国企电子档案归档思考

韩雪

摘要：科学技术的不断进步，信息化潮流席卷全球，各行各业逐步采用自动化办公技术，电子化的办公资料具有方便、快捷的特性，且利用电子化手段能够储存多种格式的办公资料。基于此，使用者对文件的各项需求也有所改变，传统的资料归档及管理存在不足之处，这在很大程度上影响了资料的完整性。

关键词：国企;电子档案;归档

引言

电子档案是当前进行档案管理的主要形式，是利用计算机设备进行储存的方式，与纸质档案相对应。随着时代的发展，因为信息技术水平的提升，很多资料逐渐发展成电子化和数字化，而不是依靠纸质载体进行储存，这促使电子档案成为档案管理的主流。而当前来说，电子档案逐渐使用云存储的方式进行储存，更加方便，而且储存时间的持续性进一步提升。相对来说，电子档案的优势更为明显，管理起来也更加便利。归档操作就是对电子文件和信息转变成电子档案的必要操作，需要遵循一定的標准和要求，按照制度进行。

1国企电子文件的鉴定与归档方法

1.1鉴定方法

这项操作需要在资料归档之前进行，目的是明确档案资料的价值，方便进行电子档案的分类管理。对于国企产生的电子文件中，对国企发展有利用查询、保管等价值的文件，才有必要做成电子档案进行保存，其他重复性强、毫无意义的文件直接就可以删除。进行鉴定还需要判断文件的真伪。主要是认定文件是否是当时当人当事形成的，是否是原始文件。一般企业的档案部门保管的电子档案，都是文件原件的扫描保存或自身转变成电子形式进行保存，否则会失去储存价值。归档时还需要区别出原件与复印件，国企需要将原件归档，保证电子文件的原始性，确保其可以作为凭证和依据。另外鉴定工作还需要评价具体资料的完整性，包括需要归档的资料本身是否齐全、数据完整，且文件与电子化软件的连接有效，以确保电子文件的完整。比如说一些需要保存的历史记录，或者作为凭证依据的电子单据、证书等，就要求完整性且具备档案的应有属性，并可以作为档案进行储存。

1.2归档时间

一般分为定期归档和实时归档。定期归档是一定时间间隔后归档期间收集的各种资料;实时归档是电子档案在编写完成后立刻归档。一般而言，网络归档的电子档案应当实时归档，而介质归档应当定期归档。

2国企电子档案归档措施

2.1完善制度体系，建立长效稳定运行机制

电子档案强有力地保障了国有企业的科研产出，同时，其也是对科研过程的完整记录，部分情况下还可以作为调研任务的参考资料。因此，妥善保存电子档案具有重要意义。着手优化电子档案归档工作则应当事先设立制度，并对其逐步完善，使之体系化、科学化。总体而言，国有企业应当按照政府颁布的有关电子档案归档的文件，结合已有的工作模式和信息技术基础设立符合当前情况的长效资料归档制度。具体而言包括以下几点：

①按照制度的有关规定，档案处人员应当使用信息化方法实时采集并整理资料。尽最大努力确保已存档电子档案的实效性，满足查阅资料的需要。②设立明确的审批资料查阅申请的过程，根据实际情况和各方需求不断地优化审批流程。任何需要查阅资料的员工均应当严格遵循此流程，不允许出现例外。严格执行查阅审批制度可以有效地避免资料外泄等事件发生，保证电子档案归档后的安全性。③部分重要资料应当做到纸质资料与电子档案互为补充，同时做到统筹管理资料，从而推动国有企业资料管理工作的进步。

2.2运用大数据，助力业务拓展

随着社会的不断进步与发展，大数据在很多行业都受到广泛关注。与此同时，档案部门拥有庞大的数据资源，可以利用大数据对这些档案进行挖掘、分析，挑选出有价值的方案。同时，为了保证数据的准确率和利用率，档案管理部门可以和信息技术部门合作，形成档案信息管理数据池，从中进行档案数据整合。国内一知名公司的档案管理与档案分析利用工作走在时代前沿，该公司将档案部门与信息技术部门整合，以客户档案作为数据池，通过现代科技及大数据分析，对客户形成完美的生命周期图，以流程图的方式对客户进行画像，并且对客户进行全方位、多方面的评级，然后将客户信息送至企业业务前端，助力前端开发和维护客户，形成一个完善的流程。另外，该公司通过大数据分析，将客户所需推送到客户面前，从各个方面分析客户，为客户带来利益，增加客户黏性。因此，该公司的档案管理工作发挥了最大作用，助力国企的发展与进步。

2.3针对业务系统使用管理系统的协议进行制定

在国家制定发布的针对电子档案的利用标准规范中对电子档案的使用问题进行了统一规范，主要内容是档案的使用人员，但如果其他业务的系统要使用此档案管理的系统数据时应当怎样进行操作，特别是随着知识管理的相关需求，以及伴随大数据的应用深入的发展，档案管理系统所产的相关数据将是非常关键的数据源，因此需要通过制定调用和利用的相关协议，以及相关的规范来确定管理系统和其他系统的利用。

2.4建设信息资源数据库，实现电子归档

国企在进行档案管理工作时，应该进行数字化管理，通过数据库进行档案的分类，对于一些没有及时归档的重要档案和文件，应该进行统一化的管理，通过对档案的扫描确定档案的类型，结合以往的工作经验对其进行辨别和归类，实现档案的电子归档。还要不断提升档案管理工作人员的个人素养，善于运用先进的技术和设备，促使档案管理工作更加规范和科学，在工作中不断学习新的信息技术和管理手段，包括档案的保护技术、档案管理的理论知识，等等。同时，还要了解和掌握计算机技术、光盘技术和复印复制技术，等等，提高个人的综合能力和综合素养。不同工作人员之间应该加强技术交流，取长补短，对工作问题进行高效处理，优化和提升档案管理工作的质量。

结语

伴随着政府颁布电子档案归档标准及规范文件，电子档案的归档工作逐渐走向正轨。然而根据发展的经验可知伴随着科技发展的脚步还会浮现更多的难题和相应的解决方法。我们作为电子档案归档工作的从业者和管理者应当保持不断创新、积极推进发展的心态从事此项工作，使得电子档案归档制度不断科学化、体系化。推动我国电子档案信息化的进程。在国有企业当中电子档案归档工作仍是一项任重而道远工作。所以，应当充分地意识到此项工作的重要意义，倾尽全力的优化归档工作各方面的制度。促进国有企业的科学发展。

参考文献

[1]甘静.新时期如何创新国企档案管理工作的若干思考[J].办公室业务，2017（23）：113.

[2]周洪艳.如何创新国企档案管理工作的若干思考[J].兰台世界，2013（S1）：60-61.