规则引擎财务机器人技术驱动下的财务共享智能化升级运用研究——以差旅规则的自动化控制为例

虞富荣 陈叶明

（中国大唐集团湖南大唐先一科技有限公司 湖南 长沙 410004）

一、问题提出

财务共享模式在我国大型企业集团中已成为主要的财务管控模式，越来越多的企业集团纷纷建立起财务共享中心，对其所属单位进行集中化财务处理，并对财务共享模式推动本企业的财务转型和组织变革寄予厚望。总体来说，财务共享模式在加强企业集团整体财务风险管控、提升财务工作效率等方面发挥着重要作用，但是与财务共享模式的预期效果还存在不小的差距。在推行财务共享模式后，众多业务单位的各类型业务单据源源不断地流转至财务共享中心，财务审核人员在面对不同单位的业务单据时需要逐笔审核，检查会计科目是否正确、附件张数是否正确、差旅补助是否正确、住宿是否超标等，无误后才能导入ERP系统中生成会计凭证。在实际中，由于地区经济发展水平差异、各单位所处业务板块不同等特殊财务管理需求，差旅费制度、业务招待费制度等尚未进行集中统一规定且部分单位个性化较为突出。在人工智能技术被引入前，技术开发人员根据需求分析通过代码实现流程，但是在具体实务中，企业集团对差旅费、业务招待费等条款规定得相当细致且财务规则变动较为频繁，技术开发人员不仅面临着代码维护成本的成倍增加，而且效果不佳，因此，大部分财务共享中心特别是相关财务制度不统一的企业集团，尚未将差旅费、业务招待费管理标准植入系统中进行自动化控制，而是采用人工的方式对单据进行审核。

在这样的情况下，采用人工审核单据与对管理的精细化要求矛盾越来越突出，如对经办人报销在特定时间段和特殊地区住宿标准上浮的管理、对在凌晨某一时点乘坐交通工具的补贴计算标准、超标准乘坐交通工具等，采用人工审核方式不仅审核工作量大，而且不同业务单位的具体政策不一致，审核错误时有发生，费用报销管理作为财务共享中心主要的工作内容，如何利用先进的智能化工具改进费用报销中的标准管理和控制、进一步提升管控的效果和水平就显得尤为重要。随着RPA、深度学习、规则引擎等新技术的快速发展，为财务共享模式的数字化和智能化转型升级奠定了技术基础。本文从财务共享中心费用报销管理控制现状出发，探讨利用规则引擎财务机器人进行财务共享智能化升级改造的实际运用效果。

二、财务共享中心差旅规则审核现状分析

（一）飞机票舱位等级审核难。由于不同航空公司电子行程单中的座位等级代码代表着不同的舱位等级，且各航空公司间尚未统一标准，共享中心财务审核人员在实际审核经办人的报销单据时，很难及时有效地发现经办人实际乘坐头等舱按照经济舱标准进行报销等行为。

（二）交通工具超标监管难。由于各业务单位差旅费制度的差异性，共享中心财务审核人员对员工报销提交上来的报销单据中的交通工具标准存在审核难。一是由于不同的职务等级对应的交通工具标准各不相同，存在审核难；二是对人员结构不甚了解，如哪些人员属于领导人员？哪些人员属于中层干部？哪些人员属于高级职称视同中层干部？再加上人员职务常常处于动态变化中，也对财务审核造成了影响。

（三）差旅住宿标准审核难。住宿标准一般根据人员不同的职务、不同的城市级别以及淡旺季的时间段来确定，不同业务单位的标准不完全一致。共享中心财务审核人员在审核差旅费时特别是出差时间跨越淡季和旺季的，差旅住宿标准需要考虑人员职务、出差地点的城市级别、时间、淡旺季拆分、上浮比例等多项因素，经常出现人为计算错误而无法准确审核的情况。某公司差旅住宿标准如表1所示。

表1 员工职级住宿标准 单位：元

对于住宿价格季节性变化明显的城市，住宿费限额标准在旺季入住时可上浮20%。摘录部分不同城市的旺季标准如下：河北省张家口市、秦皇岛市、承德市分别在每年的7—9月、7—8月、7—9月进行住宿标准的上浮；黑龙江省牡丹江市、伊春市、大兴安岭地区、黑河市等地区在6—8月进行住宿标准的上浮。

（四）差旅补助计算审核难。对差旅补助的计算，不同业务单位设置的差异性也很大，除根据不同职务等级确定外，普通出差或统一参加培训、学习等不同出差目的、是否派车、派车天数、市内交通费、项目地租房等多种因素都会影响差旅补助的计算，经常会出现经办人由于不了解具体制度造成差旅补助计算错误而被退单或未被有效审核的情况。

（五）特殊性事项复核难。各业务单位在设计制度时，在设计普遍性制度条款的基础上，还考虑到某些特殊事项而专门设计了制度条款，如对员工在晚上8点后乘坐高铁且连续超过4个小时的补助多计半天、对艰苦地区如西藏区内出差的补助标准提高15%、对参加系统内统一培训而安排住宿的关联单位住宿费实报实销等。共享中心财务审核人员对特殊事项的审核（如某一地点是否属于西藏地区）不能及时进行确定，常常会造成对补助计算标准的审核错误。

三、规则引擎定义、技术特点及应用领域

自德勤等四大会计师事务所相继推出财务机器人后，财务机器人迅速被理论界和实务界所重视，且市场规模迅速增加。财务机器人主要采用机器人流程自动化（Robotics Process Automation，RPA）模拟人的双手进行标准化的、重复性的日常事项处理，可以结合财务管理的具体应用场景覆盖税务管理、账单管理、预算管理等多个方面，以外挂自动化软件的形式基于明确的规则模拟人的操作在各系统之间进行业务处理。智能财务的实现基础，不仅包括基于明确规则的流程处理自动化机器人，更包含了以多项人工智能技术如图像识别、语音识别、规则引擎、自然语音处理、深度学习等关键技术为基础的机器自我学习、自我认知能力。规则引擎在财务领域的运用是进行共享智能化升级的重要工具，本文对此进行探讨。

（一）规则引擎的定义。规则引擎是一种嵌入在应用程序中的组件，可以将业务规则从业务代码中剥离出来，使用预先定义好的语义规范来实现这些剥离出来的业务规则，并通过接受输入的数据，进行业务规则的评估，并做出业务决策。

（二）规则引擎的技术特点。

1.满足业务规则设置的个性化。规则引擎将复杂的业务逻辑从业务代码中剥离出来，可以显著降低业务逻辑的实现难度，同时，剥离的业务规则使用规则引擎实现，可以使多变的业务规则变得可维护，配合规则引擎提供的良好的业务规则设计器，不用编码就可以快速实现复杂的业务规则。

2.降低规则配置可视化设置人员的专业性。规则引擎对业务规则进行设置时，不仅适用于编码人员，即使是完全不懂编程的业务人员，也可以轻松上手使用规则引擎来定义复杂的业务规则。

3.提升规则管理与维护的便利性。业务系统运行过程中难免会发生业务规则变化的情形，有了规则引擎，业务规则部分采用的是规则引擎实现，在系统正常运行的情况下就可以利用规则引擎对业务规则进行快速修改，从而实现业务规则的随需应变。

（三）规则引擎的应用领域。规则引擎可以运用于包含财务、税务、物资管理、人力资源管理、燃料管理等财务及业务领域，无论规则引擎应用于何种领域，其技术本质是一样的，基于规则引擎的技术特点，规则引擎可以运用于以下场景：

1.票据要素识别与校验。规则引擎依托OCR技术，对特定票据上的相关票据元素进行识别，提取有用的票据字段并输出能够进行结构化处理的数据至规则引擎平台，规则引擎平台对输入的票据字段进行审查与解析并输出该票据字段的标准结果，将标准结果再推送至前端业务系统来检查票据要素信息与业务系统填单信息的一致性。

2.单据数据审查与分析。根据管理需要对某些数据进行符合性审查的，如对业务招待费在周末或节假日报销进行预警，通过对年度法定节假日或周末假日进行维护，对报销单据上的开票时间进行审核，对节假日报销单据进行预警提醒。

3.规则监控与输出。规则引擎模拟人类判断，对单据中不同入参信息基于明确的规则进行解析，包含标准结果计算、超标信息提醒、工作流分配等。如对不同职级人员差旅住宿标准的计算、差旅补助标准的计算及交通工具超标结果提醒。

四、财务共享智能化升级总体框架设计及实施分析

（一）系统技术选择评估。由于不同业务及财务规则的多样性和复杂性，需要规则能够从业务中进行分离解耦，通过对市场规则引擎主要产品进行分析，本文以某公司URULE规则平台产品为例，该产品通用性较好，其规则的设置工作既可以由软件工程师来完成，也可以由不懂计算机语言编程的业务人员来配置完成，能够实现对复杂业务规则的可视化设置。系统业务框架如图1所示。

图1 系统业务架构

（二）规则元素的设置。为有效对制度进行规则设置，需要结合制度的需要先进行库文件的采集和设置。库文件主要可以将用于在业务系统中使用的实体对象、枚举值、常量等引擎到规则引擎中备用，根据不同的用途主要分为变量库、常量库和参数库。

1.变量库构建。在业务系统开发过程中，可以用到大量包含Getter和Setter方法的简单Java对象，称之为POJO，变量库就是用来映射这些POJO对象，从而实现在具体的规则文件中使用，完成规则与业务数据的交互。如根据某公司的差旅费制度，在进行变量库设置时，变量名称依次设置为入参信息、行程信息、交通明细、住宿明细等，然后对常量名称根据不同字段数据类型的需要进行细化，如入参信息可分为组织、单据类型、工号、报账人、职级、员工类型等。

2.常量库构建。在业务系统开发过程中，常常会用到一个枚举数据，如用户的性别、学历等。在URule Pro当中，通过定义常量库文件，可以将系统中使用的这些枚举数据映射到规则中使用，以避免规则定义过程中枚举数据手工输入存在错误的可能性。如根据对制度的分析，在设置组织、职级、员工类型、出差目的等常量名称时，可以根据需要对常量名称进行细化，如将员工类型细化为正式员工、劳务派遣、借调人员等。

3.参数库构建。在规则的条件判断与计算过程中，难免会用到一些临时的变量来存储值，这些临时变量的数量和类型都可能是不固定的，对于这种类型的临时变量，URule Pro以参数的形式提供，通过参数库就可以定义这些在规则中要使用到的临时变量。可以在进行业务规则设置时，根据具体的需要设置住宿标准、伙食补助标准、交通补助标准等临时变量。

（三）业务规则组设置。由于日常企业制度设计的复杂性，单个业务规则进行单次执行无法保证实际业务处理的完整性，在实际业务规则组设置过程中，可采用决策表和决策集等来进行业务规则的设置，如张家口市一年当中的某些月份住宿标准需要上浮20%，但是在实际执行过程中，经办人在某一段时间出差，如9月（淡季）和10月（旺季），需要将该段时间的淡旺季天数进行拆分，分别计算出旺季与淡季的具体天数。另外，属于张家口市管辖范围内的区域如张北县等地区，出差标准需要按张家口市的标准来执行。在进行规则表设计时，可以利用先前构建的变量库、常量库、参数库中的元素进行业务规则设置，如图2所示。

图2 规则可视化设置

为满足业务处理的实际需要，系统在进行规则流程块处理时分别设置了顺序块、分支块、循环块的决策集，这三个不同类型的决策集分别支持具体业务的顺序、分支、循环执行逻辑，在具体设置业务规则时，根据业务规则的特点设置顺序或循环执行规则集，将业务规则封装在业务流程中，业务流程通过这3种流程块结合起来，共同配合完成某一项完整的业务功能。根据不同的出差目的来计算出差补助的规则集设置如图3所示。如对伙食交通补助的计算，可以根据差旅费管理办法中交通伙食补助的相关规定，设置可视化规则。

图3 规则集设置

（四）入参及出参关系映射。业务规则在规则引擎平台设置完成后，采用JSON格式对入参和出参进行格式约定，建立入参与出参格式进行数据交互统一的标准，在财务共享系统中填写差旅费等单据进行报销时，在单据中填写完成相关信息后，财务共享系统将按照统一标准的入参格式推送给规则引擎机器人。

规则引擎机器人在接收到约定的入参格式的数据后，对单据中的实际数据进行检验，并根据单据中传送过来的特定字段如人员职级、出差时间等信息计算与该单据相关的各项标准，将标准和实际进行比较，并以出参结果的形式反馈给财务共享服务系统。规则引擎机器人接收到出参信息后，计算单据的超标、补助等信息，并根据不同单位的管理要求对单据的下一步操作权限进行控制。

五、规则引擎机器人的运用效果

（一）差旅住宿标准的计算。在员工进行单据报销时，根据报销单上经办人填写的相关信息，如根据经办人报销时的职务等级、出差时间、出差地点等信息，规则引擎会自动对出差时间进行淡旺季（如存在）拆分，并结合不同员工职务等级及出差地点自动计算出不同城市的出差标准。

（二）差旅补助标准的计算。经办人填写完差旅费报销业务后，根据出差的时间、出差目的、职务等级、派车天数等信息，自动计算交通补助和伙食补助，对涉及到由于出差目的不同差旅补助不同的情况，以及派车天数需要扣除出差补助的，规则引擎将自动进行调整。

（三）对单据信息的自动审核。经办人在报销差旅费后，在扫描飞机行程单等票据后，规则引擎机器人将自动启动OCR技术对行程单中的航班编码、舱位等级代码等信息自动进行提取并推送给规则引擎机器人进行审核，规则引擎机器人将不同航空公司行程单舱位代码进行标准化翻译后输出结果，辅助舱位等级的审核。

（四）预警信息提醒。规则引擎机器人在对单据进行审核后，可以根据不同单位的要求对单据超标进行预警，分别预警超标的事项及金额，并就单据进行后续的进一步处理并进行弹性或刚性的控制，便于审核人员及时对单据的特殊事项进行处理。

六、结语

本文通过在财务共享项目实施中收集的各用户需求信息，并结合具体的差旅费制度进行充分的研究，针对规则引擎机器人自动化快速审核差旅费制度尚未统一的财务共享中心各业务单位差旅费报销问题，通过规则引擎对制度规则的可视化配置，能够方便业务人员基于制度的管理要求对规则进行快速的、自定义的配置和管理，一是显著降低了规则配置的难度，减少了规则配置的错误，二是规则的控制和发布，有效地支持了制度的在线管控，降低了财务审核人员的管理难度，提高了整体的工作效能。同时，为后续进行自动填单机器人、审单机器人的探索提供了实践经验，为企业进行智能财务的探索构建了良好的基础。