高校档案管理信息化建设的思考

王叶

摘要：随着我国科学技术和信息技术的不断进步和发展，各专业领域已逐步进入信息档案管理的发展轨道。高校档案作为高校宝贵的档案信息管理资源，已经逐步发展并逐步走上了信息档案管理的道路。鉴于此，结合高校教学档案管理信息化建设的必要性，详细分析了高校档案管理信息化建设中可能存在的一些问题，并提出了加快高校教学档案管理信息化建设的具体措施，以期为高校档案管理相关学术工作者提供参考。

关键词：高校;档案管理;信息化

随着移动计算机的不断普及，各种电子信息处理技术和网络通信技术被广泛应用于各个领域。在高校档案管理业务中，传统的高校手工管理业务已难以满足数字信息时代背景下高校档案管理的发展需要。要采用先进的现代档案信息管理技术，改造高校传统的档案管理业务，不断加快高校档案管理活动的技术发展要求，以适应当前数字化信息环境，提高高校档案管理的服务水平和效率。然而，目前我国高校档案管理的技术投入较少，我国档案管理行业的信息化建设仍需继续面临巨大的技术挑战。因此，探索高校档案管理信息化建设的有效措施具有重要的现实意义。

一、高校档案管理信息化建设的必要性

1、实现资源的安全保存

采用信息化管理取代传统手工管理的主要原因是，使用纸张来保存文件，而文件可能会受到各种因素的影响，如雨水侵蚀、潮湿等。由于使用纸张保存文件，除了火灾和一些植物蛀虫等各种自然灾害之外，一些档案和文件经常需要保存和反复查阅。因此，同时也可能导致档案资料的损坏或文件数据库的丢失，要求这些文件的档案管理员及时组织并采取各种新的档案资料安全防护措施，及时组织对档案资料的维护，及时检查和修复损坏的档案和资料，因此，古老的保存档案的方式来保存档案不仅需要大量的管理时间，如投入资金或人力资源，而且会导致这些档案管理员自身的管理工作量大大增加，并给他人带来巨大的心理健康问题。新型信息档案管理系统采用实时咨询信息数字化档案管理，它不仅可以永久、有效地实时保存数字文件信息并将其输入移动计算机，用户在实时查阅数字档案时，不仅可以通过文档网站直接查阅互联网上的信息，同时也在一定程度上大大减少了对国内现有数字档案原始数据的破坏，从而实现了文件档案信息和数据资源的安全、永久、有效的保存。

2、提高工作效率

传统的高校档案管理系统模式往往会导致用户在不受网络时间和信息空间限制的情况下访问档案。新模式的高校网络档案管理系统，只要用户在互联网上有一台计算机，用户就可以直接进入高校档案管理室，使系统简单、方便、快捷地查询自己迫切需要的档案信息。因此，档案管理数字化不仅可以使档案的管理和存储更加方便，还可以使数据查询和档案借阅更加快捷方便。同时，也大大减少了档案管理员重复检查、获取和存储企业档案的繁琐过程，从而大大降低了档案人员的劳动强度，简化了档案人员的日常归档手续，提高了档案管理的效率，大大提高了文件和档案的阅读率，提高了文件和档案的人性化管理服务水平。[1]

二、高校档案管理信息化建设中存在的问题

1、尚未形成协调的管理机制

高校档案管理机构的信息化建设依然迫切需要进行，面临着巨大的挑战，要尽快建立统一的档案组织和管理组织体系，规划高校档案管理和信息档案建设。档案管理信息系统的建设，不仅要求档案管理人员熟悉高校档案管理的各项工作流程，具备扎实的高校档案管理基础理论，但同时网络化的高校档案管理系统在正常运行过程中，往往容易出现各种安全问题，需要相关专业人员进行维护，传统高校档案与管理信息化档案管理部门往往属于不同的管理机构，因此许多高校仍然无法建立起一套协调高校档案管理信息化建设的管理机制。

2、管理人员的水平不同

实现高校档案管理从业人员的网络现代化，是加快高校网络档案管理人员信息化的重要前提。档案管理信息化工程的建设需要一批复合型管理人才，既要有扎实的网络档案信息理论知识基础，又要有高度现代化的网络档案信息管理技术。然而，高校专业档案管理人员大多属于非专业档案管理相关专业。有的档案管理人员不具备一定的档案管理专业基础理论和专业知识，有的档案管理人员甚至不掌握档案信息管理技术的专业知识。因此，不同的档案管理专业人员的档案管理水平是不同的。目前，各高校都缺乏既能掌握精湛的网络文件处理技术，又能熟练从事文件工作的管理人才。随着高校档案管理信息化建设需求的不断增加，高校必须不断提高全体档案管理人员的档案管理水平。

三、高校档案管理信息化建设的措施

1、建设信息化系统

信息管理系统建设是高校档案管理信息化建设的重要技术保障。在構建高校档案管理信息服务系统时，首先需要及时收集和筛选重要的档案信息资料，并将有价值的重要档案信息及时输入档案管理信息系统。二是及时对用户收集、发现的档案进行分类、处理和组织，方便每个用户随时检索、管理和利用档案。此外，还需要为每个用户提供各种档案检索管理方式和利用手段，以帮助每个用户快速、准确地检索和查找档案信息资源。最后，档案信息管理系统还需要一个信息反馈管理机制，确保每个用户与管理系统之间的信息能够实时交互，管理者也可以随时随地掌握每个用户档案需求的发展。[2]

2、加快制定档案信息化建设的标准和制度

档案管理信息化建设初步引起了党和国家有关行政部门的高度重视，相关档案法律法规逐步完善。目前，档案管理信息化工程建设还没有统一的技术标准。各高校院系应根据本校建设的实际情况，结合已制定和实施的一些国家档案相关技术标准，积极研究制定适合学生档案管理信息化工程建设的具体标准发布。其中，大量电子文档管理档案的出现，要求高校积极研究制定档案监督管理暂行办法，以改进和不断完善新的文件和档案管理方法体系。

3、增加档案经费的投入

档案管理信息化建设的最大障碍可能是管理资金不足。例如，档案基础设施项目的建设并没有得到档案管理资金，只能是纸上谈兵。因此，档案管理部门必须及时争取上级领导的大力支持，将档案管理信息化建设计划纳入年度计划，解决预算资金过多的问题。如果一次性预算不能及时解决，可以分几年或几批及时研究解决，并逐步调整计划，以最大限度地发挥效益。

4、加强档案队伍建设

为了更好地适应档案管理信息化建设的发展需要，必须不断加强档案管理部门的专业人才储备，引进档案管理和计算机管理相关专业人才。随着档案管理信息化建设的快速发展，档案管理的研究重点必将在档案信息技术领域更加深入、多层次的不断进步。因此，一方面要积极引进档案信息领域的专业人才，一方面也要对我国现有高校的档案管理人员进行有针对性的专业培训，使其专业能够有效适应新经济形态下我国档案管理的创新发展，成为从事档案管理信息领域的复合型专业人才。

结束语：综上所述，尽管高校档案管理信息化建设具有重要的现实意义，但现阶段高校档案管理信息化建设仍面临诸多困难甚至重大挑战。因此，高校必须高度重视高校档案管理信息化建设，积极研究和运用各种先进的计算机信息技术和现代网络通信技术，培养高技术档案管理技术人才，制定并实施有效的档案信息建设方案，建立完善的档案信息管理体系。

参考文献：

[1]贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考[J].赤峰学院学报（自然科学版），2015，（1）：181-182.

[2]李慧.高校档案管理信息化建设的思考[J].城建档案，2019，（9）：26-27.