大数据背景下档案管理的问题和对策分析

曾莹

摘要：在大数据技术迅速发展的背景下，人们面对着怎样合理控制这类庞大数据的问题，显而易见，档案管理也是如此。大数据背景下的档案管理主要包含存储和提供档案资料，而其中最为关键的就是采集、搜索、储存与合理使用原始材料。在这种环境下，每日形成了很多数据资料，使得相关人员面临着更多的更专业的工作。所以，基于目前时代环境，研究档案管理有着十分关键的实践作用。

关键词：大数据背景;档案管理;问题;对策分析

1大数据时代对档案管理工作的影响

自计算机技术广泛应用以来，人类社会经历了几千年的文件材料记录方式发生了根本性改变，从可直读的文字、图形、符号等到肉眼不可识读的计算机代码，从传统载体的纸质、照片、实物等“实体档案”到信息化载体的“电子文件”，文件的记录方式和记录载体发生了颠覆性变化。网络技术的飞速发展，也促使电子文件从电脑单机走进网络，文件的形成、审核、签发、传输、办理可以全部在网络环境下完成。特别是近几年，大数据、云计算、移动网络、区块链等技术的创新发展，使政府部门积极推进网上政务服务，大量的政务活动记录保存在云端的各类政务信息系统当中，更加方便利用和数据共享。这些活动记录的形式多样，早已不是传统的文件特征，仅以数据的形式存在。可以说，信息技术的飞速发展，已经完全颠覆了传统档案的记录和形成的方式。

2 当前档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理水平有待提高

目前档案管理工作中，虽然档案管理体制机制比较健全，但更多是针对传统载体档案和比较简单的电子文件管理，档案的收集、管理、开发利用也多以传统形式存在，并未构建起健全的新时代信息化现代化档案管理机制。特别是经济欠发达地区，档案管理现代化整体水平不高，尤其是针对大数据、云计算、移动网络、区块链等技术背景下产生的大量政务活动记录缺乏统一有效的现代化档案管理规范和措施。与此同时，随着信息技术的飞速发展，信息技术的便捷优势使得人们获取信息的渠道更加多样化，使得处于传统档案管理形式下的档案信息开发利用工作显得滞后。同时，各级机关、企业事业单位、综合档案馆、专业档案馆存量档案数字化工作开展不充分、不平衡，在新旧管理载体转换、利用方式更新的道路上，还有大量工作亟待推进。

2.2 现有档案管理队伍不能完全适应工作需要

由于历史原因，档案部门和档案工作受重视程度相对于中心工作获得的关注度和重视程度不高，档案管理部门属于弱势部门、偏远部门，对档案工作人员准入标准不高，部分机关、企事业单位、社会组织领导对档案工作重视不够，档案人员缺少专业技术理论，对档案工作重要意义认识不足、对档案管理的相关业务标准和业务技能掌握不牢、业务能力不强。特别是在档案信息化工作方面，缺乏既精通信息技术又熟悉档案业务的专业人才，造成现有档案管理队伍对于现代新技术的适应和接受能力较弱，使得现代化档案收集、管理、开发利用等工作推进缺乏必要的人力、人才支撑。

2.3 档案管理设施建设不足

随着大数据时代的到来，数据信息激增，档案管理越来越复杂，工作量越来越大。做好新时代档案管理需要有现代化信息技术作为支撑，而其基本前提就是需要有能够满足工作的设施设备和工作场所。而这些，需要有足够的人力、物力、财力的投入，以确保档案管理现代化的顺利实现。目前，很多单位档案管理信息化程度不高，档案信息化设备落后、单一，更新不及时，是影响档案信息化发展的重要因素之一。特别是经济欠发达地区，受财力制约，档案信息化建设明显滞后于时代发展和档案利用需求，对比信息化程度较高的行业、部门，差距呈逐步加大趋势。

3 大数据背景下档案管理对策分析

3.1 利用信息技术提高档案管理水平

在新形势新常态新要求下，档案管理的现代化应该做到与时俱进，适应时代发展的要求。应优化传统的管理形式，不断开拓创新，提速推进档案信息化工作。要坚定不移地实施“存量档案数字化、增量档案电子化”战略，可通过集中优势力量攻坚推进和购买社会化服务等方式进行馆 （室） 藏档案数字化。特别要加大企业档案基础收集整理与开放利用工作力度，做到企业关键性档案优先建档、优先接收、优先数字化、优先提供利用，使企业档案管理现代化成果更多更好地惠及企业与员工。要加强档案利用体系的现代化建设，在确保档案信息安全的前提下，满足网上查询、浏览、借阅等档案利用需求，最大程度实现档案管理现代化成果共享。

3.2 加强档案管理队伍建设

人才是档案事业发展的内在动力。做好大数据背景下的新时代档案管理工作，应该建立思想素养高、专业能力强的专业队伍。应该从档案工作长远发展和满足档案管理现代化現实需求两个角度，通过多种方式积极引进人才，特别专业对口，既懂计算机、又懂档案管理的专业化人才，解决现有档案干部队伍专业人才不足、结构不合理、年龄老化等问题。同时，还应针对现有档案管理人员实际，科学组织开展相关业务知识培训，可采取基于工作现实状况开展相应的干训结合活动，提升现有人员的档案业务水平、计算机应用水平、档案管理系统运用水平、电子档案管理水平。

3.3 加强档案管理设施建设

提升新时代档案管理工作水平，现代化设施设备必不可少。要使用先进管理理念与管理方式，解决档案管理中存在的问题，推动档案工作的现代化建设。除了现代管理观念之外，应该加强基础设施的完善。招聘专门技术工作者，提升管理团队的业务能力，并且应该配备相关设施，进而体现出档案管理人员的现实意义。另外，应该将大数据思维使用到档案管理过程中。我们能够和大数据公司建立合作关系，加强设备和技术的研发，使适应大数据时期的设施与技术进一步体现本身优势。把存储与虚拟技术使用在档案管理过程中，不断开拓合作渠道，增强先进信息技术在档案管理过程中的使用。

3.4 做好档案信息的开发利用工作

档案信息化的根本目的在于推进现代化管理和利用，要采用现代化手段，在实现档案数字化的基础上实施档案现代化利用。线下审批耗时长、实地翻查效率低、信息检索不全面等传统档案查阅利用的问题，都可以通过档案信息化加以解决。通过字段级的权限管理，可根据管控需求控制到目录级、文件级，还可按部门、责任者、文件名进行搜索，使查档检索更便捷。通过对档案内容的检索和精准定位，对数字化档案直接下载、打印，让查阅档案不进库房、不调卷宗、不翻实体，不仅减少了对档案实体的磨损，而且大幅提升了档案利用效率。同时，可对不同的操作进行权限管理，对档案数据进行安全分级和定期备份，使档案信息更加安全。通过档案信息化畅通“堵点”，治理“难点”，实现档案利用工作提质增效。

4结语

随着大数据时代的到来，档案管理工作面临新的挑战和机遇，档案数字化、档案信息化已成为档案管理工作发展的必由之路。因此，大数据背景下，做好档案管理工作既时不我待，又任重道远。只有打破传统思维的藩篱，与时俱进开拓创新，不断提升档案管理现代化水平，适应新时代社会各界对档案利用的需求，档案工作才能真正彰显其重要的基础作用，档案信息才能充分发挥出其社会价值，才能更好、更高效地服务党的建设、服务经济社会发展、服务人民群众需求。

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