案工作现状为基础，科学开展监督指导工作，并要丰富监督指导工作模式，使各种模式能够完全匹配在各阶段档案工作需求。第二，明确档案监督指导计划以及流程。必须统筹规划档案监督指导，以实际需求为基础，根据企业发展规划明确档案监督指导的计划，然后在计划基础上完善流程，从而使企业各阶段的档案工作都能够得到有效指导和监督。同时，企业应以半年或一年为节点，审视和总结上一阶段的档案监督指导工作，然后对下一阶段工作要点加以明确，以此不断增强档案监督指导的作用。第三，档案指导工作应全面覆盖[3]。指的是应将档案指导覆盖的到企业的各级单位，令所有单位都能得到最科学的监督指导。同时应为档案监督指导配备有经验的工作人员，并集中企業最顶尖力量，力求将档案监督指导做到最好。第四，不断总结、分析。这一点有两个方面，其一对档案监督指导的总结、分析，要总结工作得失、分析问题，为后续的监督指导工作提供参考。其二是对档案工作的总结、分析，如通过档案监督指导工作发现了档案工作的问题，那么应立即总结现有问题，并分析为什么出现问题，然后及时将结果反馈给企业管理人员，接下来由管理人员参考档案监督指导工作人员建议制定整改方案，比如调整档案工作流程、处理相关责任人等，最终促进档案工作成效的提升。

（二）完善监督指导机制

第一，对标监督指导。企业开展档案监督指导工作应对业内标杆，或者对标各级单位，通过相关成功经验不断调整工作细节、改进工作不足。将对标监督指导充分落实到档案监督指导的各个环节当中，并将对标作为重点工作内容，以企业规范和《档案法》相关内容为基础，以相关部门或者工作小组为核心，反复核对工作流程和细节。第二，建立持续监督指导机制。开展档案监督指导，应明确企业在档案工作中存在不足，将实际问题作为出发点，结合企业规范对问题等级加以明确，然后针对不同等级的问题开展有针对性的指导，以此对档案监督指导工作的内容和方式做进一步细分[4]。并且要针对现有不足和问题开展跟踪性监督指导，定期分析问题和不足的改善状况，进而实现档案监督指导的持续机制。第三，充分结合档案检查。作为档案监督指导工作必不可少的方式，应将档案检查充分结合到档案监督指导的全过程，通过档案检查去发现问题，然后更好地解决问题。开展检查应以《档案检查工作办法》中的相关规定为基础，信息制定检查内容、检查流程、评估方式、检查对象，以及复杂档案检查的工作人员。档案检查应不定期、不定频地开展，并要启用企业内部最有经验的档案工作人员，检查过后将最终结果在企业内部公布。第四，严格开展考核。这一点指的是应将考核纳入档案监督管理当这种，并合理规划考核的占比，然后依据考核结果评价档案监督指导工作、档案工作以及相关人员。第五，完善档案监督指导的奖励机制。综合考评档企业各单位档案监督指导工作人员，依据评价结果表彰相关人员，有助于提升工作积极性，促进档案监督指导工作成效的进一步提升。将考评推广到企业各级单位，表彰人员的同时也要表彰在档案监督管理中具有突出贡献的单位，以此可形成有利于档案监督指导工作开展的良好环境，后续相关工作将变得更加顺利，可长时间保持工作成效，不断提升企业整体的档案工作效果。第六，积极培养优秀人才[5]。人才是保障档案监督指导工作效果的必要因素，因此企业应在内部重点培养一批具有事业心、责任心和优秀工作能力的档案监督指导人才，为做好这项工作提供最有力的保障。在内部培养人才过程中，企业还应积极完善相关人才的招聘工作，比如可以通过和相关院校合作共同培养优秀档案人才，或者制定严格人才聘用机制，以此扩充档案监督指导队伍，当队伍壮大后就可建立专门针对档案监督指导的部门，从而令这项工作变得更正规，最终实现档案监督指导高效、可持续地开展。

结束语

综上所述，本文从档案监督指导的作用出发，结合完善组织管理和监督指导机制分析了建立档案工作监督指导机制体系的策略，以期可为相关人员提供一些有价值的参考，进而帮助企业做好档案工作，并最终通过档案工作推动企业的良好发展。

参考文献

[1]谢国强，黄新荣.云环境下大型企业的档案管理模式：企业档案管理中心[J].中国档案，2019，23（1）：59-61.

[2]何素珍.做好企业档案工作的实践与思考[J].商情，2018，30（37）：65-68.

[3]杨晓英.浅谈企事业单位档案管理业务监督与指导[J].办公室业务，2020，31（22）：127-128.

[4]蒋明.论述新时期企业档案管理工作的实践经验[J].兰台世界，2018，21（2）：177-178.

[5]孙红蕾.结合机关档案工作现状做好监督指导工作的思考[J].办公室业务，2018，13（6）：126-128.

作者简介

韩正昌（出生年月1978年12月），性别男，民族汉，籍贯（江苏省徐州市）。职务职称[：上海大屯能源股份有限公司档案馆馆长，学历本科，单位上海大屯能源股份有限公司档案馆，研究方向，企业档案管理。