档案信息化对传统档案工作的影响及应对策略

吕文皓

摘要：在当今信息技术不断发展形势下，以信息化建设来推动档案事业发展战略转型势在必行。相关单位要加强对档案管理工作的重视，并且要明确传统档案管理工作中存在的不足，针对这些不足之处，制定出可行的信息化建设方案，有效弥补档案管理中的不足，提高档案管理工作的有效性。

关键词：档案;信息化;传统档案;影响

1 档案信息化建设面临的主要问题

1.1 工作意识存在问题

随着时代的发展，我国档案管理工作内容以及工作形式也发生了一定的改变与创新，虽然大多数单位都引入了数字化信息技术与设备来开展档案管理工作，但由于部分档案管理人员其思想意识中还是没有明确认识到档案管理工作的重要性，从而导致在日常档案管理工作中常常出现档案信息漏填或填写不规范的现象，且由于管理人员传统思想的作用以及专业培训的缺乏，使得部分档案管理人员只会利用信息技术进行档案整理以及归档等工作，对相关单位档案管理工作的开展与创新造成了严重影响，并在一定程度上阻碍了档案管理工作的信息化建设。

1.2 基础设施建设不完善

众所周知，信息化时代背景下，档案管理工作的信息化建设需要借助各种专业的信息化技术与设备来进行，但由于大部分单位或机构资金有限，无法支持各种档案管理辅助性设备的购入，从而导致其日常档案管理工作缺乏相应的信息化技术与设备作为支持，使得档案管理信息化建设进程较为缓慢。虽然部分档案管理单位或机构进行了各种专业化信息技术设备的购入，但由于档案管理缺乏专业的信息化技术知识以及信息技术人员对档案管理工作缺乏一定的专业知识，进而导致档案管理人员无法利用信息技术设备进行档案管理，而信息技术人员所开发的档案管理软件也无法满足档案管理信息化建设的实际需求。

2 档案信息化对传统档案工作的影响

2.1 对档案收集工作的影响

档案信息化对档案收集工作的影响，主要体现在新型载体档案收集方面。信息技术的不断进步和档案信息化工作的不断推进，各种新型载体档案不断出现，数量逐渐增多，比例逐年增大，而传统载体档案的占比将逐渐减少。档案馆（室）档案载体将逐步改变纸质档案一统天下的局面，呈现传统纸质档案与各种新型载体档案“百花齐放”的格局。

2.2 对档案整理工作的影响

档案信息化对档案整理工作的影响，主要体现在档案的分类和组卷上。传统的档案分类，是把立档单位形成的档案，按其来源、时间、内容和形式等特征的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。档案分类的目的是将一个全宗内互有联系的归档文件按一定方式排列后，便于查找和提供利用。档案组卷，即“立卷”，是将若干互有联系的文件材料编立成案卷的过程，是文件处理和档案管理中的一项重要工作。

2.3 对档案保管工作的影响

档案信息化条件下，新型载体档案不断出现，档案保管工作将实现两个转变。一是由重档案实体安全，向重档案实体安全和档案信息安全双重保护转变;二是由保护传统纸质载体档案安全，向保护传统纸质载体档案安全和新型载体档案安全的双重保护转变。

2.4 对档案检索工作的影响

档案信息化条件下，手工编制的各种目录和检索工具已不再是查找档案的必须品和必备工具，档案查找一般都是按文件级目录来进行的，并且可以通过各种条件的不同组合来精确查找档案。

2.5 对档案编研工作的影响

传统档案管理模式下，立档单位通常会做一些常规性的编研工作，如发文汇集和各种文件汇编等。档案信息化条件下，这些常规性的编研成果不再需要专门编制，通过档案管理软件直接查询打印即可。

3 基于档案信息化建设的档案管理的优化对策

基于上述分析可知，在新時期档案管理工作开展过程中，仍然面临档案管理工作方法单一、缺乏可行且有效的档案管理制度、缺乏专业人才等现实问题，不利于档案管理工作水平和质量的提高，进而制约着档案资源利用价值的挖掘。因此，在信息化时代，要想真正意义上提高档案管理水平，应从档案管理实际入手，有机结合档案管理和信息技术，以期发挥信息技术优势作用促进档案管理事业的发展。因此，档案管理部门应在实践中提高档案管理工作重视度，完善档案管理体系等，为提高档案管理水平提供保障。

3.1 深刻认识档案管理工作的重要性，重视起档案管理

一直以来，档案管理工作被大部分片面定位在幕后工作上，对此项工作缺乏关注度，外加档案管理工作缺乏明显的工作成绩，这直接使得档案管理工作更容易被忽视。在新形势下，档案管理部门应对档案管理工作引起重视，将其作为一项长期坚持的艰巨工作，深刻认识档案管理工作的重要性，意识到档案管理对工作决策的合理性和企事业单位的持续发展有着重要作用。

3.2 推进档案管理信息化进程，丰富档案管理方法

在档案管理工作中，档案资料的收集工作是基础环节，也是至关重要的一个环节，在此过程中，信息化系统应做到无缝对接，确保各项档案资料能够及时、完整且广泛地收集起来。进入到信息化时代，企事业单位在运行过程中会产生大量数据，而由于档案资料形成部门较多，业务档案之间存在一定的差异性，这要求档案管理工作人员在具体的工作中，对各类业务档案进行分类管理，才能保证后续档案的高效利用。这种情况下，为确保业务部门档案资料的顺利接受，应在前端控制工作中实现无缝对接，将档案管理渗透到业务系统中，确保档案数据能够顺利传递到档案系统中，以大幅度提升档案管理的规范性和工作效率。

4 结语

在当前的信息化时代之中，各行业在开展相关工作时都引入了信息技术，这在较大程度上推动了各行业的发展。在开展档案管理工作时，相关单位需要做到与时俱进，将信息技术引入到档案管理工作之中，借此加强档案的信息化建设，改善传统档案管理模式中的不足之处，提升档案管理工作的质量与效率。需要开展档案信息化建设，加强信息化技术的应用，构建规范的标准制度体系，提高档案工作者的信息化技术能力，从而实现档案事业的战略转型，更好地适应时代需求，更好地服务于党和国家各项事业的发展。

参考文献：

[1]张静.档案信息化对传统档案工作的影响及应对策略[J].档案管理，2021（03）：120+122.

[2]陈莉.信息化背景下行政机关档案管理的探究[J].传媒论坛，2021，4（05）：140-141.