通过网上报销系统加强财务管控

林巧

【摘要】随着企业财务支出和报账业务工作量的增加，“报销难”成为不少企业报账人普遍面临的问题。在信息时代背景下，网上报销系统逐渐成为企业财务信息系统改革的趋势。文章在分析传统报销模式问题的基础上，结合深圳报业集团的网上报销系统运行情况，从提高报销效率、降低企业成本、财务工作降负减压、实现财务信息共享与加强预算管控等角度，阐述网上报销系统的应用优势，并提出系统的未来优化方向，以期为更多企业引入网上报销系统提供借鉴。

【关键词】网上报销；财务管控；预算；财务信息化

【中图分类号】F274

一、引言

21世纪是互联网的时代，信息技术的快速发展带来了前所未有的变革，引入企业信息管理系统成为这个时代企事业单位办公改革的重要方向。网上报销系统作为企业信息系统的组成部分，是现代化财务管理工作的重要手段。与传统报销模式相比，网上报销系统具有节约成本、提高效率、加强管控以及实现信息共享等诸多优势。

为解决传统报销模式带来的种种弊端，深圳报业集团（下文简称“深圳报业”）于2018年10月开始着手设计基于网络平台的财务报销流程，开发网上报销系统，该系统于2019年1月开始运行。笔者结合深圳报业网上报销系统的实际应用案例，在总结传统报销流程存在缺陷的基础上，分析网上报销系统在财务管理方面的优势，从目前的运行状况来看，网上报销系统初步呈现了良好的效果，得到了用户的肯定和支持。

二、应用网上报销系统的意义

建立网上报销系统，采用智能手机、二维码、扫描仪和光学字符识别（OCR）等现代信息技术和设备，通过报账人网上随时提交报销单、实时查询报销进度、实时生成和查询管理报表等方式，极大地加快了员工报销的进程，降低了成本费用，提高了财务人员工作效率，保证了报销单据的安全，固化和规范了报销流程，实时控制预算执行进度、监控报销凭证的资金支付情况，提升了企业财务管理水平，有助于财务人员由“核算会计”向“管理会计”的转型。

三、传统财务报销模式弊端

在傳统的财务报销模式下，主要面临以下问题：

（一）财务审批的有效性太低，信息反馈不及时

在传统的财务报销模式中，一旦报销单据被会计审核，就会将其提交给负责审批的财务负责人和企业负责人。当财务负责人或企业负责人出差、休假时，可能会造成财务报销单据的积压。其次，财务报销单据经申请人提交后，申请人对报销单据的后续审批以及资金支付缺乏跟踪，只能人为跟进并通过电话进行查询。最后，当产生付款延迟的争议时，没有客观证据，很难进行有效的追踪问责。

（二）报销单据审批和资金支付控制是独立的，报销过程过长，错误支付资金的风险增加

在传统的财务报销模式中，报销单据经最终审批后，会提交给公司出纳以完成资金支付流程。根据付款金额权限，付款单经会计和财务负责人批准后，资金支付将予以完成。报销单据的批准和资金支付的控制是独立的，报销过程太长，降低了报销效率。其次，资金支付审核链中的财务人员不熟悉报销单据中反映的经济内容，容易增加资金的错付风险。

（三）报销不能与先前的报销单据链接

在传统的财务报销模式中，报销单据在进入财务部门后，报账人与报销单据被完全割裂，报账人无法独立质疑过往的报销信息，也无法实时了解其个人借款和供应商的预付款情况。导致财务人员经常陷入“寻找合同，结算当前交易并催还借款”的日常工作模式，浪费了人力，降低了人力资源的使用效率。

（四）预算控制困难，内部控制流程需要优化

在实际工作中，业务部门经常认为预算控制是财务部门的事务，他们没有保留预算支出账目，在需要了解预算执行进度时，经常需要财务人员通过会计系统查询相关信息。就财务部门而言，当完成当月凭证的会计处理后，才能仔细检查预算控制进度，无法实时了解预算控制进度，不利于企业中的实时预算控制和决策制定。

四、网上报销系统的应用优势——以深圳报业为例

2017年7月，深圳报业启动了财务软件系统的迭代，财务系统从nc5.0升级到nc6.5，规范了集团财务会计核算和财务报表的编制，建立集团级供应商和客户信息交流数据库；2017年12月启动财务系统资金结算模块，实现集团资金的自动上划和下拨，提高了内部资金使用效率。同时，资金结算模块在软件中集成了多种在线银行接口，有效解决了不同银行需要安装使用不同U盾的问题，提高了整个资金支付工作的效率。同样，应用在线报销系统具有以下优势：

（一）提高报销效率，节约成本

传统手工报销模式下，由于时间和空间的局限性，企业难免需要耗费更多的资金成本和时间成本。深圳报业运行网上报销系统后，通过电脑和手机端口，报账人可随时随地提交报销单，审批人员也可灵活安排时间，实时审核报销单据。通过网络介质传递报销单据，可以快速高效地完成审批流程，极大地提高了企业的整体工作效率，降低了企业的运营成本。在线报销系统与财务系统资金结算模块产生协同效应，改变了原有的报销单据填制、审批与付款单据填制、审核相互独立割裂开来的状况，实现了报销单据填制、审批与付款单据填制、审核的同步进行，大大缩短了整个财务报账流程，提高了财务报销效率，同时又降低了资金的错付风险。

（二）降低财务部门的工作负荷和压力

通过财务网上报销系统，企业可以预先设定报销的项目分类和必填内容，在这种模式下，相对格式化的报销单据在系统中完成逐级传递，其出错率将大大降低。原始凭证填写的完整性与合规性得到较高程度的保证，方便了后续诸如付款、制单等一系列的财务处理手续，提高了财务人员的工作效率。财务人员在收到报销单后，通过扫描报销单后面的二维码，报销系统可以检索到所扫描的报销单电子附件，然后由财务人员审核原始报销凭证与报销系统中附件是否一致，财务报销效率得到了有效保证。

（三）实现财务信息共享，提高报销流程透明度

报销的相关信息内容被存放于财务报销系统中，在报销过程中报账人与审核人员均可以实时跟进查看审批状态。报销完成后，相关人员若对某笔单据存疑，均可随时随地利用检索功能实现快速定位，查阅相应单据并提出质疑。

（四）强化预算管控，完善内控制度和优化内控流程

网上报销系统构建了预算管理模块，财务人员可以根据企业年度全面预算计划，后台设定各类项目的预算金额，系统将自动执行预算监控。当报账人提交报销单时，系统将其与之对应项目的预算计划进行匹配判定，如果该笔报销申请无预算或超出预算，必须通过相关负责人员解决预算指标上限问题或者通过预算外报销流程，才能成功提交系统，这种工作模式解决了手工报销模式不利于预算控制的问题，及时避免超额审批。此外，预算使用进度将由系统进行实时披露，企业管理层可以及时了解企业全面预算的执行进度，据此制定相关重要决策。在企业一个年度的全面预算完成后，其预算整体执行情况可以作为制定下一年度预算计劃的参考和依据，推动企业预算规划的良性循环。

五、网上报销系统的优化方向

进一步实现网上报销系统与企业业务系统之间的联接。在系统设计初期，深圳报业的网上报销系统实施团队提出了与业务系统预留对接港的想法，并计划实现与集团OA系统，及人力资源管理系统的网上对接，进一步建立与资产管理系统、合同管理等系统的对接，有效避免财务信息管理系统成为一座信息孤岛，从而充分改善在线报销的配件管理。不断加强对网上报销系统的优化，达到强化深圳报业内部控制的目的，逐步实现深圳报业的业财一体化，避免整个集团的重复审核和审批工作。

六、结语

随着信息技术的快速发展，越来越多的企事业单位引入网上报销系统，以代替传统的手工报销模式，实现报销流程与预算管控的革新。虽然报销系统只是企业信息管理系统中的一个子系统，但其对企业财务管控工作的助益是立竿见影的。笔者结合深圳报业集团财务报销系统的应用案例，分析了其在控制企业成本、提高会计信息质量、实现信息共享以及加强预算管控四个方面的优势。时代的进步将进一步推动财务报销系统的完善，以科学高效的报销流程与企业的财务管理制度相匹配，提高企业的管理水平。

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