开放大学科研管理信息系统发展现状及展望

金艳楠

(内蒙古广播电视大学，内蒙古 呼和浩特 010011)

随着社会经济发展水平提高和信息技术手段进步，开放大学所承担的各级各类科研项目日益增多，传统的科研管理手段逐渐不适应科研管理质量提升的需求。科研管理信息系统的发展滞后成为开放大学整体科研能力提升的阻碍。紧跟时代发展步伐，把科研工作加入智慧校园的基本建设中，将科研管理信息系统与财务管理系统、人事管理系统等纳入学校构建智慧校园的全局化网络中，服务于教学科研人员，促进科研兴校能力和学校信息化水平的提升。

一、 科研管理工作信息化的必要性

(一)重复性的工作消耗科研人员和管理人员大量时间精力

办公自动化已经引入高校的日常办公系统中，但科研管理工作有其特殊性，目前科研管理工作依然停留在传统的工作方式，[1]这种纸质档案存储的方式查询信息困难。随着项目成果的增多，工作量日益繁重，科研成果的统计工作完成困难，科研评审工作也只能依赖纸质交换，时间成本耗费巨大。

对于科研人员来说，传统的方式导致高校教学科研人员对填写大量的科研项目和成果信息报表产生抵触心理，主动性较差，导致科研项目成果年度统计数据缺失。

对于科研管理人员来说，传统的科研信息主要以纸质文档或材料为主要形式，人工进行收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计，形成科研档案，内容形式单一，相关信息查找困难、费时费力、效率较低。

(二)信息技术的发展为科研管理信息化提供可能

人类进入工业社会以来，就很想将信息处理实现自动化。IBM曾发明了一种穿孔卡片机，每分钟可以处理200张卡片。1946年第一台计算机问世，计算机主要被用在科学计算领域，1956年，美国通用公司将计算机用于计算职工薪金，由此被应用到了信息处理领域，产生了最早的管理软件。1985年出现了管理信息系统。管理信息系统是指：以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、存储、更新、拓展和系统的维护。依靠计算机和互联网将工作流程数字化有着非常大的优势。

近年来，网络安全防护手段逐年升级，数据加密技术、身份识别技术、防火墙等防护技术进步，极大提升了数据传输的安全性，成为管理信息系统稳定使用的前提。基于共享模式的大数据时代的来临，扩大了数据的传输范围，给管理信息系统的个性化发展提供了无限可能。[2]结合大数据时代大容量、多样性和足够快的数据传播速度、数据高度集成共享这些特点，如何构建开放大学从上到下、省校之间、分校之间的科研管理信息系统，将是未来的发展重点。

(三)科研管理信息化是新时代科研人员的需求

依靠管理信息系统开展科研流程管理，能加速课题的申报、审核、经费使用情况等方面信息的传递，个人可以很快在系统内查询自己项目的审批流程、成果、经费的使用情况等，科研管理工作者可以通过该系统迅速进行待审批的事项处理、科研奖励情况、成果统计，可以缩短工作时间、提高准确率，以便将目前的科研进展向上级上报。

将科研工作放在系统内进行，申报、报销等操作流程都有详细操作指南，简洁易懂，省时省力，是科研标准化管理的开端。科研人员进行信息的新增、修改、删除等操作时，信息实时更新，管理人员也能了解最新的科研动态，达到了信息共享最大化，是科研工作系统化管理重要的一步。

科研信息化实现后将通过校园网与其他业务系统互联互通，增加部门之间的联动，形成发展合力，增加学校发展协调性、整体性。[3]

二、 高校科研管理信息化的发展现状

(一)发达国家高校科研管理信息化的现状

国外信息化发展较早，在现代化的时代背景下，科研工作也进行相应的变革，各国都根据实际情况，研究出适合本国的信息化发展规划，比如日本的第六代计算机进入教育网、欧盟的“尤里卡计划”、韩国的“虚拟大学”、美国的ISW向教育进军、新加坡的“智慧岛方案”等等，这些方案计划都有力推进了各国高校的信息化程度、提高了信息管理素养。[4]

美国的科研管理信息系统目前已得到广泛应用，流程管理实现了信息化。20世纪90年代起就已经逐步建立起科研管理信息系统，FastLane、NIH、eRA都是美国电子政务的一部分。[5]现在更加注重依靠高校图书馆对科研数据(RDM)的管理，图书馆是RDM服务的提供者，图书馆提供的服务内容管理非常全面，涉及数据保存、共享、保护，高性能计算、咨询、培训等，还能为科研管理政策的出台提供依据、政策的咨询、修改等服务。建立了基于多样化数据存储库，其本质上的含义不完全在于存储，更在于数据的组织、发现、发表、访问、保存、共享、安全等，从学科出发，建立各具特色的数据库。RMD服务是目前科研发展的新形势，满足科研人员数据管理需求。[6]

英国开展科研项目的信息化管理已有多年，早在2003年就成立了英国数据管理中心，帮助高校解决科研数据管理的问题，但是随着科研项目量激增，给这一工作提出了新的要求，DISC-UK数据分享项目是由JISC(英国联合信息系统委员会)资助进行，在符合技术应用、开放获取运动发展等信息环境下，建设高校数据共享新方式。爱丁堡大学通过该项目建立了科研数据仓储系统，实现与该校出版物系统互联互通，并调查了本校科研人员的数据管理现状和需求；牛津大学则将重点放在了数据产出的元数据目录——Datafinder，并与该校科研论文系统整合，相互提供连接，方便管理人员查询科研成果、产出。[7]

(二)国内普通高校科研管理信息化现状

20世纪90年代，随着国家网络化、教育科研网等的普及和应用，我国开始重视科研工作信息化管理，国内高校搭建符合本校发展的科研管理信息系统，近几年，从国家层面开始推进“互联网+”、促进大数据产业发展，逐步实现了贯穿科研全过程的跟踪管理。国内的科研系统发展起步较晚，但发展很快，国家投入增加，科研管理逐步演变成数字化、信息化。[4]

教育部统计显示，截至2019年6月15日，我国高校共2956所，其中普通高校2688所、成人高校268所，我国数量众多的高校中，仅有150多所高校将科研管理信息系统应用在了实际工作中。

清华大学是我国较早开展科研信息系统建设的高校，2009年开始正式立项启动。结合实际科研工作，科研系统共有办公信息、科研管理、决策支持、科研协同、系统管理五大模块, 下设15个子系统，全面覆盖科研工作。

清华大学的科研系统建设具有以下几个特点：

1.高度重视信息化工作：顶层设计注重全面、科学的技术方案，合理配置资源、增加投入。从更深层次解决后期机构协调、运维队伍、规章制度制定等。

2.以用户需求为导向：用户类别分为5类——普通用户、院系级管理用户、校级管理用户、校领导用户、系统用户，每类用户都对科研工作有着不同的需求，还要在实际工作中不断探索，结合实际满足五类用户的科研需求。

3.建立信息化工作队伍：队伍由科研院院领导带领，成员从各部门抽调1-2人，每年年初制定工作计划。增强了各部门与科研院的联系、科研人员的主人翁意识，发现问题随时提出，系统建设愈加完善。

4.体现科研管理思想：运用信息化提高管理效率和水平，改进原有工作中冗余的、不合理的环节，建立与科研信息系统相适应的管理模式，科研院和财务处联动，设计相应的经费入账和划拨方式，方便使用管理和监督。

5.准确翔实的基础数据：准确的数据是系统使用的基础与关键，数据要真实、全面、客观，依靠数据真实反映科研工作发展态势，为校领导制定发展规划和政策提供依据。

6.操作培训和热心解答：培训一批信息化管理队伍，不定期地对使用者进行业务培训，耐心解答使用者的问题；制作一份《系统用户手册》，随时补充新内容。[8]

三、 开放大学科研管理信息化实现路径

开放大学依托信息技术手段，实施远程教育，进行学历教育和非学历教育。《国家开放大学综合改革方案》中明确提出开放大学要建成“技术先进、功能强大、面向全民的终身教育平台”，对开放大学的信息化水平提出了更高要求。[9]

图1 清华大学科研信息系统首页

我国开放大学系统内共有60879名专职教师和14863名教学行政管理人员(数据统计截至2018年4月)，从国家开放大学(以下简称“国开”)到省级电大，经过实践发展，采用了“六网融通”模式，极大促进了教学、管理、服务等综合能力的提升。[10]但是科研工作还没有完善统一的标准和管理制度，科研发展难以形成合力，这与开放大学的性质有密切关系，如何在这些差别中求同存异，实现科研管理信息化是亟待解决的问题。

1.层级区别

开放大学系统办学体系分为四级，即国家、省(区、市)、市(地、州、盟)、县(区、市、旗)，层级明显且数量众多，工作分散、成果统计困难。面对这样的局面，从顶层设计注重信息的整合，设计总分式科研管理系统，建设国开科研平台和各省校科研管理子系统，避免重复建设、打破“信息孤岛”，实现各级开放大学科研信息的汇聚，实现各类信息的动态调取、即时沟通。

2.角色区别

开放大学的科研工作参与主体众多，从国开到各省校，教师、科研管理员、系统管理员、领导干部等，用户群体庞大且复杂，角色的层级不同、获取信息的权限也不同，根据每类用户的使用需求分别授权。教师——作为科研工作的主力军，科研需求是增、删、改、查所有个人相关的科研信息，以及查询科研工作的标准、结题要求等等；科研管理员——需求是课题申报、结题要求等的发布、审核相关工作；领导干部——作为学校的领路人，需求是掌握最新的科研动态、数据统计报表等，需要的权限相对较高；系统管理员——拥有最高权限，不仅是信息的增删改查，还有模块设置等系统页面的调整。

3.区域区别

开放大学体系共有39所省级开放大学，每个省都有不同的发展现状，科研力量分散，研究方向相同或类似的现象较多，信息管理困难。利用国开科研平台和云计算技术，对信息进行收集、汇总、存储，进行分类管理，根据研究主题的相似度归入不同门类，便于教师借鉴，减少相似研究主题由分散管理向集中管理、静态管理向动态管理转变，管理灵活、高效，数据安全更有保障，充分释放科研活力，科研方向多点开花。

四、省级开放大学科研管理系统案例

某省级开放大学智慧校园建设在逐步推进，以校园网为载体的科研管理信息系统已上线运行，科研工作趋于标准化。科研系统与财务系统等其他系统相连接，把科研工作融入学校整体管理工作中，有利于校领导掌握科研进展，为领导决策提供数据支撑，更加真实反映学校科研工作发展程度和水平。

图2 某省级开放大学科研管理信息系统

某省级开放大学的科研管理信息系统将科研业务放在了系统中进行，个人的科研成果与科研业务实时显示，新增、删除、修改操作简单。科研人员发起申请，由科研工作人员进行审批，整个流程快速完成。横向和纵向的项目管理简单清晰，结题要求清楚罗列，科研成果统计分析一键生成，系统化、数字化的管理效率更高。

图3 科研系统审批流程

开放大学的科研信息化是一个不断发展的过程，在这个过程中摸索、总结经验。科研信息化其本质是对科研信息的利用，是科技发展战略和科技创新发展的重要基础。现在科研系统依托Web开发，科研管理趋向智能移动终端,时下移动互联网的发展，通信技术的进步、网络速度和移动端硬件设备的改良，移动端APP的开发将是一大发展趋势。信息发布、申请审核等大部分业务均可通过移动端处理，通过手机办理业务，使得科研工作更加灵活高效，微信公众号也可以进行信息的即时推送，动态发布，传播力更强。