开拓创新

罗佳

摘要：现代企业管理信息系统，多围绕建设核心ERP系统，传统ERP系统建设若选用大型特别是国外知名ERP软件，不得不忍受该系列软件高昂的建设成本，本文就如何在按照传统ERP系统建设的框架下，灵活合理的运用现有技术和资源，寻求突破口，尽可能的为企业降低系统建设和运维成本展开讨论。

引言：

对于企业来说，类似于ERP等传统大型企业级应用系统的建设，在建设之初即意味需面对巨大系统建设及实施成本压力，且系统上线投用后又无法短时间内体现出其带来的隐性收益和管理效益，在瞬息万变的市场竞争中，企业面临各方面的成本压力，如何为企业在市场竞争中赢得管理成本最低的优势，特别是在当前各企业大力推动数字化转型的时代，信息系统的建设须开拓思路，运用成熟的技术手段和优势资源，为企业最大限度的节约IT建设成本。

1.应用信息系统简介

企业在ERP系统使用过程中，为实现业务管理联系，实现各项信息系统相互集成，往往除了购买和实施传统ERP软件以外，配套核心ERP系统实施和建设一定的外围应用系统，以丰富ERP软件平台的功能，满足业务管理的需要。

1.1 SAP系统简介

SAP系统（Systems Applications and Products in data processing），又称企业管理解决方案，是一套企业资源管理软件系统，其在企业信息化建设中的应用，能够简化企业管理流程，节约企业建设资源，具有现代化、信息化、智能化的应用优势。主要功能为：借助软件程序为企业定制并创建管理系统，对企业的人力资源、销售服务、交易支付、产品规格及质量、生产活动、原材料采购、货物仓储及库存管理等全部经营活动与环节，实施监督、分析及管理，形成数据化的资源管理系统。

SAP系统从功能上主要分为多个业务模块，包括：财务与成本管理（FICO）、预算控制（FC）、投资管理（IM）、物料与采购管理（MM）、生产管理（PP）、工厂维护（PM）、项目管理（PS）、销售管理（SD）等。

1.2 SAP系统优劣势简析

SAP系统作为一款ERP软件，在同类软件中有着显著的优势，它是全球所有ERP产品中对企业构架和财务控制考虑得最细致的系统，也是整体控制逻辑和整体系统结构是最严谨的系统，可以让企业引進先进的管理理念，其系统本身是整体稳定性最好，应用行业最广，并且针对不同行业有着不同的解决方案，如：制造业、能源行业、房地产、零售、外贸等。此外，SAP系统强大的自开发和开放包容的接口也是其软件本事显著的特点，在这种架构下，SAP系统几乎可以与所有外围系统进行数据交互，以满足企业不同的个性化需求。

但该系统并非是各行业唯一的选择，其最明显的劣势在于建设成本多年来一直居高不下。企业按照实施SAP系统ECC版本，通常会支付费用聘请专业顾问团队协助企业予以项目实施，系统上线后还有高昂的用户license成本以及每年的维护费用。按照2020年SAP行业市场平均定价，单个操作系统的专业账号license成本根据项目难易程度，大约在人民币12000元至15000元之间，上线后单个license每年的维护费大约在人民币2200至3000元，加之实施SAP系统需要匹配一套完善、稳定的硬件基础设施，对于企业来说总体拥有成本将是在考虑建设SAP系统之前的优先考虑因素。

1.3工作审批流系统简介

某集团工作审批流系统（以下简称，UPM系统），其主要功能为，配合集团核心SAP系统，通过开发SAP接口与UPM系统实现必要数据的相互传输，结合集团下属各成员单位各自的业务模式，运用传输的数据开发相应的业务审批流，将审批结果回传至SAP系统，以替代SAP自身单一的审批功能。该系统基于微软K2引擎自主开发，整体部署于内网环境，采用B/S网页访问的架构。

2.某公司物资采购申请及审批系统架构

某能源公司是一家电源种类和地理分布多元化的独立发电商，资产组合包括风力、太阳能、水力、燃气等发电项目。其电厂分布与全国多个省市，其厂站遍布全国超过380家，员工超2000人。2010年起，该企业分多期在其所属集团统一的SAP Instance环境中实施了SAP及UPM等外围系统。

由于其行业性质，对于发电机组日常的备品备件等物资的采购，皆通过ERP系统完成。日常采购中，该企业下属各厂站通过SAP系统MM模块发起采购申请，相关采购申请所产生的物料信息、估价及预估采购金额、申请采购的厂站（公司代码）、物料组、会计科目等数据，通过SAP接口传递到UPM系统，相关授权人通过UPM系统对采购申请进行审批，直至该采购申请生效，并转入后续的采购流程执行。采购申请及业务审批的系统总体架构如下：

3.业务系统优化设想

3.1 传统方式带来的SAP系统较高的总体拥有成本

基于传统的SAP账户架构模式，该企业下属全国众多发电厂站中，都需设定专人负责在SAP系统中录入采购申请，通常1个厂站需要设定2人申请SAP账号。按照该企业全国380家厂站计算，仅为每个厂站负责录入采购申请而开通的SAP账户License数量约600个，按照经过销售打折后以12000元/个License的单价测算，该企业仅License期初的总体投入就高达700多万，加之按照SAP公司销售模式，后续每年还需缴纳License维护费用，建设SAP系统的总体拥有成本可见一斑。在这种架构下，企业信息化建设需要考虑优化ERP系统架构，以实现降低SAP账户License的购买和维护成本，尽可能的为企业释放成本压力，成为信息化团队一大

3.2 系统优化探索

基于UPM系统自主开发、拥有自主知识产权的优势，以及前期集团内多个共享共建的审批流程，与SAP系统实现了数据的充分互访的成功实践，考虑调整原有系统架构，将SAP采购申请所需的数据通过UPM系统进行录入，并在UPM系统完成审批，最终将审批结果及SAP采购申请所需要的采购数据，统一通过数据接口传入SAP系统，为在SAP系统执行后续的采购流程做好准备。

采取此种架构，该企业各厂站用户只需在安全可控的内网环境下，通过UPM系统为每一位用户进行权限控制，并通过便捷易用的网页方式登录UPM系统，统一通过接口将录入好的采购申请传入SAP系统，无需再为每位用户在SAP系统申请账号license，可大幅降低license数量。

调整后的系统架构图如下：

3.3 系统优化关键技术

开发UPM系统，能将SAP采购申请需要录入的字段集成于UPM系统界面，并按照SAP系统逻辑，对每个数据的录入进行逻辑判断。比如：录入数字的字段不能录入字符，录入物料单位的字段要统一从SAP系统通过接口抓取作为选项避免导入SAP产生错误等。

通过UPM系统代替SAP系统标准功能，不能有悖SAP系统的用户权限管控，同样需要在UPM端实现对用户权限分离管控以匹配SAP系统的数据录入的需要。比如：需要通过UPM系统，实现不同厂站的用户不能跨厂站录入采购申请，各厂站对应的公司代码下的物料、采购组、成本中心等基础数据也需要用户提前联系后台运维团队提前录入，并与用户权限相匹配，避免导入SAP系统的数据出现混乱。

通过UPM系统准备好的采购申请数据，在通过接口传入SAP系统前，须实现通过系统对数据进行自动检查，包括各种静态及动态的数据，静态数据多以从SAP系统获取，而较为复杂的为动态数据的判断，包含预算检查状态、采购申请数据、采购申请审核状态等。SAP系统的接口技术统称为PI接口，其本身通过外围系统将要传入SAP的数据打包封装成符合SAP标准要求的XML等文件格式进行传输，故在UPM所产生的数据，还需按照SAP系统接口标准，对该封装的XML文件进行系统自动化的检查，确保传入SAP的数据准确有效。

4.系统优化成果

明确系统优化的需求，并评估出该方案能为企业信息系统建设带来可见的成本优势后，决定成立项目组，由UPM和SAP系统两个团队配合用户方需求人员共同推动相关工作。

4.1 优化后的UPM系统界面及架构

基于网页开发的采购申请录入界面，参照SAP采购申请字段排列顺序开发，同时加入了采购申请过程审批需要的定制化字段，使得采购申请的录入更加易用便捷并符合实际业务逻辑。

4.2 产生的经济效益

按照该能源企业全国380家厂站600个需使用SAP采购申请的账户计算，总体耗用的SAP license成本约在期初：700万元，每年维护费约需132万元。

按照该系统架构及业务逻辑调整后，乐观的测算：

1）直接节省SAP账户License的数量，由原600个可降低至约50个以内，期初采购成本节约大约500万（考虑到SAP公司予以打折），按照软件资产5年折旧，每年约节省因资产折旧冲抵的企业利润约90万;

2）按照SAP公司标准年度License运维费用测算，每年大约节省120万

两项合并计算，每年大约为企业节省信息化投入210万元左右。

5.结语

大型企业及ERP系统特别是SAP系统的建设与实施，不仅要按照传统的的实施方法论和厂商原有的系统架构进行部署，更要合理运用现有技术资源，开拓创新、锐意进取的通过改变系統结构，合理的理顺数据传输关系，关注用户体验及数据安全，实现跨平台、跨软件多元化系统架构。该项目SAP及UPM系统之间的数据接口及软件界面功能的开发，从理论设想到付诸实践，直至后期提升用户体验并为企业带来的成本节省，一系列举措与企业经营发展创造利润最大化的目标相吻合，提升了企业市场竞争力。

参考文献：

[1]（美）Project Management Institute.项目管理知识体系指南（PMBOK指南）（第六版）.北京：电子工业出版社，2018。

[2]（美）Project Management Institute.PMI商业分析指南.北京：电子工业出版社，2019。

[3]黄佳.SAP高级应用开发.北京：人民邮电出版社，2008。

[4]郝冠华.SAP ABAP面向对象程序设计：原则、模式及实践.北京：机械工业出版社，2018。

[5]（德） Michael Missbach，（美）乔治 安德森.SAP入门经典（第5版）.北京：人民邮电出版社，2017。