人事档案管理在人力资源管理中的作用

张守德 隋国君

摘要：社会高速发展的背景之下，企业单位数量持续增多，企业单位中开展人事档案管理，对于人力资源管理有着重要作用。人事档案可以正确的评价人才，保证人才得到合理的利用。只有保障人事档案达到科学性与合理性的要求，才能更好的挖掘和利用人才，促进企业管理效果的提升。因此，人事档案的建立要以现代化人力资源管理模式为出发点，加强人事档案开发和利用，从而提高人力资源的利用率。基于此，企业单位要从人力资源管理的多个角度出发进行控制，让人事档案在管理中发挥出应有的作用，提高人事档案管理水平。

关键词：人事档案管理;人力资源管理;作用

人事档案中记载着企业全部员工的实际情况，其中包含每个人的成长和工作经历，对于企业人力资源开发和利用有着重要的价值，是企业经营管理的重要信息资源。人事档案通常是文字或者表格的形式存在，将所有员工的学历、工作经历进行详细记录，对于人才的流动、输送有着重要作用，甚至会给企业的长远发展奠定基础。因此，在经济发展的同时还要做好人事档案管理工作，意识到该工作的重要性，让人事档案管理更加的规范化、标准化，给企业带来较高经济效益，促进企业的长远、健康发展。

一、人事档案与人力资源的关系

企业经营管理有着较高的复杂性，其中最为重要的一项工作就是人力资源的开发和利用，保证各项工作可以顺利的实施。人力资源管理是企业的重要工作之一，对于企业的生存与发展有着重要影响。从实际情况分析，人力资源管理要从企业的发展实际情况出发，做好人力、物力、财力等方面资源的合理开发与利用，保证资源利用达到平衡性，通过人事档案对于人员做出全面了解和分析。通过人事档案做好人力资源管理和控制，保证人事档案信息更加的精确，提高人力资源开发利用效果，促进总体工作效果提升。

二、人事档案在人力资源中的阻碍

（一）档案的真实性

现代社会高度发达，与之而来的就是虚假资料，存量巨大，对于人事档案的真实性存在着很大的负面影响，很多情况下会给资料的真实性产生影响，如果档案资料失真，那么人事档案就难以达到应用标准。现代社会有很多人会选择造价学历、简历以及各种证书，甚至年龄都会虚报，所以人事档案管理难以进行。这些虚假信息的存在，使得人力资源配置和利用无法顺利进行，也会给企业造成较大的人力资源损失。

（二）资料管理不集中

人事档案管理和材料管理难以达到集中性的要求，有些职员简历内容都是非常相似的，导致人力资源管理的效果较差。有些人事档案中内容是抽象形式存在的，并不能展现出每个人的特点，这种人事档案不具备利用价值和意义，对于人力资源的利用产生不利的影响，也会造成人员工作积极性较差，无法发挥出人力资源利用效果，给企业造成巨大的损失。

（三）绩效考核存在的问题

当前很多企业的绩效考核都存在和企业发展战略相脱节的情况，没有合理开展绩效考核与评估，一些企业经营与发展掌握的信息存在着很大的偏差，造成员工没有较大的竞争力;有些绩效考核工作效果和质量比较差，员工积极性不足，甚至存在所有员工相同薪酬等情况;考核没有及时的公开，封闭式进行，失去公平性和公正性，员工存在较大的逆反情绪，造成员工工作中被动。

三、人事档案的重要作用

（一）决定性作用

企业在高速发展中，因为员工不断的招聘、离职，企业处于长期发展中，所以需要充分的重视人力资源的开发和利用，这就需要通过人事档案进行管理。从实际情况分析，人事档案中包含员工的工作状况、工作经历以及基本信息。在人力资源管理实践中，管理人员结合这些资料信息作为基础和根本，做好人员素质的判断和分析，保证企业各项人力资源充足，满足企业的经营与发展的需要，发挥出人事档案的作用，给企业选拔高素质人才提供基础和根本。

（二）档案的统一管理

现代社会依然处于高速发展的阶段，人类社会在持续进步，提高人力资源的价值和利用率，就要实现人力与物力的有效融合。人力资源管理并不是静态化的，人事档案并不是存放到劳动局或者其他机构组织中的静态档案，其会随着时间、岗位以及人员的流动而发生变化，随着人员的流动，档案也会随之发生流动，避免存在有人无档案或者有档案无人等情况发生。如果无法及时更新管理制度和标准，就会导致管理效果变差。所以需要逐步的改进和完善，提高制度先进性，满足人事档案管理工作的需要，提高资源利用率，促进社会的发展。

（三）人事档案在绩效考核的影响和作用

根据绩效考核的结果对于员工进行奖惩，促进员工工作积极性提升，企业需要落实奖惩管理制度，奖惩要分明，让员工积极主动投入到工作中。根据绩效考核的结果对于员工进行升职、调职、解雇等操作，突破传统一刀切的方式，让员工之间的竞争更加的公平与公正，这样才会更加努力参与到工作中。因此，人力资源管理实践中，绩效考核工作是非常重要的工作，其关系到企业管理框架、人力资源开发和利用有着重要的价值，所以人力资源的管理要通过绩效考核相关措施来进行。人事档案可以给人力资源管理者提供基础性资料，做好人力资源的监督和管理工作，反映出员工工作的实际情况，让人力资源合理开发和利用。由此可见，人事档案对于人力资源的管理有着极为重要的价值和作用。

（四）促进人才的发展

人事档案可以让企业管理者充分了解员工的实际情况，分析员工发展的前景，按照人事档案中体现出的各项信息，企业内部合理进行人员分配和使用，让各种人才得以充分的利用。人事档案中记录员工的实际情况，工作经历、业绩等方面，是员工公正性的评价，对于员工的升职、职称评定等方面有决定性的作用，也会影响员工的发展和进步。人事档案管理与人力资源管理二者是相互作用、相互影响的，实现共同发展和进步，所以人力资源管理离不开人事档案的支持，而人事档案为人力资源的管理提供必要的服务。人事档案管理工作顺利的开展，促进企业人力资源管理工作水平的提升，促进企业竞争力提高，为企业的长远发展奠定基础。

四、结语

综上所述，人事档案对于企业的发展和进步有着重要影响，对于提高人才利用率有着重要价值和作用，所以人力资源管理中人事档案有着决定性的作用。企业经营与发展中，人事档案的作用是不容忽视的，只有全面落实人事档案的分析和整理工作，才能给企业人力资源开发和利用提供基础，也会让企业人力资源发挥出应有的作用，给企业带来较高的经济效益，对于企业长远发展有着重要价值。

参考文献：

[1]王姝.人事档案管理在人力资源管理中的运用[J].人才资源开发，2020，433（22）：46-47.

[2]刘兰英.人事档案管理在医院人力资源管理中的重要作用[J].视界观，2019（23）：0137-0137.

作者简介：

张守德（1974-09），男，汉族，籍贯：吉林省农安，当前职务：阿荣旗人才服务和人事考试中心业务员，当前职称：中级经济师（人力资源专业），学历：大學本科，研究方向：人力资源和档案管理

隋国君（1980-09），男，汉族，籍贯：山东省平度市，当前职务：管理员，当前职称：高级经济师，学历：本科，研究方向：社会保险与人力资源