文书工作的保密问题研究

摘要：本文首先从推进其他工作稳定进行、满足时代发展需求、应对信息化时代潜在风险等方面分析文书工作保密的重要性，然后从互联网渠道泄密、文书归档和移交泄密、备份管理不当、文书工作人员身份识别不明等方面分析文书工作的保密问题，最后提出针对性保密建议，为文书工作人员提供参考。

关键词：文书工作;保密问题;互联网

引言：文书工作就是处理文书的一系列程序性的活动，包括收文、发文、整理与归档工作。文书工作具有政治性、机要性、时限性、规范性，因此文书工作必须做好保密事宜，否则是对自身工作、党和国家的不负责任[1]。

一、文书工作保密的重要性

（一）推进其他工作稳定进行

文書工作设计的资料类型众多，很多类型的资料都必须做好保密工作，否则对社会舆论、人民生命、财产安全、国家安全、社会稳定等工作都会造成一定影响，甚至会导致某些损失无法弥补，可见文书工作保密的重要性。正常情况下，文书工作人员可以通过科学技术、物理预防和人员控制等方法，确保文书工作的保密性不受破坏[2]。

（二）满足时代发展需求

文书工作在时代发展下必须对保密性更加重视，才能预防来自各个方面的信息泄露事件，不法分子能够利用时代技术产物通过非法渠道窃取文书工作的内容，因此文书工作人员必须做好保密工作才能使自己工作内容满足时代发展需求。

（三）应对信息化时代潜在风险

文书工作人员必须认识到在信息化时代下，文书工作保密工作开展愈发困难，文书资料内容能够从各个渠道泄露出去，而非局限于线上或者线下某个渠道，因此文书工作人员必须做好保密工作才能更好地应对信息化时代的潜在风险。

二、文书工作的保密问题

（一）互联网渠道泄密

文书工作在互联网渠道存在泄密等保密问题，互联网对人们日常生活和国家管理都具有广泛且深刻的影响，人们的生活习惯虽然在互联网时代下发生了极大的改变，但是人们自身信息泄露的风险也随着增加了，文书工作保密问题同样如此。文书工作在互联网和计算机中存在泄密风险，不法分子能够通过各种手段找到互联网和计算机的漏洞，进而潜伏在保密系统中窃取文书资料，最终导致国家安全和人民生命财产安全受到损害。除此之外，自然环境中的不可抗力因素也会导致文书工作在互联网渠道的泄密可能增加，例如台风、洪涝灾害使安全防御系统失效。

（二）文书归档和移交泄密

文书工作中归档和移交是最容易出现泄密事件的流程，目前文书归档和移交泄密问题比较多，如果不能加以处理必将对文书工作人员保密工作造成严重影响。文书归档过程中必须保证文字资料内容清晰明确，然后才能按照归档程序开展下一步工作，因此文书归档过程中容易被不法人员窃取其中资料信息。文书移交过程中经常出现滞留问题，一旦文书滞留则文书资料被其他不相关人员浏览的几率将大大增加，这样文书保密工作也难以顺利开展。

（三）备份管理不当

文书工作人员必须在做好保密工作时预防相关资料被恶意销毁的问题，否则一旦文书保密资料被销毁则难以再核实该文件资料的信息是否准确可靠。而当今社会正处于信息化互联网时代，文书工作人员在工作期间很难完全脱离互联网和计算机，文书资料客观上存在受不可控因素而丢失或者销毁的风险。正常情况下，文书工作可以通过备份降低该方面的风险，但是目前文书备份管理工作受现代科技和软件硬件等因素的影响，很多文书数据丢失后很难再被恢复。

（四）文书工作人员身份识别不明

文书工作依托互联网和计算机开展工作时，可以直接通过授权对保密系统中的文件进行操作，但是保密系统目前的授权管理系统没有办法对文书工作人员的身份进行准确识别，导致很多不法人员通过其他手段获取保密系统授权，进而对其中保密文件进行非法篡改，导致文书工作保密性大大降低。机要工作文书管理人员在开展任何工作时，都必须留下对应的操作记录，以便于后续对文书工作是否存在泄密问题进行核查，但是目前保密系统的操作记录系统也可以被篡改，导致文书工作保密性无法得到保障。

三、文书工作的保密建议

（一）尽量杜绝涉密文件在互联网渠道传输

文书工作人员必须认识到互联网渠道存在诸多风险，而且很多风险是自己无法预知和避免的，因此文书工作人员在归档和移交涉密文件时应该尽量避免通过互联网渠道进行文件传输，能够使用其他方式归档移交就应该尽量避免使用外网，如果必须使用计算机则必须在内网使用，这样才能尽量减少一机两网所带来的保密风险。除此之外，计算机还应该做好相应的防水、防火等自然灾害预防工作，防止保密系统失效导致文书资料泄密。

（二）规范文书归档和移交工作程序

文书工作人员必须保证归档过程中只有相关人员接触文书账面信息，在保证文书内容清晰明确的同时减少相关人员泄密风险。文书移交过程中必须准确核实检查相关手续，如果手续来源和内容均准确无误才能进行相关移交工作。文书工作人员还应该对文书销毁的人员和信息进行存档记录，确保文书工作的安全性，这样才能防止不法人员恶意销毁文书文件。文书工作人员开展工作必须严格遵循文书归档和移交等工作的程序，尽量避免文书滞留问题的出现，从源头减少文书泄密风险。

（三）加强文书工作备份管理

文书工作人员必须分别从软件和硬件两方面做好备份管理，软件备份管理指的是当计算机意外故障时保密系统依旧能够照常发挥保密工作，防止文书内容泄露或丢失;硬件备份管理指的是定期更换储存硬盘确保文件备份后不会因硬件设备故障而丢失或销毁，硬件必须选择安全性较高的设备，如果遇到意外故障导致文件丢失也可以通过相关技术手段对备份内容进行恢复。

（四）设置文书工作人员身份识别程序

文书工作人员在保密系统中的工作权限应该按照岗位层次进行分配，防止保密文件泄露或者被篡改。文书工作人员登录保密系统时必须进行人脸识别、指纹识别等验证，不能通过账号密码进行登录。如果文书工作人员想要修改其中内容必须通过系统验证，否则不具备更改权限，这样再通过区块链技术优化操作记录系统，才能保证文书工作的保密性不受影响。

结论：综上所述，文书工作可以通过尽量杜绝涉密文件在互联网渠道传输、规范文书归档和移交工作程序、加强文书工作备份管理、设置文书工作人员身份识别程序等措施，减少涉密文件泄密风险，确保文书工作符合保密规范和要求。

参考文献：

[1]刘志岩.论机关单位文书档案保密工作的重要性[J].黑龙江档案，2020（06）：38.

[2]李婧.文书处理和保密工作的几点做法与体会[J].现代经济信息，2019（20）：95.

作者简介：田爱军（1969.04-），女，北京市人，民族：汉，职称助理馆员（档案），学历：本科。研究方向：文书（文件接收，传递，兼职档案员），保密，行政管理等。